Лекции по Икономика

2. Организация и управление.

Преди да се навлезе в същността и спецификата, в механизма на стратегическото планиране и управление, крайно наложително е да се разграничат още управленски понятия и категории каквито са: организация и управление, мениджмънт, и др.
Динамиката на обществения живот, бързите, мащабни и сложни промени сега създават впечатлението за хаос в световен, национален и регионален мащаб, както и пораждат желанието да се обуздае хаоса, да се управлява в хаоса. Почти всички публични и бизнес организации все по-активно трябва да се занимават с хаотични, неподредени и непредсказуемисъстояния и тенденции, а хаосът получава много научни определения за "безсистемност", "обща обърканост", "непредсказуемост". Всички сложни социални структури не могат да съществуват без ред, ако не искат да бъдат застрашени техните основни цели. Редът създава ориентираност, яснота и еднозначност, той регулира връзките на организацията навътре и навън, той прави комплексността обозрима или казано обобщено, той позволява рационално действие. Така управлението в една публична организация всъщност е идентично със задачата за създаването и поддържането на реда. Именно затова се формулират цели в качеството им на направляващи величини, приемат се директиви, изработват се правила, изграждат се структури, правят се планове и стратегии, приемат се бюджети и се създават информационни звена - все мероприятия, които трябва да гарантират, че заетите в организацията ще се държат съобразно установения ред.
Редът винаги е свързан с формализиране, стандартни задачи и периодичност. В почти всяка организация важат принципите и правилата на кибернетиката - йерархия, рационалност, формализиране, регулираща система, основаваща се на разпорежданията и изпълнение.
Колкото по-динамичен, по-вихрен и необозрим става светът, толкова по-малко линеарното и опростено мислене успява да намери подходящи отговори на новите предизвикателства. За всяка съвременна организация не съществува друга възможност, освен да преодолее объркването в своята дейност, усложнеността в ръководството си и неясното си бъдеще. Без съмнение, няма друг изход освен да се обуздае хаоса, да се управлява в хаоса, да расте професионализма и умението в управленските действия.
Преди всичко трябва да се внесе яснота между термините организация и управление.
а) Първият термин "организация" може да се преценява като действие и като ефект (резултат). В който и да е речник бихме прочели, че да се организира действието, означава "да се установи или да се преобразува нещо, като се спазват правила за броя, реда, хармонията и зависимостта на частите, които го съставят или трябва да го съставят".
Когато "нещото", за което става дума в речника, е организация (предприятие), да се организира то, означава да се съгласуват различните средства (човешки, материални, финансови и т.н.), които са в наличност, и да се снабди с онези от тях, които му липсват, или пък с онези, с които не разполага в достатъчни количества.
б) Що се отнася до термина "Управление", намираме, че да се управлява, означава "да се ръководи, да се властва, да се прилага". От тези три глагола несъмнено първият е този, който съответства на значението на глагола "Управлявам", когато той се отнася до предприятието. Да се управлява едно предприятие или учреждение, значи да се ръководи, т.е. да се направлява, да се води, да му се посочва пътят.
Но за да се ръководи едно предприятие или учреждение, е необходимо да се развиват определен брой действия от различен характер като например: да се реши какви цели да се поставят за изпълнение и как (с каква стратегия) да се постигнат; как да се мотивират работещите в тях, за да предоставят своето сътрудничество (внимание, усилия и пр.) възможно най-доброволно за постигането на тези цели, и т.н.
Логично управляването на предприятието или учреждението, ако предположим, че ще се упражнява по най-малко анархичен и по възможно най-рационален начин, изисква организирани действия, т.е. управленското действие включва в себе си организационно въздействие. Или, казано с други думи, организацията е средството или инструментът, с които си служи управлението, за да хармонизира (координира) различните ресурси, а също използването на същите (особено на човешките) така, че да се осигури постигането на целите на предприятието или учреждението с оглед възможно най-голяма ефективност.
Нужно е да се отбележи, че както управлението, така и организацията могат да се окажат опростени или усложнени според степента на сложност, с която се стремим да управляваме.
Независимо от размерите и сложността на предприятието или учреждението, административно- територялни единици основните функции и задачи, от които се състои управленската дейност, са същите и при големите, и при малките.
