Публичните организации, институции, административно-териториалните единици функционират и се развиват в своя обществена (публична) среда.
Това е обкръжението, условията, в които се реализират държавните и публичните интереси. В тази среда се изграждат връзките, взаимоотношенията на публичните и частните обекти и субекти на управление. Тя обхваща в широк смисъл демографските, природните и други условия, а в тесен смисъл основните обществени отношения -политически, социални, икономически и др.
Обществената (публичната) среда се характеризира със:
• Сложност на средата:
Характеризира се чрез броя и взаимовръзките на факторите, на които организацията задължително трябва да реагира чрез управление.
• Подвижност на средата:
Характеризира се чрез скоростта, с която възникват и се развиват промените. Това изисква от организацията готовност за иновации в процеса на адаптация към промените.
• Неопределеност на средата
Характеризира се чрез количеството и качеството на информацията, необходима на организацията за успешно управление.
Тя може да бъде:
Вътрешна и външна среда.
Обосноваването на необходимостта от нов подход за решаване на стратегическите проблеми на публичната организация изисква в по-голяма степен да се отчита външното влияние при формулирането и избора на начините и средствата, с които ще бъдат изпълнени декларираните в мисията ангажименти. Така конкретните намерения и стратегически цели ще могат да се разглеждат вече не толкова като предварителни ориентири за преследваните преки резултати (сигурност, успехи, растеж), колкото като последици от протичането на определени политически и социокултурни процеси в заобикалящата среда. Същевременно тези процеси стимулират у ръководните субекти стремежа към властване и независимост (дефиниран като генерична цел), както по отношение на вътрешните променливи, така и спрямо външните фактори.
Именно затова определянето на стратегията трябва да започва с анализ на имащите ключово значение за успешното функциониране на дадена организационна единица обстоятелства, групирани в две категории:
• тези, които са пряка последица от ефикасното постигане на посочената пo-горе цел "контрол" или, както по-често се възприема в практиката, "автономност" в комбинираните усилия, за да бъдат защитени определени интереси при адаптирането на даден обект към промените в средата;
• тези, които не са резултат от вземането и изпълнението на управленските решения на вътрешните йерархични органи.
С други думи, оказва се, че за всяка организация е еднакво важно:
• на етап анализ да бъдат идентифицирани всички външни фактори със съществено значение за успех в дейността;
• да бъде проектирана оптималната за съответните условия технико-производствена и организационна структура;
• да бъдат осигурени "най-подходящите" за действията в така определената външна и вътрешна среда веществено- енергийни, човешки, парично-стойностни и информационни ресурси.
В днешно време истински комплексните и ефикасни решения при всяка форма на организирана човешка дейност са в обсега на взаимодействието между съответния административен субект и разположените във външната му среда фактори. Нещо повече, може да се приеме дори за основателно все по-често срещаното твърдение относно главната особеност при функционирането на организациите в съвременните условия. В общи линии то гласи, че при силно ограничените външни възможности за големи и бързи резултати просперирането зависи все повече от поеманите в организациите преки ангажименти за осигуряване на различни типове "защита" на външните субекти, засегнати от съответните действия.
За успешното функциониране на всяка организация в зависимост от външните й фактори подходът е насочен преди всичко към способностите на субектите на управлението да осигуряват нейното оцеляване и сполучливо адаптиране към условията на една нерядко дори враждебна среда. От тази гледна точка представлява интерес едно широко популярно определение за среда на организацията, според което това е "съвкупност от всички системи, които оказват или могат да окажат въздействие върху формирането на поведението на дадена публична система". Такива могат да бъдат:
• други икономически системи (пазар, ценообразуващ механизъм и пр.);
• други правни системи (административно право, търговско и облигационно право, финансово-кредитно законодателство и
ПР-);
• социално-политическа среда (политическа система на управление, социална структура и пр.);
• природна среда (географски, биологични и др. фактори);
• система от фундаментални и приложни науки и др.
Както се вижда, представянето на външната среда на организацията като естествена последица от подхода на диференциране на една отворена публична система е направено в справочната литература съвсем ясно и твърде отдавна. Към него може да се добави само едно уточнение, а именно, че външните фактори са чужди на организацията по елементи, макар понякога да е много трудно еднозначно да се поставят твърди граници между организацията и нейната среда. Все пак това, което е характерно за частите на цялото в една организация, е, че макар че не се съдържат в явна форма вътре в нея, те представляват външните променливи в модела на една отворена система. Изследването на тези променливи е свързано със задълбоченото изучаване както на различните измерения на средата, така и на нейната променяща се природа при разнообразните й форми на специфично проявление във всеки конкретен случай. По същество то е насочено към оценка на обстоятелствата за външно въздействие с оглед намирането на конкретните параметри за:
• щедрост на средата по отношение на наличностите от ключови ресурси, необходими за съответната дейност;
• комплексност на средата като съотношение на приликата и разликата между действащите в един публичен сектор съперници;
• концентрираност като степен на съсредоточеност на относително еднаквите действащи или новопоявили се конкуренти;
• консенсусност като степен на признаване/оспорване на спецификата и на собственото място в дадено пазарно и ресурсно пространство, а също и на отговорност за технологично лидерство, решаване на социалните проблеми на регионалните и други общности, запазване на завоювания престиж и др.;
• неопределеност, предизвикана както от стандартните фактори на индуцираните и на случайните влияния на средата;
• турбулентност като размер на смущаващите влияния вследствие на взаимодействието между различните външни фактори на средата.
