Сравнително нов, но високоефективен тип планиране (от 60-те години насам) е стратегическото планиране . Стратегическото планиране е един от най-важните компоненти на стратегическия мениджмънт. Нарича се стратегическо, защото е свързано с разработване на стратегия (и) за развитие на организациите в дългосрочен план. То често се дефинира като :
“Систематично планиране на управленските отговори на три базови въпроса :
Какво ще правим и за кого ще го правим ?
Какви цели желаем да достигнем ?
Как ще управляваме дейностите на огнизацията, че да достигнем избраните цели?
или :
“Управленски процес на адаптиране на организационните ресурси към пазарните възможности в дългосрочен план, т.е. стратегическото планиране е тотална концепция на организационната дългосрочна ориентация”.
Накратко казано, стратегическото планиране е процес на определяне на дългосрочните цели на организацията и разработване, избор на стратегия (и) за постигането им.
Стратегическото планиране е дисциплинирано усилие да се реализират основни решения и действия, които оформят и направляват това, което представлява дадена организация. То е приоритет и отговорност на висшето ръководство и има за цел да повиши способността на една организация да мисли и действа стратегически. Същевременно, за да се осигури последователно и съгласувано приложение на стратегическото планиране е нужен един организационен отдел, звено в организацията, които и да действа като контролно звено.
Доброто стратегическо планиране използва структуриран подход, като дава възможност на организацията да посреща неизбежните промени и сама да оформя бъдещето си, вместо да се подготвя за него. То започва именно с преосмислянето на това с каква дейност се занимава организацията и къде ще бъде тя в бъдеще. Стратегическото планиране не е планиране на всичко в една организация, а насочва усилията за дефиниране на основните резултати и ключови фактори на успеха, т.е. онова, което е изключително важно значение за нейното бъдеще.
Затова и потенциалните ползи от стратегическото планиране са :
- определена насока, в която трябва да бъдат фокусирани усилията за подобрения;
- непрекъснато оптимизиране на процесите и системите в организацията за повишаване на ефективности и ефикасности;
- по-добро разбиране на ситуацията или оценка на постигнатия напредък;
- по-добро вземане на решения;
- повишени организационни възможности;
- подобряване на комуникациите;
- увеличена политическа подкрепа.
Основното, което отличава стратегическото планиране от обикновенното и дългосрочното планиране като по общ процес, е :
- времевият хоризонт. От една страна, чрез стратегическото планиране се набелязват цели и дейности за сравнително дълъг период от време, а от друга, тяхното изпълнение оказва дълговременно въздействие върху организацията;
- целево и силно въздействие в продължетлен период върху организацията. Стратегическото планиране набелязва значително по-големи промени в организацията и в насоките на действията и;
- концентрация на усилията. Стратегията обикновено изисква концентрация на усилията и ресурсите на организацията за изпълнение на ограничен брой стратегически цели. Това води до намаляването им в други рутинни дейности, които не са пряко свързани с изпълнението на стратегическите цели;
- модел на вземане на решения. При избор на цели и стратегии се взимат определен брой стратегически решения. За да бъдат изпълнени те, трябва да се вземат редица други, с по-ограничено по време и мащаби на въздействие управленски решения. Стратегическите и подпомагащите тяхното изпълнение решения имат йерархична съподчиненост и образуват пирамида;
- прониква и влияе върху всички дейности на организацията. Всички аспекти на дейностите се осъществяват в стветлината на на белязаните дългосрочни цели и основни пътища за достигането им.
Трябва да се прави разлика между дългосрочното и стратегическото планиране, въпреки че времевите им хоризонти може да съвпадат. Дългосрочното планиране изхожда от съществуващите за организацията потенциал, условия и цели извличане на максимален ефект от тях. Стратегическото планиране, анализирайки сегашното състояние на организацията и обкръжаващата я среда и прогнозите за развитието им, е ориентирано към осъществяване на съществени промени в бъдеще с цел осигуряване на растеж и просперитет.
Интересът на организациите към стратегическото планиране напоследък нараства неимоверно много, защото:
1. То подпомага координацията на всички дейности, особено в големите организации, за дълъг период от време по различните отдели като производствен, финансов, маркетингов, научноизследователски, конструкторски, технологичен и др.
2. То помага на ръководството да определи главните тенденции в изменението на обкръжаващата среда и да им реагира адекватно, т.е. то свързва организационите цели с особеностите и изискванията на обкръжаващата среда.
Стратегическото планиране в организацията може да се осъществи на следните нива в зависимост от размера и степента на диверсификация на организацията :
1. Стратегическо планиране на ниво организация. При него ръководството дефинира организационната мисия и цели и формулира стратегии за достигане на тези цели. Тези цели и стратегии определят рамките, в които се планира дейността в отделните звена. Това глобално планиране отчита финансовите възможности и нужди на организацията, производствените и маркетинговите и възможности, усилията на научноизследователските отдели, потребностите на персонала и т.н.