Що се отнася до функцията организиране на дейностите в едно предприятие или учреждение, или АТЕ тя се състои във:
• описание на изпълнявания труд от страна на всеки работещ;
• групиране на различните работни места в участъци, секции, отдели и пр.;
• определяне на отговорностите и делегиране на властта;
• установяване на връзки на сътрудничество и на зависимост между индивидите, секциите и други подобни организационни звена с оглед общото усилие при постигането на целите да се окаже по-координирано и възможно по-ефективно.
Резултатът от дейностите по организирането на практика е създаването на единен организъм или организация. Следователно изследването на организациите на теория се отнася до социалните организми, създадените с определени цели предприятия, учреждения, училища, болници и други публични институции.
Когато в предприятието, учреждението, "организацията" се разглежда като ефект от горепосочените организационни действия, тя има инструментален характер. Става дума за установена организация, която да служи като най-ефикасен и възможно най-ефективен инструмент при постигането на предварително определени намерения.
Обобщено казано, управлението се състои в ръководене на колектив (конкретно това може да бъде предприятие, учреждение, институция), докато терминът организация може да има две напълно различни значения, макар и да са свързани помежду си:
от една страна, разбирана като дейност, организацията се състои
в координирането на различни ресурси (материални, човешки,
финансови и информационни), с които разполага колективът или
предприятието, учреждението и
от друга - терминът организация, разбиран като резултат или ефект на организационната дейност, означава самият колектив или предприятие, които се оказват социални организми, чиито компоненти или части са подходящо координирани, структурирани, съединени с цел да улесняват или да правят по-ефективна управленската дейност.
Други термини, които често се използват свързани или като синоними на тези, върху които току що се дискутира, са "ръководство" и "мениджмънт".
Понятието ръководство, когато се отнася за предприятието или учреждението, обикновено се употребява в широк смисъл.
В по-тесен смисъл терминът ръководство обикновено се употребява за "водене" на персонал.
Следователно терминът ръководство може да се интерпретира в широк мисъл като синоним на управление, а в тесен смисъл - като синоним на упражняване на действието командване спрямо подчинените.
Що се отнася до англосаксонската дума "мениджмънт", която има нарастващо разпространение в целия свят, тя обикновено се използва със значение, което бихме могли да квалифицираме като поливалентно поради това, че се отнася и до управлението, и до ръководството, и дори до организацията ("Top management", "Middle management" и т.н.). При все това в специализираната литература по този въпрос терминът управление се свързва с администрирането на държавата или на организациите с нестопански цели, докато понятието "мениджмънт" се използва във връзка с бизнес организациите (предприятията).
Трябва да се отбележи, а и това е преобладаващо мнение, че дейностите, задачите или самите функции, от които се ръководят предприятията и учрежденията могат да бъдат преценени като съответстващи на различни сфери или равнища. Несъмнено съществуват функции, които, без да игнорират действителността на самото предприятие или учреждение, се състоят основно в наблюдаване на външната среда, в която то развива
дейността си, и се отнасят до предвиждане, включително и на влиянието върху еволюцията им, а вследствие на това - и до определяне на главните координати, маркиращи дейността им. Обратно, съществуват функции, които се характеризират с това, че са насочени към вътрешността на предприятието или учреждението (без да се забравя, разбира се, че съществува външна среда и че те не действат в празно пространство).
С първите функции се занимават от високите стъпала на йерархичната стълба на предприятието или учреждението. Поради това не е странно, че обикновено те се отнасят до висшето управление или висшето ръководство (Top management). Затова функциите на управлението (разбирани като висше управление) се изпълняват от висш ръководител (администратор), докато останалите функции се изпълняват от мениджър или управител. "За първия се отнася това, че гледа на предприятието или учреждението като на жив организъм, за чието оцеляване и растеж трябва да се грижи, като се старае във всеки момент да осигурява най-добрата му адаптация към изменящите се условия на средата. Следователно той основно се занимава с външните връзки. Обратно, мениджърът или управителят гледа на предприятието или учреждението като на механизъм, чието функциониране трябва да се поддържа с възможно най-малки проблеми. Неговите грижи са предимно от вътрешен порядък" .
