Лекции по Икономика

8. План и планиране на дейности.

Неопределеността и бързите промени на обкръжаващата среда, ограничеността на ресурсите на организации и стремежът към високи резултати от дейности налагат планирането като важна управленска функция. Определянето на системата от дългосрочни и краткосрочни цели на организацията, формирането, анализът и изборът на стратегии за постигането им, както и разработването на тактически план за текущотото им изпълнение са условия за дългосрочен просперитет в пазарните условия.
Неопределеността и бързите промени на обкръжаващата среда, засилващата се конкуренция, ограничеността на ресурсите на органите и стремежът им към висока ефективност налагат планирането като задължителна и важна управленска функция. Чрез него се определят целите, които се преследват, средствата за достигането им в съответствие с възможностите на органите и въздействията на външната среда и се координират всички дейности на сътрудниците.
Планирането е процес, при който ръководството гледа в бъдещето и открива алтернативни начини на действие. Чрез него организацията определя какво иска да направи, кога и как да го направи и кой конкретно ще го извърши.
Планирането е тясно свързано с останалите функции на управлението. Той показва кой и какво трябва да организира, ръководи и мотивира, какво да се контролира. Ето защо планирането е тази първоначална управленска функция, която служи за основа за осъществяването на останалите. Особено тясна е връзката между планирането и контролирането, които се допълват в един непрекъснато повтарящ се цикъл, целящ усъвършенстването на дейността. Планирането определя целите, начините за постигането им и определя задачите и задълженията, а контролирането сравнява текущите резултати с планираните и ги оценява. Тази непрекъсната оценка е основата за текущото осъвършенстване на плановете и тяхното изпълнение.
Планирането се осъществява както за всяка отделна дейност, така и за всяко ниво на управление.
Значението на изготвения и изпълнен план може да се търси в следните основни насоки :
- планът е ефективен управленски инструмент за вземане на решения. Той посочва в детайли какво трябва да се постигне и как трябва се постигне и по такъв начин определя насоките и рамките, в които трябва да се вземе всяко управленско решениеч
- планът е ефективен инструмент за оценка на дейността както на организацията като цяло, така и на всичките и отдели и персонал. Периодичното сравняване на резултатите с поставените цели и задачи разкрива до колко добре е работено. Това позволява навреме да се предприемат действия за коригиране на слабостите:
- планът е основа за формиране на система за възнаграждение на персонала. Всеки член на персонала получава задължението да изпълнява определена задача/и в определен срок, което е необходимо за постигане на поставените в плана цели. Оценката на степента на справяне с поставените задачи е надежна основа за формиране на справедливо индивидуално или групово трудово възнаграждение;
- планът подпомага мотивирането на мениджърите, участвали в разработването му. Веднъж участвали в създаването на плана, мениджърите от различни нива на управление се чувстват са задължени да дават всичко от себе си за изпълнението му;
- планът е средство за повишаване на квалификацията на мениджърите. Участващите в разработването на плана мениджъри и персонал разбират по-добре отделните компоненти на дейността и как те ефективно се съчетават. Така те добиват ясна представа за състава и цялостната организация на дейноста за проблемите и задачите на отделните звена и отдели;
- планът информира персонала за целите и задачите пред него и е основа за оценка на резултатите. Планът информира всеки член от персонала към какви цели се стреми и какво конкретно се очаква да извърши той, как ще се оценяват индивидуалните и общите резултати. Сравняването на резултатите с поставените цели и задачи позволява на всеки член от персонала през всяко време на плановия период да прави собствена оценка на плодотворността на усилията си, както и на цялостната дейност.
Планирането не свършва със създаването на плана. Той трябва да бъде изпълнен, а по време на изпълнението му обикновено се налага да бъде модифициран и усъвършенстван. Ето защо на планирането трябва да се гледа като на процес, а не като на еднократна дейност.
Важен аспект на процеса на планирането е вземането на решения. Решения се вземат при разработването и селекцията на насоките и начините на действие и по множество специфични проблеми :
- как да се осигурят и разпределят финансовите средства и другите необходими ресурси;
- как да се разпределят отговорностите по изпълнението на плана и много други.
Не случайно на планирането се гледа като на процес, при който ръководството, изучавайки непрекъснато миналото и настоящето на организацията решава какво трябва да постигне тя и как трябва да действа в бъдеще. Всичко това предявява пред мениджърите изискването да имат необходимата теоретична и практическа подготовка за вземане на своевременни и обосновани управленски решения в условията на висока неопределеност на среда.
Планирането се осъществява на всички нива на управлението. За да бъде то обаче ефективно, плановият процес трябва да започне от висшето ръководство и да се осъществява от горе на долу по управленската пирамида. Това е така, защото висшето ръковдство отначало определя предпоставките, формулира дългосрочните цели на организацията и главните и политики и т.н. и по такъв начин определя специфичните цели и границите на отговорностите на по-ниските управленски нива. Всяко ниво на управление разработва свои планове.