2. Стратегическо планиране на ниво стратегическа административно-териториална или стратегическа бизнес единица . Всяка такава единица изработва свой стратегически план, който е съобразен с постигането на глобалните цели на организацията.
3. Стратегическо планиране на функционално ниво.
Разработването на стратегии във всяка функционална област на действие е условие за прилагането и изпълнението на базовите стратегии.
При съставянето и изпълнението на функционалните стратегии са възможни конфликти между отделите За да се избегнат те, е необходима координиращата дейност на ръководителите от по-високите нива. В рамките на всяка функционална стратегия се разработват собствени политики, процедури и правила.
Стратегическото планиране се състои от няколко свързани етапа. Последователността им описва една ефективна, макар и недостатъчно детайлизирана и подробна процедура за практическо осъществяване на това планиране.
Стратегическото планиране трябва да се разглежда като процес, върху протичането на който влияе непрекъснато изменящата се обкръжаваща среда. Изменящите се условия на функциониране на организацията изискват своевременно реагиране чрез нанасяне на корекции по цялата верига от компоненти на планирането.
Обкръжващата среда на организацията и изисква и налага:
- Дефиниране на глобалната цел и мисията на организацията;
- Определяне целите на организацията;
- Формулиране на стратегическия план;
- Изпълнение на стратегическия план;
- Оценка и коригиране на стратегичския план.
Процесът на стратегическо планиране в организацията
Стратегическото планиране е процес, включващ комбинация от правила за взимане на решения за развитието на организацията. Основните правила са три :
- Правила, които определят средствата за оценка на настоящето и бъдещето състояние на организацията;
- Правила, които обосновават връзките на организацията с външната среда : партьори, държвата и нейни органи, други заинтересовани лица, събития и факти;
- Правила, които установяват вътрешните връзки и взаимовръзки, както и определят средства за оценка как организацията функционира и как се свързва с подобни организации.
За стратегическото планиране и неговото значение могат да се посочат много определения :
- Стратегическото планиране се занимава основно с взаимодействието на дадена органицзация с нейната среда и създаването и додържането на динамичен баланс между двете, така че да се използват в максимална степен наличните и потенциани ресурси, максимално да се оползотворят благоприятните възможности и да се неутрализират заплахите, пред които средата я поставя;
- Стратегическото планиране е този елемент от работата на ръководителя и от функциите на организацията, чрез който се предизвиква промяната, вместо просто да се реагира на вече настъпила промяна. Стратегическото планиране включва изборът, който се прави по отношение на общите цели на организацията, ориентирани към бъдещето, при което от особена важност е да се включат и, иначе неконтролируемите сили от околната среда.
- Същността на стратегическото планиране е в системното управление на възможностите и заплахите, които комбинирани с други добре подбранни данни, дават основата за правилните решения на организацията, чрез които тя може да оползотвори възможностите и предотврати заплахите. Да планираме, означава да проектираме едно желано бъдеще и да идентифицираме начините, по които да го превърнем в реалност.
- Процесът на стратегическо планиране изисква системни усилия от страна на организацията, чрез които тя може да посрещне неизбежните промени и да предвиди бъдещето си. Значението на този процес е в това, че той дава възможност на организацията сама да оформя бъдещето си, вместо просто да се подготвя за него.
- Без съмнение целта на стратегическото планиране е да се подобри качеството на днешните решения в “светлината” на бъдещето развитие, като се въведат и осигурят общи правила с оглед постигане на по-добра организация и процеси т.е. система от независими компоненти, които работят заедно за да се постигнат целите на организацията.
След 1989г. и особено след приемането на Конституцията на Република България на 12 юли 1991г. започна процес на дълбоки промени в органите на държавната власт и тяхната администрация. Целта беше да се осигури нова правна уредба за ролята, функционирането и статута на държавната служба в България. Освен другите съображения, реформата на държавната администрация се схващаше и като първостепенен фактор за подготовката на страната за бъдещето членство в Европейския съюз.
От 1998 до 2004г. Европейската комисия публикуваше Редовни годишни доклади за напредъка на България. В допълнение към това програмата СИГМА на Комисията и Организацията за икономическо сътрудничество и развитие издаде различни доклади, които дават оценка за напредъка, постигнат от България в областта на стратегическото планиране, разработването, координицията и прилагането на политики през годините, както и за слабостите, които трябва да бъдат преодолени за постигане на пълно съответствие с критериите за присъединяване през 2007г.
В оценката си от 2003 г. за стратегическото планиране и координация в България СИГМА (Policy-making and Co-ordination Assessment, 2003.)
изтъкна постигнатия напредък, но и добави, че ако не се укрепи капацитетът на министерствата във връзка с разработването и прилагането на публичните политики, България ще изпита трудности, свързани с цялостното и участие в процеса на взимане на решения в ЕС след присъединяването си.
Настоящето учебно пособие по стратегическо планиране и управление също трябва да допринесе за по-нататъшното усъвършенстване на стандартите по изготвянето и координацията на политиките като част от действията, предприемани от българското правителство и местните органи и организации.