Различието, за което положихме усилия да бъде осветлено по-изчерпателно, би могло да се илюстрира, като се прибегне до аналогия с това, което става в управлението на държавата, ръководена според процедурите на парламентарната демокрация. Може да се твърди, че парламентарните демокрации имат следните общи характеристики:
Парламентът приема законите, т.е. той маркира най-общите линии на следване, одобрява декларации за война или за подписване на мирни договори, както и на предложения за съюз с други държави и общности, и определя главните насоки на политиката, като всичко това е обхванато в общата рамка на конституцията;
• На свой ред правителството по дефиниция е "изпълнителната власт", или тази власт, която "изпълнява" дейностите, преценени като необходими за постигането на целите на "законодателната власт". Затова то трябва ежедневно да се грижи за фактическите подробности по това изпълнение, като упражнява властта си с определена оперативност в начина на изпълнени, без да буди съмнение, че действа в условията на предварително установената рамка при вземането на съответни решения, т.е. при определени налични предпоставки или обстоятелства - етико-политическата ориентация на парламента и фактически сложилата се ситуация в страната и света.
Казано кратко функциите, изпълнявани от парламента на държавата, съответстват на тези на висшето управление на организацията, докато ролята на правителството съответства на тази на мениджърите. Без съмнение разд елителната линия между така разграничените два вида управленски функции в предприятието или учреждението често пъти не е така ясна за разлика от разграничението между законодателната и изпълнителната власт в държавата.
Така често срещаното твърдение, че човекът е социално същество, означава, че за нас хората е характерна склонността да установяваме и да развиваме връзки на коопериране и на взаимно сътрудничество помежду си. С други думи, човекът, чиито способности са явно ограничени, от много време е разбрал, че определени цели, непостижими или трудни за осъществяване от отделния индивид, се оказват възможни или лесни за постигане, когато няколко души съчетаят и съгласуват усилията си в тази насока.
Съществува мнение, че там, където група индивиди се обединяват и развиват съгласувана дейност с оглед постигането на обща цел, съществува организация. Оказва се, че организациите са налице в голямо количество и че ние използваме по-голямата част от времето си за развитието на определена дейност вътре в дадена организация.
Някои автори правят интересна разлика между институция и организация. За съжаление все още не е дадено задоволително определение на това кои от познатите ни социални явления се включват в наименованието институция. При това много ценна се оказва теорията на институцията, разработена от М. Ориу, според който "една социална институция се основава на обективна идея, преобразувана в обществено творение - идея, която постепенно набира одобрение в социалната среда и се закрепва благодарение на субективната благосклонност на хората за неопределено време" .
Или едно предприятие е институция, която поражда одобрение, когато поражда одобрение, когато изпълнява една или няколко функции, определени от търсенето на съответни цели, признати и оценени от обществото, като се подчинява на определени "правила на играта", възприети (или наложени) също така от обществото.
Системата или рамката от ценности, за която функционира дадена институция, й придава определена устойчивост и това е причината доброволните политически, религиозни или хуманитарни организации да са особено жизнеспособни.
Така че, докато една институция е естествен продукт от обществените въздействия и нужди, то един организъм или организация, чиято функция е да отговаря на търсенията ида се адаптира към външната среда, е само технически инструмент за мобилизиране на човешката енергия и за насочването й към постигането на определени цели. Следователно би могло да се каже, че институцията поражда и води след себе си желанието, стремежа за осъществяване на определени цели, докато организацията мобилизира средствата, с които разполага институцията (в частност енергията на хората), за да ги насочи към постигане на поставените институционални цели.
По такъв начин училищата, болниците, клубовете, предприятията и т.н. са институции, които, разполагайки с определени инструменти, се опитват да постигнат съответни цели с изградената си организация. Във връзка с това, ако се отделим от казаното, институцията и организацията са неразривно свързани едно с друго понятия, поради което твърде често институциите е прието да се наричат и организации. В действителност в литературата по този въпрос често се използва терминът институция вместо организация, макар че в тези случаи само в строгия смисъл на термина организация става дума за онова, което очертахме като институция.
В духа на направените вече уточнения по-нататък, като се придържаме към общата тенденция, ще се насочим само към организациите. Така че вече можем да се каже, че училищата, болниците, клубовете, предприятията и т.н. са организации. Освен това за основните цели, които се преследват тук, е подходящо да се подчертае, че всяка организация (институция) е социален организъм, при условие че е естествен продукт на определени обществени потребности.