Ясно е, че разнопосочното влияние на такова множество от разположени извън организацията сили не би могло да се измери бързо и лесно. Ето защо, следвайки съвременните виждания за "модел на отворената система", това влияние може да бъде намерено чрез една итерация от последователно извършени оценки, както следва:
1. Определяне на природата на външната среда според оценките за статичност или изменчивост на отделните обстоятелства. Важно е също да се получи представа и за степента на нестабилност и неопределеност на процесите в средата, за да могат да се възприемат правилно сигналите за промяна и дори за нуждата от действия, изпреварващи намерението за извършване на съответната промяна.
2. Оценка на външното въздействие с цел определяне на ключовите фактори от цялата съвкупност от фактори (наричана по-нататък с термина "генерична среда"), явяващи се външно обкръжение за всички организации независимо от конкретното им предназначение и характеризиращите ги параметри.
3. Идентифициране чрез структурен анализ на водещите сили сред преките участници, непосредствено влияещи върху организацията и нейната дейност. По-нататък те ще бъдат разгледани като налични и скрити (потенциални) фактори на една друга и често наричана с термина "специфична" среда.
4. Накрая цялостната оценка за въздействието на средата трябва да бъде направена в посока заемане и поддържане на ключова стратегическа позиция за използване на конкурентните предимства и за преодоляване на слабостите при реалното представяне на дадена организация.
Разбира се, при търсенето на специализирани методи и модели за обхващане на пълното влияние на вътрешните и външните фактори е необходимо да се отчетат по подходящ начин и въздействащите влияния, свързани с външните за всеки обект на управление цели и налагащите се за тяхното постигане вътрешни трансформации.
Следователно, има основание за твърдението, че истинският проблем за управлението не е нито наличието на субективни предпочитания, нито присъствието на неконтролируеми фактори на средата, а забавянето на организационната реакция като лаг във времето спрямо реалния момент на настъпване на промяната в средата. При това структурната адаптация, която се състои в нееволюционни краткотрайни реакции към измененията в средата, може да бъде разглеждана като:
• външна адаптация - когато стимулите за промяна възникват във външната среда и предизвикват на тази основа насилствени изменения в организацията;
• вътрешна адаптация - при локализирането на смущаващите фактори и тяхното вътрешно преструктуриране с оглед постепенното разпространяване на положителната промяна в цялата организация;
• адаптация на естествения подбор според Ч. Дарвин структурната адаптация, при която организацията обект се приспособява към изискванията на средата си, като променя вътрешните променливи и конфигурацията на връзките между тях;
• "активна" адаптация по идеята на Зингер - когато организацията не осъществява структурна модификация на обекта към средата му, а реагира чрез изменяне на собствената си външна среда.
На свой ред установеното след приключване на приспособяването равновесие може да бъде характеризирано като:
• ентропийно равновесие - за сметка на разрушаването на част от вътрешната структура на организациите;
• хомеостатично равновесие - при запазване на структурата и настъпване на промени във функциите на механизмите за вътрешен и външен обмен на вещество, енергия, капитал, хора и информация;
• морфогенетично равновесие - преструктуриране на организацията за осъществяване на вътрешен ръст, при което новата структура е възможно да се запази след прекратяване на външното въздействие.
Що се отнася до конкретните начини на адаптация към съществуващите в околната среда условия, необходимо е да се познават някои от най-важните им насоки като:
• създаване на изпреварващо технико-технологично ядро, с чиято помощ мениджърите могат да въздействат върху ефикасността на операциите по приспособяването на организацията към измененията в средата при условия на неопределеност и дори при възникване на неочаквани обстоятелства. Това най-често става чрез избиране на една успешна стратегия между различните
• възможни за изглаждане на отклоненията, за създаване на буфери от резервни капацитети, ресурсни запаси и др.;
• опростяване и рационализиране на операциите чрез групиране на еднотипни партиди и масовизиране на едни и същи дейности;
• изпреварващ промените маркетинг и извършване на структурно разнообразие, за да се диференцират не само в ширина (като гама), но и в дълбочина (наричана най-често "линия") създаваните продукти и услуги.