Особено при разработка на процедури за ранно и редовно включване на експерти от администрацията на Министерския съвет и министерствата в процеса на планиране и разработване на политики и нормативни актове. При всичко това то неможе да не отчита и се придържа към изложението в издаденото от Министерския съвет Ръководство за стратегическо планиране и разработване на политики в България от 2007 г.
Стратегическото планиране и координация са част от цикличен процес, чрез който една идея се трансформира в политическа визия, а тази визия – в публични политики, които да доведат до резултати,т.е. до желаните промени в реалния свят. Целта сега е да се подпомогне разбирането на процеса на стратегическо планиране, разработване и координация на политики и актове.
Цикълът на секторните политики се състои от четири фази :
1. вникване в проблема = стратегическо планиране;
2. формулиране на решенията = разработване на политики;
3. осъществяване на решенията и проверка на прилагането = прилагане и мониторинг;
4. оценка на успеха на процеса = оценка.
Следователно, стратегическото планиране се определя като начин да се набележат и предприемат мерки за постигане на желани бъдещи състояния. Това е процес на разработване на планове за постигане на общи и конкретни цели, които се обобщават във визията и избраните ценности. ( Ръководство за стратегическо планиране и разработване на политики в България, С, Министерски съвет, 2007 г.).
Разработването на политики определя
- избор на метод на действие измежду различни алтернативи и в контекста на дадени условия, чрез който да се насочват и определят настоящите и бъдещите решения;
- генерален цялостен план, който обхваща общите цели и приемливите процедури на компетентния орган на изпълнителната власт.
Част от фазата на разработването на политики са оценката на въздействието, координацията – вътрешна и междуведомствена, и обществените консултации.
Оценка на въздействието е анализът, чрез който се извършва теориетична оценка и при възможност стимулиране на прогнозните икономически, финансови, социални, екологични, демографски и други последици от прилагането на един акт за обществото или сектора, за които е предназначен.
Координацията включва всички действия, насочени към установяване и разрешаване на различията в целите, становищата и мненията на министерствата, като се отчитат евентуалните възражения и интересите на всички заинтересовани страни в рамките на изпълнителната власт и нейната администрация, при което общата цел е да се изгради консенсус относно разработката и съдържанието на проекта.
Обществени консултации са действията, насочени към установяване и отчитане на интересите и мненията на заинтересованите страни извън изпълнителната власт и нейната администрация(местни власти, професионални и бизнес организации, други неправителствени организации и др.). Това може да бъде процес, осъществяван по официален път чрез искане на становище или мнение от консултативен орган, както и система от неформални срещи или дискусионни форми с участието на обществеността и нейните организации.
Прилагането се определя като активен процес на обосновани и планирани административни действия, насочени към постигането на стратегическо планиране.
Мониторингът се определя като системно и непрекъснато събиране, анализ и използване на информация за управленски контрол и вземане на решения по време на прилагането.
Оценката се определя като процес на преценяване на публичните политики след тяхната реализация от гледна точка на техните резултати и въздействие, както и на потребностите, чието удовлетворение се цели с тях.
Четирите изменения на цикъла трябва да бъдат анализирани в съществуващия контекст на три нива :
- политическа среда и нужда от координация;
- организационна структура на изпълнителната власт и нейната администрация и правила за тяхната работа;
- по-широк обществен контекст и нужда от консултации.
Всяко едно от тези измерения има своя собствена относителна значимост в предложения модел на цикъла на секторните политики, така че нито едно от тях не може да бъде пренебрегвано.
На практика процесът на планиране, разработване и прилагане на публични политики предполага, че лицата, ангажирани с „правене” на политики, рядко започват от нулата и че по-скоро участват в един непрекъснат цикъл на (пре)оценка, анализ, разработване и прилагане, като началните импулси могат да произтичат от различни източници в различни моменти: държавните органи, гражданското общество, дрги външни фактори – човешки или природни – могат да действат като катализатори за започване или насочване на даден проект.
Често процесът се основава на данни или информация, получени по време на прилагането, мониторинга или последващата оценка на минали политики или актове.
Това означава, че аналитичният капацитет трябва да бъде системно осъвършенстван, за да се обосновават обективно и изчервателно вариантите измежду които компетентният орган следва да направи точния избор в подходящия момент.
Цикъл на секторните политики:
- процес на планиране;
- разработване;
- прилагане;
- оценка на публичните политики.
Следователно понятието „публични политики” се използва като общ термин, означаващи дейност/и, осъществявана/и от държавен орган, разполагащ със законодателни, политически и финансови правомощия за това.
Публичните политики се планират, разработват и прилагат чрез различни концепции, програми и стратегии, закони, както и чрез изготвяните и приемани от органите на изпълнителната власт подзаконови нормативни актове и свързаните с тях общи административни актове.
Очевидна е ключовата роля в процеса на планиране, разработване и прилагане на публичните обработки на изпълнителната власт на Министерския съвет, министерствата и агенциите, областните управители и на техните администрации.