Правейки аналогия с онова, което се случва с биологичния организъм, т.е. с всяко живо същество, би могл да се каже, че на всяко "предприятие или учреждение му подхожда да е работоспособно, което означава не само да е производително (постигайки поставените си цели и изпълнявайки предназначението, за което е създадено), но и да осъществява тези цели с минимум възможни усилия. Така понятието ефективност е еквивалентно или синоним на понятието икономичност.
За предприятието или учреждението, също така е полезно да е адаптивно, т.е. да е способно да се развива динамично спрямо въздействията и измененията на околната му среда, като търси и достига своето равнище на ефективност и същевременно остава ориентирано към избраните си цели.
На трето място, за него е подходящо да е стабилно, което означава, че, изправено срещу въздействията и измененията на средата си, не само трябва да може да се адаптира, но и да запази достатъчно равновесие.
Обстоятелството, че всяка организация е съставена от различни индивиди, позволява ефективността да се постигне чрез разделението на труда и съответстващата му специализация. При това координацията прави възможна появата на явлението синергия (синергизъм), при което силата на съвкупността е по-ефикасна от сумата на индивидуалните усилия.
Понятието синергия като биологичен и фармакологичен термин означава съответно обединяване и взаимно съдействие на различни органи с цел изпълнението на функция или на различни субстанции, увеличаващи и засилващи мощта си при съвместното им действие.
В управлението това понятие се отнася към резултантната от ефектите на различните усилия, осъществени от членовете на една организация. Понякога то се илюстрира с твърдението, че цялото е по-голямо от частите, известно като "ефекта 2 + 2 = 5". Или ефектът на синергията настъпва в организациите в резултат на съществуващия синхрон между различните човешки елементи и материалните средства, които я съставляват.
Нужно е да се отбележи, че такава координация невинаги се появява по естествен и спонтанен начин. Най-често се случва различните агенти на организацията, т.е. индивидите, които я съставляват, да не са осъзнали достатъчно значението на организацията, включително и факта, че техните собствени индивидуални цели ще бъдат изпълнени в една или друга степен според това, доколко се изпълняват целите на организацията. Тези думи навярно изискват изясняване и уточняване.
За да могат няколко индивиди да представляват организация, е необходима обща цел (една или няколко), която да съответства на общия им интерес. При това тази цел за някои от тях може да е само междинна стъпка за постигане на други техни лични цели.
Употребява се израза "цел на общия им интерес", за да се подчертае характера на междинната стъпка, т.е. че целта (или целите) на организацията е за индивидите, които я съставляват, онова, което ги обединява в нея.
За да се постигнат целите на организацията по ефикасен начин, е необходимо човешките елементи и материалните средства да бъдат подходящо координирани според прецизна схема на взаимните си връзки и зависимости. Когато се отнасят до човешките елементи, тази схема е известна под името формална организация (или органична структура на предприятието). Тогава тя характеризира социалната позиция ("статус") на всеки индивид, съответстваща на изпълняваната от него роля.
За съжаление твърде често специализацията, подпомогната от разделението на труда, е причина индивидът да загуби необходимия поглед към цялото множество (съвкупност) от дейности.
Така се оказва често целите на организацията, разглеждана като единица, независима от своите членове, да са различни от индивидуалните цели. И това се случва с толкова по-голямо основание, колкото по-сложни са организациите или колкото повече са на брой индивидите, които ги съставляват. Ето защо понякога (преди всичко в големите организации) се случва индивидите, загубвайки своя поглед за съвкупността, да забравят, че изпълнението на целта на организацията представлява средство и условие за постигането на техните чатни цели. Може дори да се случи целите на организацията да бъдат преценявани от индивидите като противоположни и като препятствия за постигането на техните собствени цели и за задоволяването на интересите им.
Следователно координирането на индивидуалните действия обикновено не може да стане непринудено (спонтанно), а е необходимо да се предизвика, като се определят конкретно:
- задачите, които всеки индивид трябва да изпълни;
- връзките по отношение на съвместната работа (кооперирането) или според зависимостта му от останалите индивиди;
- санкциите, под които попада всеки, който не изпълнява задоволително своите задължения.