Всички организации се приемат за отворени системи, които си взаимодействат постоянно с външните сили и фактори. С цел да бъде изучено тяхното влияние в качеството им на околна среда върху системите е необходимо диференцирането да продължи, за да бъдат разкрити нейните две взаимно свързани съставни части - силите и обстоятелствата, които въздействат както косвено, така и пряко върху стратегиите и дори върху получените след тяхното изпълнение резултати, без възможност да бъдат контролирани от вътрешната управляваща подсистема.
Изхождайки от подобна гледна точка, могат да се въведат няколко равнища на анализ на околната среда за отделните организации. Най-общите измерения на тази структура са разположени в пространството на взаимоотношенията на общата (наричана още генерична) среда с едно специфично междинно обкръжение (наричано среда на задачите). След това би трябвало както за едната, така и за другата да бъдат разграничени допълнителните параметри на световната, националната, отрасловата, регионалната и браншовата характеристика на даденото публично поле и на разположението на организацията във всяко едно от тях. Накрая се извършва и вътрешното структуриране на конкурентността и на взаимодействието между вече идентифицираните сили.
Генеричната среда отразява най-общите характеристики на външните влияния. Затова нейните фактори биват представяни често като всеобхватни (генерални), или макрофактори, които отразяват
съществуването на общи явления. Те обуславят определени последици по отношение на начина и резултатите от функционирането на публичните структури във всички сектори и организационни формирования, без да се ограничават от другите измерения на средата като поле на проявление на властта от съответната външна сила. Разбира се, това не означава, че не съществуват елементи, които в конкретен момент могат да упражнят по-силно въздействие върху дейността само на отделни, квалифицирани допълнително по някакъв вътрешен признак организации. Общото между всички тези сили обаче е, че те съставляват всеобхватната рамка от условия, в които трябва да действат всички конкуренти. Нещо повече, тъй като са външни, факторите на това въздействие често са силно независими от оперативната среда на конкретните задачи и се установяват като трайни обстоятелства, към които повече или по-малко се стремят да се приспособяват всички участници в дадена дейност, защото не биха могли да функционират успешно, без да се основават на тяхното насочващо (ограничително или благоприятстващо) влияние.
Групирането на най-отдалечените по степен на въздействие компоненти на външната среда е първият опит да се изрази интегрирането на различни по природата си сили на средата като проявление на очакванията и на политиката на съответните субекти. От такава позиция най-широко разпространение е получило формирането на следните най-общи групи от основни сили на генеричната среда:
А. Политико-правни сили - отразяват ролята на властническия ресурс на обществото и се конкретизират в политическите инструменти и в тяхната правна форма при нормативната уредба на взаимоотношенията между всички правни субекти. Чрез тях се установяват управляващите параметри и юридическите им регламенти в условията на съответните разрешителни, ограничителни или улесняващи функционирането на организацията режими. От тази позиция факторите на политико-правната групировка се изявяват в някои случаи чрез "лобиране" (пряко или чрез медийна политика, обществени групи, специализирани неправителствени
организации, социални агенти) от страна на държавните и международните институции и административни органи при законово подкрепената употреба на властта от господстващите политически сили за "улесняване" или "репресиране" съответно на адекватните или не към даден политически интерес единични или корпоративни организационни формирования.
Б. Технологични сили - изразяват природните особености и физическите ресурси на дадена страна, а също и достигнатото технологично равнище на нейната комуникационна мрежа и техническа инфраструктура. В производството се проявяват чрез съответните данни за постиженията, състава, мащабите и степента на физическо и морално износване на използваните технологични съоръжения, а също и за тяхното географско и отраслово-производствено физическо разположение.
Заслужава специално внимание фактът, че техническите и технологичните нововъведения (в които най-често се проявяват тези външни сили) са с най-точно прогнозируеми промени. Тяхното предвиждане може да спомогне за поддържането или подобряването на факторите за успешна дейност. Най-често това става чрез уместно приспособяване на действащите или новосъздаващите се публични структури към новостите като средство за избягване на остарелите начини на производство, а също и за планиране на новите изделия, услуги и пазари.
С факторите на технологичната среда могат да бъдат конкретизирани параметрите на:
• насоките за трансфер на нововъведения при съответния технологичен статус на дейността и на конкретните й организационни форми;
• степента на технологични пробиви и на задържане на позицията на лидер или поне на ефикасен имитатор на законова основа;
• средствата и областите за финансиране на проектите за обновяване на гамата и линията в създаваните продукти и услуги;
• програмите за финансиране на инвестиционните намерения за създаване и разширяване на технологичния и административния капацитет;
• патентната защита и възможностите за реализация на иновативните и предприемаческите насоки.
