За функционирането на администрацията е необходима институция, която да осигурява постоянното и непрекъснато действие на административните органи и организации. Такава институция е държавната служба.
Понятието „служба" се употребява в много и различни смислови значения. Говори се за „служба" като занятие и професионална заетост („Ти на каква служба си сега?"); „служба" като работно място („Ще мина край службата ти"); „служба" като учреждение или структурна единица („Ще има кадрови промени в службата"); служба" в смисъл на войнишка служба („Службата е към края си"). „Служба" значи също така подчинена роля и подпомагаща дейност („Служи на господаря си").
Държавната служба е трайно изградена институция, осигуряваща постоянното и непрекъснато функциониране на държавния апарат за реализиране на държавни цели и задачи. Държавна служба съществува не само при държавните административни органи, но при другите органи, осъществяващи държавни функции. Държавни служители има в Народното събрание, в съда, в прокуратурата. Служителите в местната администрация са приравнени към държавните служители, така че можем да говорим за държавна служба и в органите на местно самоуправление.
Държавната служба не е непосредствено свързана с производството на материални ценности, тя не е материално-производствена дейност. Но тя може да бъде дейност по подготвяне на условията за осъществяване на материално производство.
Държавната служба е институция на държавата и има за основно предназначение да реализира държавната политика, държавните интереси, както и обществения интерес, представен в държавната политика.
Функционирането на държавната служба е свързано с упражняването на държавна власт. При осъществяването й винаги се действува от името на държавата. Затова държавната служба е израз на държавно-властнически правомощия и нейното нормално функциониране се гарантира от държавната власт. При нужда за целите на изпълнение на задачите на държавната служба може да се прибегне и до държавна принуда.
Държавната служба се осъществява на основата на правото. Тя е правно регламентирана. Система от правни норми, общи и специални, уреждат принципите и правилата на осъществяване на държавната служба, правата и задълженията на държавните служители, отговорността и зависимостта между функционирането на държавната служба в различните държавни органи и звена.
Като обобщение може да се каже, че държавната служба е изградена с оглед да се организира постоянното осъществяване на функциите на държавата. Държавната служба е правно регламентирана, свързана с упражняването на държавната власт, дейност за осигуряване на трайното и непрекъсваемо функциониране на държавния апарат. Тя е административно-правен институт.
Принципи на държавната служба. Държавната служба се изпълнява при спазването на принципите на законност, лоялност, спазване на правата и интересите на гражданите, отговорност, стабилитет, политически неутралитет и йерархическа подчиненост. Принципи на държавната служба са и принципите на безпристрастност, добросъвестност, опазване на служебната тайна, поддържане на престижа на службата, мобилност. Тези принципи произтичат от самата същност на държавната служба и се определят от нейните характерни черти. Те са установени в Закона за държавния служител.
Принципът на законността е конституционно прогласен. Република България се управлява в съответствие с Конституцията и законите на страната. Държавните служители повече от всеки друг трябва да спазват законите и другите нормативни актове. Държавният служител при изпълнение на своята служба се ръководи от закона и законосъобразните актове на органите на държавна власт. Проява на принципа на законност е и спазването и защитата на правата, законните интереси и свободите на гражданите.
Принципът на лоялност се състои в изискването държавният служител при изпълнение на своята служба да се ръководи от интересите на държавата. Лоялността е към държавата. Държавната служба е служба на държавата, от името на държавата и за постигане на целите на държавата. Така че преди всичко държавният служител отстоява политиката, целите и интересите на държавата. Принципът на лоялността намира най-пълно изражение в клетвата, която държавният служител е длъжен да положи при постъпването си на служба. Съдържанието на клетвата е следното: „Кълна се при изпълнение на държавната служба да спазвам и да се ръководя от Конституцията и законите на Република България и да изпълнявам добросъвестно служебните си задължения съобразно интересите на държавата".
Принципът на защита на правата и законните интереси на гражданите отразява демократичния характер на публичната администрация, и на държавната служба в частност. Конституцията в чл. 116 прогласява, че „държавните служители са изпълнители на волята и интересите на нацията". Но нацията в този случай би трябвало да се разбира по-тясно в смисъл на българския народ, организиран в държава. Държавните служители са служители на държавата, те отстояват интересите на държавата, което означава и на обществото, организирано в тази държава. Едновременно с това те спазват и защищават правата, законните интереси и свободите на гражданите. Проява на този принцип е изискването държавният служител да удовлетворява точно и своевременно законосъобразните искания на гражданите и да съдейства за признаването на техните права и законни интереси. Предназначението на публичната администрация е да обслужва гражданите, да осигурява ежедневно услуги за населението. В този смисъл държавната служба трябва да бъде ориентирана към удовлетворяването на нуждите на гражданите.
Принципът на стабилитета е предназначен да осигурява сигурност на назначението на държавния служител, и да се противопостави на текучеството на кадри, на липсата на приемственост и професионална и учрежденска традиция в държавната служба. Проявява се преди всичко в законовата разпоредба, че служебното правоотношение, възникващо при назначаване, е за неопределен срок, ако в нормативен или административен акт не е посочено друго. Принципът намира изражение и в това, че служебното правоотношение на държавния служител не може да бъде едностранно изменяно, освен в случаите и по реда, предвидени в Закона за държавния служител. Основанията за прекратяване на служебното отношение също са регламентирани въз основа на принципа на стабилитета.
Принципът на политическата неутралност е проява на стремежа да се деполитизира държавната служба и да се отстоява разграничението между политика и администрация. Той намира приложение в няколко направления: При регламентирането на условията за назначаване на държавен служител не се допуска да бъде назначено за държавен служител лице, което заема ръководна или контролна длъжност в политическа партия. При заемане на държавна служба не се допускат дискриминация, привилегии или ограничения, основани на убеждения и членуване в политически, синдикални и други обществени организации или движения. Изключени са от категорията държавни служители по смисъла на Закона за държавния служител членовете на политическите кабинети, заместник-областните управители и заместник-кметовете на общините. Държавният служител има право да членува в политическа партия, доколкото не съществува забрана, установена в специален закон. Но при осъществяване на службата държавният служител не може да се ръководи и да защищава интересите и волята на политическата партия, в която членува.
Принципът на йерархическата подчиненост е традиционен за публичната администрация и за държавната служба в частност. Той съответства на йерархическата структура на държавния административен апарат и изразява отношенията на власт и подчинение между горестоящи и долустоящи органи и звена. Принципът се проявява най-вече в задължението на държавния служител да изпълнява законосъобразните актове и заповеди на по-горестоящите органи и държавни служители.
Принципът на отговорност се проявава в две насоки - първо, в задължение на държавния служител да отговаря за възложените му задачи и други задължения, и второ, в отговорностите, които може да понесе държавния служител при виновно нарушение на задълженията си.
Принципите на безпристрастност, добросъвестност, откритост, достъпност утвърждават норми за начина на изпълнение на държавната служба. Те са насочени да осигурят обективност, равноправие и ефективност при осъществяването на държавната служба.