Оттук произтича и важното значение на управлението на организацията. И ето как съвсем естествено се стигна до необходимостта от определение на понятието организация. Следва да се отбележи, че такъв стремеж не е никак лесен, имайки предвид онова, което са посочили изтъкнати изследователи на организацията, като Дж. Марч и Х. Саймън. В своя фундаментален труд "Теория на организацията" те твърдят, че понастоящем се сблъскваме със сложни емпирични явления, които трудно могат да бъдат вкарани в ясно определени класификации. Поради това те отбелязват, че е по-лесно и вероятно по-полезно е да се дадат примери на формални организации, отколкото да се дефинира това понятие.
Мнозинството от изследователи и автори на трудове по тази тема биха могли да се съгласят с едно такова определение: Организация е съвкупност от човешки елементи и инструментални средства, координирани по подходящ начин и по ясна схема на взаимни връзки и зависимости с оглед да се постигнат ефикасно една или няколко цели с общ интерес.
В това определение можем ясно да установим следните елементи или съществени части:
Отнася се за съвкупност от човешки елементи и инструментални
средства.
Развива се действие или комбинирано усилие.
Установена е система на взаимни връзки и зависимости, която
осигурява координацията.
Налице са крайна цел и намерения с общ интерес.
Действа се в условията на ефикасност.
Нека сега се разгледат по-конкретно всяка една от тези съдържателни характеристики на определението, което бе дадено за организацията.
Първо, всяка организация е съвкупност от човешки елементи и инструментални средства.
В своя труд "Функциите на управленските елементи" Ч. Бърнард обръща внимание на това, че ограниченията, с които се сблъскват индивидите при реализирането на своите цели и намерения, са биологичните способности на индивида и физическите елементи на средата.
Ясно е, че дадена организация възниква в момента, в който две или повече лица действат съвместно, за да направят нещо общо. Робинзон Крузо колкото и добре да е организирал собствената си дейност, никога не би могъл да бъде преценен като организация.
Освен че е съставена от лица, една организация разполага и с инструментални средства. Действително един голям камък не може да бъде преместен само от един човек. Може би няколко души биха могли да го преместят, ако бутат с всички сили. При това човешкият вид вече се съоръжава с инструментални средства, с които увеличава ефективността на своите биологични способности (става дума за употребата на силата и способността му да възприема, да разбира и т.н.) - основание, поради което в наши дни най-малкото е естествено да се мисли, че един камък със значително тегло би могъл да бъде преместен, като се използва някакъв вид машина, позволяваща същата работа да се свърши с по-малък брой хора, отколкото, ако се използва само човешка сила. Инструменталните средства, с които разполага една организация, могат да бъдат от различно естество и когато става дума конкретно за едно предприятие, те могат да са от материалендехнически и финансов характер или пък да са във вид на познание (ноу-хау).
Често се оказва трудно да се прецизират границите на определена организация, т.е. да се посочи с точност къде свършва една организация и къде започва друга. Казано с други думи, трудно е да се посочи кои елементи принадлежат на определена организация и участват в нейната дейност и кои не. Ако се насочим към конкретен тип организация, каквото е предприятието, лесно е да проверим какво най-често си мислят неговите служители. Обикновено те знаят много малко за истинските управленски цели и за предварително формулираните стратегии за тяхното постигане. Поради това членове на организацията ще бъдат не само онези служители, които вземат участие в дадени операции, но също и тези, които се намесват във вземането на решенията, отнасящи се до формулирането на целите на тези решения и до начина на поведение (стратегията), който ще се възприеме, за да се направи опит те да бъдат постигнати.
От всичко гореизложено е ясно, че в който и да е от тези случаи става дума за въпрос, заслужаващ най-малкото да бъде окачествен като сложен, защото броят и характеристиките на различните категории членове се изменят за отделните организации и дори в една и съща организация с течение на времето.
Следователно, от една страна, не е лесно да се определят границите на организациите, а от друга, те не могат да останат непроменени след първоначалното им установяване.
Вторият важен елемент от дефиницията се заключава в това, че развитието на действие или на комбинирано усилие е характерно за организацията. И наистина няма организация, ако съставляващите я елементи не осъществяват някакво действие или комбинирано усилие. Комбинираното усилие означава индивидуалните усилия, които се развиват вътре в организацията, да не са спонтанни и независими едно от друго. Обратно, ако в приведения пример с бутащите камъка, неколцина от тях желаят да го преместят, за да го придвижат, ще бъде необходимо всеки от тях да приложи своята индивидуална сила в точно определен момент (те. Всички да бутат едновременно) и в определена точка (т.е. да бутат камъка в необходимата посока). Ако не се изпълни кое да е от тези две условия, те няма да успеят в намерението си.