В зависимост от управленското ниво, на което се разработват обхватът и срокът на действие, се разграничават два основни типа планове :
- стратегически;
- тактически;
Стратегическият план се разработва от висшето ръководство и е насочен да изпълни общите за организацията цели в сравнително дълъг период от време.
Тактическият план се разработва от по-ниските управленски нива и конкретизира стратегическия за по-кратки периоди от време. В него се декомпозират целите, определят се детайлно дейностите за постигането им, както и изпълнителите и сроковете. По такъв начин чрез изпълнението на тактическия план се осигурява практическото изпълнение на стратегическия.
Плановете на органиизацията имат различни времеви хоризонти, т.е. покриват различни периоди от време. Сроковете на действие на едни и същи видове и типове планове са различни за различните организацията. Те зависят от сектора, отрасъла, както и от конкретните проблеми, които се решават.
Плановете могат да бъдат :
- дългосрочни – за 3,5, 10 и до 25 години. Те са задължение за топ-мениджърите и се изработват от специален персонал. Отразяват в общ вид важни за организационите проблеми, свързани с нейното развитие.
- средносрочни - създават се за период от 1 до 3 (или 5) години. Те конкретизират дългосрочните планове.
- краткосрочни планове – покриват период до 1 година. Те са конкретни и включват дейностите на най-ниските нива на управление. Чрез тях може да се планира текуща производствена, управленска дейност, рекламната кампания и т.н.
Трите вида планове са тясно свързани един с друг и отговорността за дейностите, включени в тях, се разпределя между различните управленски нива.
Планирането е процес на определяне на целите и вземане на решение за това как да се постигнат те. То изцяло е насочено към бъдещето. Ето защо, за да бъдат избраните цели постижими и начините на действие реалистични, трябва да се определят бъдещите предпоставки, т.е. какви ще са характеристиките и тенденциите на изменение както на външната, така и на вътрешната среда на организацията. Това прави прогнозирането необходим и ефективен инструмент за обосновано планиране.
В зависимост от това какъв фактор се предвижда и какъв е срокът на плана, който обслужва, прогнозирането има различен времеви хоризонт :
- краткосрочното прогнозиране - е до 1 година и подпомага мениджърите при вземане на управленски решения с малък срок на действие – график на производството, краткосрочно финансиране и др.
- средносрочно прогнозиране - (от1 до3 години) подпомага вземането на планови решения за по-дълъг период от време. Например може да се прогнозира търсенето на произвежданите услуги в срок до 3 години;
- дългосрочното прогнозиране - (над 3 години) обслужва разработването на дългосрочните планове. То може да се отнася до размерите на търсенето, до цените на горивото и материалите, до политическите условия и мн. др.
Най-често използваните от организацията техники за прогнозиране са качественото (експертно) и количественото прогнозиране.
Качествените (експертните) методи за прогнозиране се използват, когато липсват данни за миналото и сегашното развитие на прогнозирания проблем или те не могат да се използват. Такъв е случаят с прогнозирането на продажбите на нов продук на нова административна услуга . Тези методи за прогнозиране разчитат на знанията, опита и интуицията на експертите.
Количествените методи за прогнозиране се използват, когато е налице информация за развитието на прогнозирания процес в миналото и настоящето. Разкритите тенденции се екстраполират в бъдещето. Това прогнозиране работи с цифрова инфрмация, което позволява изпълнението на компютърна техника.
Обикновенно най-добри резултати се получават при комбинираното използване и на двата вида прогнозиране.
При осъществяване на процеса на планиране се следват определени етапи. В зависимост от това какъв план се разработва и какъв е временният му хоризонт на отделните етапи се отделя повече или по-малко внимание, а осъщестяването им е с различна трудност.
Анализът на сегашната ситуация е стартовият етап на плановия процес. При него ръководството анализира силните и слабите страни на организацията, както и благоприятните възможности и заплахите от обкръжаващата среда. Това е необходимо за поставянето на реалистични задачи и правилен избор на път за постигането им.
Формулирането на целите е един от най-важните етапи. При него се изгражда цялостната система от йерархично свързани цели за всички нива на управление. Освен желаните крайни резултати тук се определя и времето за постигането им.
На следващият етап, на основата на направената оценка, се извършва избор на пътя, по който организацията ще върви за достигане на целите си. Разбира се, може да се изберат и повече от един път за действие. На този етап се осъществява взимането на управленско решение, определящо комплекса от дейности, които ще бъдат извършени. С това планът е съставен.
За реално осъществяване на този етап е необходимо да се съставят помощни планове и задълженията да се разпределят по звена и отдели. Това се извършва на следващия етап. Съставят се планове за закупуване на необходимите материали, оборудване, за наемане и обучение на работниците, за разработване на нов продукт и др.
На последния етап в процеса на планирането се разработват бюджетите както за основния, така и за помощните планове. С тях се определят както разходите и отпуснатите средства, така и приходите.