Глобалният и динамичен пазар, на който функционират съвременните организации, както и иновациите в управлението на бизнеса, засилват ролята на управленските функции (планиране, организиране, мотивиране и контрол) във всяка сфера на икономическата дейност. Разширяването и задълбочаването на обхвата им, има за цел вземането на адекватни решения предвид промените, мащабите и неопределеността на средата. Десетилетия наред икономическата мисъл развива теорията за разходите като важен компонент на стопанската дейност и се стреми да ги управлява и контролира, с цел взимане на решения за бъдещото развитие на предприятията.
Изучаването и прилагането на „Управлението на разходите”, като научно-приложна дисциплина, се корени в развитието на счетоводната и управленска наука през годините. Преминаването през етапа на разходно счетоводство до концепциите на управленското счетоводство, съчетано с иновативен мениджърски подход за управление на стопанската дейност налагат възникването на мениджмънта на разходите. Системата за управление на разходите в предприятията се развива динамично и се очертава като част от формиралото се в последните 25 години на ХХ в. направление за стратегическо управление на разходите ( Strategic Cost Management). Функциите му са в тясна взаимовръзка със тези на класическия мениджмънт: установяване на природата и характера на разходите в предприятието и тяхното планиране; анализ на разходите и контрол на изпълнението на плановите бюджети; не на последно място вземане на обосновани решения свързани с постигането на фирмените цели за ефективност на стопанската дейност.
Обвързването на планирането и контрола на разходите с бизнес стратегията на организацията е сложно както от теоретична, така и от практическа гледна точка. В световната икономическа литература са направени редица успешни опити за изясняване същността на управлението на разходите, като инструмент за постигане на конкурентни предимства . Още М.Портър , дефинирайки своите основни бизнес стратегии, поставя разходите като основен критерий за тяхното обособяване. Проблемите, свързани с неосъзнаването на възможностите, които предоставя управлението на разходите за вземане на адекватни решения за печеливш бизнес, са продиктувани от факта, че до голяма степен този процес се свързва с т.нар. „съкращаване на разходите”.
„Конкурентният натиск, предполага именно това, че все повече организации се нуждаят от нов подход към управлението на разходите си ...освен този да ги минимизират в дългосрочен аспект” , противно на наложилото се в практиката схващане за съкращаване на разходите, като еквивалентно понятие за тяхното ефективно управление. Достиженията на световната теория и практика показват, че това не е единствената мярка в инструментариума на мениджмънта на разходите. Все по-често се предприемат стъпки за изграждане на интегрирани системи и целенасочени мероприятия за управление на разходите и ресурсите в предприятията, имащи за цел планирането им и последващ контрол на изпълнението, с цел установяване на конкурентни цени и максимизиране на печалбата.
„ ...Макар, че извършването на съкращения на разходите само по себе си не е погрешно, корпорациите продължават да се сблъскват с проблемите на ниската производителност на труда, силните и неочаквани колебания на размера на паричните потоци и с неудовлетворителната възвръщаемост на капиталовложенията на акционерите” . Постоянният стремеж на мениджърите към намаляване на разноските (в литературата се поставя знак за равенство между понятията разноски и разходи) може да донесе ущърб на качеството на продукцията, да отдръпне клиентите и доставчиците, което ще създаде и неблагоприятни впечатления у акционерите и обществото като цяло.
В много организации, особено в нашата страна, се наблюдава тенденцията, разходите да се оказват трудни за управление без прибягване до традиционните „съкращения”. Това е така, тъй като не се отдава значимото на възможността дейностите и хората, извършващи тези разходи да бъдат в по-висока степен контролирани. Въпросите, свързани с контрола на разходите и оценката на голяма част от дейностите в предприятията, са важни и стоят в основата на ефективното управление.
В бизнес средите се тиражира мнението, че е сравнително лесно за мениджърите да оказват значително и директно влияние върху разходите, респективно върху печалбата. Това може да се постигне, чрез споменатото съкращаване на част от разноските по тяхно усмотрение или чрез промяна на счетоводната политика, отнасяйки ги към различни счетоводни периоди. Оказва се, че тези действия не могат да имат видим икономически ефект за фирмата в условията на динамични парични потоци в дългосрочен период. Практиката за снижаване на разходите за реклама, обучение, изследвания и развитие, капиталовите разходи имат незабавен ефект върху резултата на предприятието - разходите се снижават, а печалбата расте, но в дългосрочен аспект, такъв тип поведение ще бъде пагубно. Поддържането на системна политика на управление на разходите в дългосрочен период предоставя алтернативи на мениджърите, които могат да допринесат за повече стабилност, сила и потенциал за растеж на бизнеса. Всичко това означава, че получаването на своевременна информация, ще насочи вниманието на мениджърите към повишаване на ефективността на фирмените разходи. Този подход се реализира чрез мониторинг и контрол на пълното икономическо влияние върху бизнеса, върху придобиването на ресурсите и тяхното последващо разходване в процеса на възпроизводството .