Именно комбинирането и координирането на действията в една организация позволяват не само да се сумира ефикасността от отделните частни действия, но и да се създаде значителен синергичен ефект.Следователно резултатите, които постига коя и да е организация, зависят не само от елементите или средствата, с които разполага, но също и от съобразителността или умението за координиране на действията на тези елементи. Тъй като става дума за големи по размер и сложност организации, не може да се очаква координирането на различните ресурси да настъпи по спонтанен начин. Поради това лесно може да се разбере основанието на всички специалисти да изтъкват съответстващото значение на управлението или на ръководството на организацията.
Следващият съществен момент в определението за организацията се изразява в наличието на система от връзки и зависимости, осигуряващи вътрешната й координация. Това означава, че ако организациите са толкова опростени и умалени, че да се формират от двама или трима души, за да бутат един камък или да пресекат една река с лодка, т.е. всеки член на организацията знае точно и разбира правилно какво трябва да прави всеки един от тях, необходимостта от конкретна схема на връзки за коопериране и на зависимост не би се почувствала. Но, както вече посочихме, в сложните и с голям брой членове организации е нужно разпределение на дейностите или специализация на задачите на много високо равнище, което поражда загуба на физически контакт, дължаща се на факта, че различните индивиди действат в различни места в пространството и не биха могли да знаят в какво точно се състои функцията, изпълнявана от останалите. Така те ще се окажат лишени от желания общ поглед към цялата съвкупност от дейности. И тази опасност е съвсем реална и истинска.
За да се избегнат или поне за да се смекчат разчленените ефекти от тази опасност, е крайно необходима такава схема от връзки на коопериране и зависимости, която да предостави възможност на всеки индивид да знае каква е изпълняваната от него функция, от кого да получава разпореждания, на кого може да дава заповеди и т.н.
Четвъртата характерна черта на определението за организацията е наличието на крайна цел или на намерения, продиктувани от общ интерес - особено съществен елемент за организациите. Само индивиди, които действат вътре в организацията, могат да имат намерения, продиктувани от общ интерес. Обикновено те участват в група, в която кооперират усилията си. Затова и намеренията (целите) на групата се формират и могат да бъдат видоизменяни от решенията и въздействията, които се упражняват и дискутират в нея.
Следователно не е необходимо целите на организацията да остават неизменни, а обратно - нормално е те да се променят.
И това не е само защото тези цели могат да бъдат преценени според познатия израз на К. Коен и Р. Сиърт като резултантна от играта на силите ("дискусии и въздействия"1), чиито мощ и посока могат да се изменят във времето. Но тъй като организациите имат склонност да се увековечават, след като постигнат някои цели, или пък обратно - да се убеждават, че никога няма да ги постигнат, те обикновено не приемат това като причина да се разпаднат и да изчезнат. Нещо повече, в тях се формулират нови цели, които оправдават оцеляването им за дълго време.
Според Х. Саймън "целта на организацията не е нещо статично. За да оцелее и пребъде, тя трябва да има цел, която да привлича клиентите й. Затова целите на организацията трябва постоянно да се адаптират към изменящите се ценности на клиентите или пък чрез тях да се осигуряват нови групи клиенти, заместващи онези от тях, които вече са загубени за нея. Организацията може също да предприеме специална дейност, за да внуши на клиентите си възприемането на целите й: съобщения, реклами и всякакъв вид пропаганда.
Не е достатъчно да се каже, макар да е правилно, че поведението на организацията е ориентирано към нейната цел, защото самата цел на
организацията се променя, отговаряйки на въздействието на онези, за които постигането на тази цел осигурява лични ценности" .
Последният елемент от определението за организацията се състои в това, че дейността й трябва да е ефикасна. Тъй като вече имахме възможността да отбележим, че предприятието трябва да бъде ефективно, сега можем да бъдем по-решителни и да разширим това твърдение за всички организации, а не само за предприятията. Императивът за ефективност е необходимо и задължително условие за запазване и оцеляване на организацията.
