Аналитичната работа съдържа няколко етапа, които винаги се свързват с технологията на анализа. По-важните етапи са следните:
1.Набиране на подходящи за целта данни – с този етап започва аналитичната работа. Чрез него се залагат резултатите на анализа. Важността на този етап проитича от факта, че каквито данни по количество и съдържание бъдат събрани, такива ще бъдат резултатите от анализа. Затова е желателно този етап да бъде поверяван на специалисти познаващи много добре документооборота и информационните източници в предприятието.
2.Проверка на предварително събраните данни – събраните данни се проверяват от гл.т. на достоверност и съответствие на целите и задачите на анализа. Целта на проверката е:
-да се констатира всеобхватност и пълнота на данни от гл.т. на тематиката на анализа
-да се провери достоверността на изчислителните операции в използваните документи от гл.т. на грешки
Извършват се 2 вида проверки:
-техническа (формална) – обхваща всички източници на данни. Посредством нея се констатират допуснати технически грешки при извличане на данни от първоизточниците.
-Методологична (по същество) – установява се доколко набраните данни са сравними и дали е възможно на тяхна база да бъде извършен анализа.
3.Установяване на измененията в показателите и на причините за тези изменение – установяват се измененията и причините за тях. Целта на етапа е да се разкрият факторите обосновали едно или друго стопанско събитие. Необходимо е да се разграничат основните от второстепенните фактори, тъй като силата и посоката им на въздействие е различна. Най-важно значение за анализа имат основните фактори, които определят и основните тенденции, закономерности.
4.Групиране на причините и на факторите според силата и посоката им на действие. – причините и факторите за изменение на показателите се групират по сила и посока на действие. Необходимо е факторите повлияли положително или отрицателно да се групират по определени признаци. На този етап задължително се прави оценка на загубите от отрицателно действащите фактори, която в последствие служи като основа за разкриването на неизползвани до момента резерви по всички видове ресурси във фирмата.
5.Обобщаване на резултатите от анализа – обобщените резултати служат като основа за изводи и констатации и за набелязване на мерки за подобряване дейността на предприятието. Резултатите от анализа се оформят устно или писмено. Устно – като устни изложения до ръководителите на отделните структури на предприятието, и писмено – като обяснителни записки. Дали резултатите ще се оформят устно или писмено зависи от целите и задачите на аналитичната работа. Например при анализ на данни с оперативен характер резултатите се оформят устно, а при извършване на анализ за продължителен период от време – задължително с писмени обяснителни записки, в които подробно се описват основните моменти и резултати на анализа. На базата на обяснителните записки ръководителите на предприятията в последствие извършват регулативно-управленска дейност и ако е необходимо издават разпоредителни заповеди.