Разглежданите по отношение на физическото им проявление външни променливи от тази група показват, че техническите и технологичните промени могат да имат внезапен и драматичен ефект върху външната среда.
По този начин биха могли например да се разкрият допълнителни възможности от съдържащите се във всяко технологично решение "синергични" ефекти, като същевременно се избягват възможно най-пълно присъщите им отрицателни странични последици. Достатъчно е например да се напомни във връзка с това голямото внимание, което се отделяше в края на нашето столетие, на въздействието на силно авангардните и революционните технологични новости върху доскоро подценяваните и интернационализиралите се вече обществени процеси като екологичното замърсяване, урбанизацията, естетиката, усещането за лична и обществена безопасност, образователните тенденции и други, с които се измерва качеството на живота в съвременните условия.
В. Икономически сили - свързани са с движението и възпроизводството на икономическите ресурси и резултати в обществото. Като конкретни измерители на влиянието на макроикономическата среда се разглеждат най-често следните променливи:
• основен и спомагателни трендове и колебания при растежа на брутния вътрешен и национален продукт;
• парична маса в стопанския оборот;
• темпове и индекси на инфлацията/дефлацията;
• структурна, регионална, полово-възрастова и т.н. безработица;
• равнище и скала на нарастване на наличните и дискретните лични доходи и семейни бюджети;
• система на данъците и подоходното облагане на физическите и юридическите лица;
• ценови форми и начини на контролиране на ценообразуването;
• основен лихвен процент и главни условия за отпускане на дългосрочни и краткосрочни заеми и кредити;
• размер и начини на социалните компенсации;
• структура на националните пазарни сегменти и на главните приоритети в заеманите от фирмите конкурентни позиции;
• насоки и условия за осигуряване на държавни субсидии и преференциално финансиране при специални случаи;
• разчети за експлоатационните оценки на дълготрайните материални активи, а също и на основните разходни нормативи за горивните, енергийните и материалните стратегически ресурси.
Става ясно, че икономическите фактори се отнасят до характера на условията, в които се развива националното стопанство и публичния сектор. Те трябва да служат като ориентир за успешна дейност и да насочват предприемчивите към разкриване на начини за повишаване на ефективността от тяхната дейност. Ето защо по-нататъшното изброяване на конкретните променливи може само да ни подведе, че това е някаква таблица с пълното описание на външното икономическо влияние върху предприятията и организациите с нестопанско предназначение. В действителност икономическите сили са, от една страна, вътрешното съдържание на политико-правните и физико-технологичните фактори на обществото, а от друга - условията, осигуряващи на организациите за предприемаческа дейност адекватност на тяхното функциониране с природните и стопанските реалности.
Затова в последните години към широкопопулярните класически параметри на влиянието на тези фактори все повече се причисляват и променливи, показващи степента на националната макроикономическа стабилност като бюджетен дефицит, изменение на валутните резерви на централната банка, дял на преките чуждестранни инвестиции и на дългосрочния капитал в общия обем на капиталовите потоци, динамика на външнотърговския баланс и т.н.
Г. Социо-културни сили - представят рамката на обществените отношения и мрежата на организационното поведение, в които се проявяват нравствените норми на общностите и на институционализираните групови интереси. От тази позиция веднага трябва да кажем, че към тях обикновено се отнасят множество структурирани чрез повече или по-малко обобщени характеристики външни променливи с особено висока динамичност и с много малка възможност за направляване от вътрешните решения на съответните ръководни органи.
Още по-силно е подчертана ролята на социо-културните фактори, а заедно с тях и на цялата външна среда във връзка с евентуалния прием или с евентуалното отхвърляне на замислените промени на основата на претегляне на съотношението между очакваните ползи и реално направените разходи при трансформирането на съответното намерение в практиката. Тъй като към последните се прибавят и субективно оценените рискове (нерядко дори подсъзнателно) при понасянето на щетите поради загубата на съществуващото стабилно равновесие, предварителното изясняване на целия комплекс от странични ефекти от предприеманите действия относно положителните и отрицателните им последици е ефикасен метод за преодоляването на отрицателните инертни състояния и за извършването на съответните подобрения в бизнеса.
На такава основа при проектирането на стратегически преходи (или при създаването на все още несъществуваща нова организация) проблемите, възникнали пред органите на управление, се наричат от някои автори етични аспекти на страничните ефекти и това заслужава внимание не само като оригинална формулировка. Нещо повече, подобно на посочените no-горе "кръгове" за възприемане на технологичните постижения, тук се предлага оценката на социалните последици от промените да се разшири, като и в двете направления се разкриват както положителните, така и отрицателните им последици едновременно за индивидите, местните и националните интереси и за променянето на ценностната система в цялата социо-културна среда.