Изследователите на организациите обикновено ясно разграничават термините ефикасност и ефективност. С първия от тези термини се означава способността на организацията да постига определени цели. Следователно, когато с определено действие се постига желаният ефект, се казва, че то е ефикасно. По същия начин една организация ще бъде винаги ефикасна, когато е способна да постигне конкретните цели, които си поставя.
Необходимо е обаче да се има предвид, че всеки член на организацията ще има интерес да запази това положение дотогава, докато организацията му предлага съответна степен на удовлетвореност, превишаваща степента на усилията и жертвите (лишенията), предполагани от приносите, които се изискват от него. В обратния случай ще напусне организацията. И това, което е валидно за всеки член, преценен индивидуално, е валидно и за всички тях заедно. Щом сумата или съвкупността от лишенията или приносите, изисквани от организацията, превишат сумата или съвкупността на удовлетвореностите, които тя предоставя на своите членове, те ще я изоставят и организацията ще замре, т.е. ще престане да съществува.
Следователно за всяка организация е необходимо да действа в ефективни условия, като се има предвид разбирането, че ефективност има
тогава, когато желаните резултати от едно действие се преценяват като много по-ценни от средствата и усилията, употребени за постигането им.
Несъмнено понятието ефективност и по-специално употребено като критерий за избор на решения се разбира по-лесно, ако го свързваме с функционирането или дейността на доходните предприятия. При все това настояваме за неговата обща валидност за какъвто и да е вид организация.
Нужно е да се подчертае, че постигането на целите на организацията е свързано с преодоляването на редица трудности и препятствия както от вътрешно, така и от външно естество.
Вътрешните проблеми за решаване не са единствено от технико-организационната област, но и от социологическата и психологическата специфика на човешкия фактор, чиито усилия трябва да са насочени към едни и същи цели. Тези елементи не само представят различните индивидуални характеристики, но често, и то едновременно, произтичат от принадлежността на индивидите към повече от една организация: предприятие, семейство, определен синдикат или политическа партия, определена църква или религиозно вероизповедание, спортен клуб и т.н.
Следователно често се случва йерархиите на ценностите на индивидите да не съвпадат или дори да противостоят изцяло или частично на целите на организацията (или на нейния начин да ги преследва). Всичко това крие друга опасност за нейното разпадане на съставните й части. От друга страна, оттук може да бъде изведено признатото значение за мотивацията на персонала в името на постигането на едно свободно коопериране и интегриране на индивидите в организацията и за упражняването на властта на управляващите.
Що се отнася до проблемите от външен порядък, те произтичат от трудното приспособяване на организацията към външната среда, която я заобикаля. И тъй като средата е динамична, всяка организация (и следователно всяко предприятие) не само трябва да бъде "съвместима" със самата себе си, но, както вече отбелязахме, и да се развива и приспособява към съответните изменения. В противен случай тя скоро би изчезнала.
Така средата упражнява силно въздействие върху предприятията (и изобщо върху организациите). Това въздействие някои автори наричат "мутация" и то е свързано с адаптивното изменение. От друга страна, дори и да са се адаптирали достатъчно, върху съответните организации (предприятия) се упражнява друг вид въздействие, което можем да наречем "въздействие на избора". То се проявява благоприятно, осигурявайки успех на организациите, имащи адекватно поведение, и наказва, дори отстранява онези от тях, които се оказват неефективни. Двата типа въздействие се усещат най-силно по време на криза, когато условията на средата стават по-трудни.
Тук може би е мястото да направим определена класификация на организациите в публичният сектор според различни критерии или признаци:
- според размера си организациите биха могли да се класифицират на големи, средни и малки с цялата условност, приписвана на тези категории;
- според крайната им цел или основната им функция организациите биха могли да се разграничат на производствени, политически, образователни, здравни и т.н.;
- според степента на ефективност те биха могли да се класифицират като ефективни и неефективни (или нефункционални).
В крайна сметка са възможни и други подобни класификации на организациите. Особено внимание си струва да бъде отделено на разграничението между организациите като "механистични" и "органични" .
Освен като организация, предприятието или АТЕ учреждението може да се представи и като система. Под система разбираме съвкупност от елементи, свързани помежду си с динамично взаимодействие, които функционират като едно цяло, за да се постигне определена цел.
