До средата на миналия век същността и значението на калкулирането се свързва с една широка практико-приложна област, която се отнася не само до отразяването на фактическите данни и техния контрол, но и до бъдещи състояния и по конкретно - ценообразуването и обосноваването на други управленски действия. Калкулирането се изгражда като способ, чрез който се извършва обобщаване, пресмятане и разграничаване на разходите, възникващи в съответната подсистема по отделни фази на оперативния цикъл на отделното предприятие с цел да се определи размера на разходите по доставка, себестойността на произведеното количество продукция, реализираната продукция и оказаните услуги.
Обектът на калкулиране е признакът – основание за групиране на разходите. Той е различен в зависимост от фазата на оперативния цикъл. Калкулирането може да се разглежда и в по-тесен смисъл, като се дефинира конкретна цел – установяване на себестойността и цената на определен продукт. Това е процес при който се извършват редица логически и изчислителни действия. В тази връзка същността на калкулирането се свързва със системното последователно обхващане на разходите с оглед определяне на себестойността, респективно цената.
За да се реализира процеса на калкулиране във фирмата е необходимо да се отговори на въпросите – каква система, какъв подход и какъв метод на калкулиране се прилага. Под система се има предвид разбирането за организирана по определен ред цялост. В зависимост от начина на използван на фактически, бюджетни или нормативни данни могат да се обособят четири системи за калкулиране, чиито отличителни характеристики се заключават в следните системи:
1. Система на фактическите разходи – основната характеристика на тази система е, че за определяне на всички елементи на разходите в себестойността се прилага фактическият размер на разходите през определен период. Всички задачи по оценката на запасите и управлението на разходите следва да се осъществяват след изтичането на отчетния период и документалното обосноваване на количествените и стойностните величини на разходите. Това води до забавяне на процеса на изчисляване на себестойността и съответно определяне на финансовия резултат.
2. Система на калкулиране при прилагане на нормативни коефициенти за интегриране на общопроизводствените разходи - при тази система преките разходи се включват в себестойността по фактически размер, а общопроизводствените, които са непреки разходи се интегрират при прилагане на нормативни коефициенти. При прилагането на нормативни коефициенти общопроизводствените разходи се включват в себестойността с условни величини, изчислявани като произведение на нормативния коефициент и фактическия обем на дейността, представен в мярната единица на базата на коефициента. Използването на нормативните коефициенти за разпределение и включване в себестойността на общопроизводствените разходи може да се представи със следната формула:
където
Кн – нормативен коефициент за разпределение на общопроизводствените разходи;
НРн – предполагаем размер на общопроизводствените разходи, изчислен по норматив при очакван обем дейност;
ОД – очакван обем дейност за разглеждания период;
където
НРф – сума на общопроизводствените разходи, отнасяна в себестойността на продукцията, работите или услугите на даден отчетен период;
Кн – нормативен коефициент на разпределение на общопроизводствените разходи;
ОДф – фактически обем дейност за отчетния период.
3. Система на прилагане на нормативните разходи – при организацията на тази система много важно значение има определянето на технически обосновани нормативи за използваните производствени ресурси. Ефективността от прилагането на нормативната база в най-голяма степен зависи от актуализирането на нормативите и разработването на нови по-прогресивни мероприятия за снижение на разходите. В тази връзка се прилагат нормативи по водещи дейности. Докато определянето на нормативите може да се класифицира като важно условие за функциониране на системата, то нейното реализиране е свързано с текущо определяне на отклоненията. Целта на системата за управление по отклонения е контролът на производствените разходи и създаването на условия за оптимално функциониране на цялостната система по снабдяване, производство и реализация.
4. Система на бюджетните разходи – като отделна система за калкулиране може да се разглежда калкулирането на себестойността по бюджетни разходи, което е неразделна част от разработването на счетоводно-финансовите бюджети на предприятието. Бюджетните калкулации могат да се разглеждат като вид калкулация, която се съставя при краткосрочно планиране себестойността на продукцията въз основа на предварително установени норми за разход на суровини и материали, горива и енергия. Въз основа на бюджетните калкулации се определят оценките на запасите от продукция и незавършено производство, които се включват в бюджетния баланс и отчета за приходи и разходи. Тези калкулации имат своето значение не само за предвиждането на бъдещата дейност и финансово състояние, но и е средство за контрол.