От казаното до тук, можем да определим, че предмет на дисциплината управление на разходите е идентифициране на разходите, измерване, анализиране, вземане на решения за контролирането и ефективното им използване за постигане на по голяма ефективност от стопанската дейност. За да постигнат това мениджърите трябва да разбират концепцията за разходите и да я дискутират и прилагат, от високо равнище, в контекста на техния собствен бизнес.
Традиционно, анализът на разходите се представя като процес на определяне влиянието на финансовите показатели върху вариантите на управленските решения. Разгърнато в контекста на тази дисциплина, анализ на разходите, при който стратегическите елементи стават по-обмислени, ясно формулирани, и официални може да се определи като „управление на разходите”. Както всяка управленска дейност и то представлява цикличен процес при който се формират стратегии, те се внедряват в дейността на организацията, развиват се и се определят тактически действия за изпълнение им, развитие и осъществяване на контрол върху поставените задачи. Информацията за разходите се използва за развитие на по-добри стратегии за постигането на устойчиви конкурентни предимства. В това отношение от огромно значение е информационната система на управленското счетоводство. Чрез нея се определя вида и обхвата, структурата на разходите на предприятието, извършва се управленски счетоводен анализ (УСА). Счетоводната информация играе роля на всеки от следните етапи посочения по горе цикличен процес:
1. Счетоводната информация е основата за финансовия анализ, който е един от аспектите на процеса на развитие на стратегическите алтернативи.
2. Счетоводните отчети са един от основните начини за разпространение на стратегическата информация в и извън организацията.
3. Финансовия анализ, базиран на счетоводната информация, е един от ключовите елементи при решаването кои тактически програми са по предпочитани и ефективни за фирмата, за да реализира заложените в стратегията параметри.
4. Периодичният мониторинг, осъществяван от мениджърите или бизнес единиците, се реализира въз основа на тази счетоводна информация.
Основното различие между управленското счетоводство и управлението на разходите (стратегическото управление на разходите) е в инструментариума на анализа и последващите решения въз основа на които се формулират стратегическите приоритет свързани с издръжката на дейността.
Представените проблеми и твърдения показват, че съществуват различни схващания за теоретичната и практическата реализация на концепциите за управление на разходите. Според нас това се дължи на сложния характер на тази материя. Мениджмънтът на разходите е мултидисциплинарен подход за управление, поради което съществуват и автори , поставящи знак за равенство между него и управленското счетоводство. Техните позиции по този въпрос в известна степен са оправдани, тъй като в основата на сравнително новия подход за управление на разходите е развитието на управленското счетоводство от средата на миналия век. Докато то е ориентирано към информационния поток, мениджмънта на разходите е ориентиран към вземането на управленски решения, т.е. той се явява негово логично продължение.
Във връзка с казаното дотук е важно да се отбележи, че информацията, свързана с „оптимизиране и използване на ресурсите”, предоставена от счетоводната информационна система, е тази изходна база, върху която се изгражда концепцията на мениджмънта на разходите. Това твърдение се подкрепя и от дефиницията че: „Управлението на разходите се свързва с приложението на управленските функции по отношение на разходите на предприятието. По-конкретно управлението на разходите представлява:
-отчитане на това къде, кога и в какви обеми се разходват ресурсите на предприятието;
-прогнозиране на това къде, за какво и в какви обеми ще са необходими допълнителни ресурси;
-умение да се осигури максимално високо равнище на отдаване на използваните ресурси.”
Съществуват и други позиции, като тази че „Истинското управление на разходите е една съставна част от комплекса мерки за дългосрочно максимизиране на печалбата” . Други позиции по този въпрос са, че „процесът на контрол на разходите в преследване на дългосрочните стратегически цели на организацията се определя като стратегическо управление на разходите”.
Вижда се, че в управленската теория няма единна, общоприета дефиниция за това какво всъщност представлява управлението на разходите. В обобщение може да се каже, че управлението на разходите в съвременните условия е динамична управленска система, реализираща мероприятия по планиране и контролиране на разхода на ресурси във фирмата с цел максимизиране на ефективността от дейността й. Тази дефиниция подсказва, че теоретичния и практически аспект в мениджмънта на разходите се преплитат в едно цяло и са неразривно свързани.