Известни са също многобройни класификации на системите в зависимост от възприетия критерий. Така например може да се говори за физически или абстрактни системи (в зависимост от това, дали връзките между компонентите им са физически измерими, или не), изкуствени или естествени системи (според това, дали за тяхното наличие е нужен, или не съзнателен волеви акт на човека), детерминирани или вероятностни системи (според това, дали функционирането на системата и резултатът от него са предсказуеми с абсолютна точност, или не) и т.н.
Обща характеристика на всяка система е, че тя може да се разглежда като съставена от няколко подсистеми, всяка една от които на свой ред може да бъде представена като система. Например не предизвиква съмнение твърдението, че човешкото тяло отговаря на дефиницията за система. Но тази система се състои от други системи, които по отношение на тялото, разбирано като цяло, са подсистеми: нервна система, кръвообръщение, скелет (костна система) и т.н. От друга страна, тъй като всяко човешко същество е отворена система, то представлява подсистема на други системи или може да се каже, че е система, интегрирана в други по-сложни системи.
Необходимо е разграничаването на системите като затворени и отворени. Затворени са системите, чието поведение се ръководи от закони с абсолютно въздействие, без върху това поведение да може да влияе каквато и да е променлива от външен характер (т.е. извън самата система). Обратно, като отворени се квалифицират системите, чието поведение не е строго детерминирано от техните вътрешни характеристики.
Следователно отворените системи поддържат връзки с външната си среда, от която получават определени въздействия и върху която на свой ред въздействат по определен начин, т.е. взаимодействат със средата си.
Отворените системи получават от средата си различни видове ресурси (конкретно те могат да се състоят от външен приток на енергия, информация и т.н.), които, след като бъдат подложени на определено преобразуване, се превръщат във вещества на изхода на системата и отново могат да се върнат в средата.
От казаното е видно, че всяко селище, или административно-териториална единица, е отворена система и се състои от различни подсистеми.
Следователно:
- Публичен сектор съществува във всяко цивилизовано общество. В публичния сектор се произвеждат стоки и услуги за обществено ползване, производството на които се финансира със средствата, събрани чрез данъци и други постъпления.
- Публичният избор е система за разкриване на предпочитанията на отделните граждани към потреблението на публични блага чрез директно гласуване.
- Публичният сектор има производен характер в пазарното стопанство, защото получава средства от частния сектор (чрез данъци, такси и др.), с помощта на които се финансират производството и предлагането на публични блага на населението.
- Публичната собственост включва държавната собственост, общинската собственост и съответните институции, които са предоставени на разположение на гражданите за ползване без ограничение при равен достъп на всеки.
- Публичният сектор представлява система от държавни и общински институции, които управляват публичната собственост, осъществяват данъчното облагане, произвеждат и предлагат публични блага за използване от членовете на обществото. Публичният сектор включва различни институции и организации, които произвеждат и предлагат публични, частни и смесени блага.
Публични блага са всички, които не са конкурентни в процеса на потребление от гражданите на обществото. Те биват: неделими и делими: национални и местни; достойни и недостойни. Частни блага са всички тези, за които потребителят трябва да заплати определена цена, за да придобие права на собственост за ползване.
Смесените блага съчетават присъщите характеристики на публичните и частните блага. Те биват изключващи и неконкурентни и неизключващи конкурентни. Управлението на публичния сектор се определя като човешка дейност, насочена към ефективно използване на ограничените ресурси, с които разполагат организациите в публичния сектор, за постигане на техните цели.
От съдържателна гледна точка управлението на публичния сектор се характеризира със следното: публичните организации предлагат публични услуги и имат строго дефиниран предмет на дейност и задачи за изпълнение; поставени са в среда, която оказва противоречиво влияние на тяхната дейност; отсъства ежедневен пазарен тест на предлаганите публични блага; осъществяват се всеобхватен контрол и отчетност; работят в условията на регламентирани вътрешни правила и бюджети. Промяната в управлението на публичните организации следва да се извършва по пътя на: прилагането на стратегическия мениджмънт; промяна в структурата на публичните организации; намаляване на йерархичните равнища на управление; измерване на резултатите от дейността на публичните организации; промяна във фирмената култура на публичните организации; отстраняване на колективната безотговорност в поведението на работещите в публичния сектор; по-пълно задоволяване на потребностите на гражданите; използване на договорната система в публичния сектор и др.