Според времето, в което се извършва, счетоводното отчитане се разделя на текущо и периодично:
Текущото счетоводно отчитане се изразява в последователното отчитане по време и по място на протеклите стопански операции. То се дели или бива хронологично и систематично. Хронологичното счетоводно отчитане се изразява в последователното отразяване чрез съставяне на счетоводни статии на стопанските операции и регистрирането им в хронологична последователност в регистрационните дневници на сметките.
Наименованието на регистрационните дневници на сметките може да бъде различно в зависимост от възприетата форма на счетоводство. При автоматизираното машинно създаване на счетоводна информация ролята на такива дневници изпълняват машинограмите на сметките. Чрез хронологичното счетоводно отчитане, а в същност това представлява самото водене на сметките, се осъществява систематизирането на данните за стопанските операции според хронологичното им, последователното им протичане и преобразуването на тези данни в счетоводна информация.
Систематичното счетоводно отчитане е неразделна част от хронологичното. Те се осъществяват в същност едновременно систематичното счетоводно отчитане обхваща вписването на оборотите по сметките в различни дневници на сметките в така наречения дневник главна книга.
Хронологичното счетоводно отчитане може да бъде: синтетично и аналитично.
- Синтетичнто счетоводно отчитане е обобщено, без подробности. Осъществява се чрез т.нар. синтетични счетоводни сметки. Продукт на синтетичното счетоводно отчитане е информацията за външни потребители, която се представя във финансовия отчет. Например разгледаните вчера сметки, материали, доставчици са пример на такова синтетично счетоводно отчитане без подробности.
- При аналитичното счетоводно отчитане стопанските операции се отчитат с подробности – всичките или най-важните. За целта към синтетичните счетоводни сметки се водят и аналитични. Аналитичните счетоводни сметки нямат самостоятелно значение без синтетичната счетоводна сметка. Те се откриват, водят и приключват по същия начин както синтетичните и в пълно съответствие с характера на обекта, чието състояние се отчита чрез синтетичната счетоводна сметка. Например аналитичното счетоводно отчитане към сметки, материали, продукция, стоки би трябвало да дава допълнителна информация за тях по складове, по материално отговорни лица и за движението им по отделен вид, номенклатура. При наличието на шифри на синтетичните сметки, аналитичното отчитане може да се осъществи чрез разлагне на шифъра като към съответната синтетична сметка се създават аналитични сметки от по-нисш ранк с четирицифрен и петцифрен шифър. Те се наричат още подсметки. Аналитичното отчитане може да се задълбочи на следващо равнище, но вече с аналитични сметки, които могат да са многобройни и поради многобройността си могат да са и без шифър и да носят наименованието на съответния материал.
Вземанията и задълженията могат да бъдат отчитани аналитично по субекти, към които имаме задължения или вземания и след това се посочва остатъка, който има по вземането, по задължението. Аналитичните сметки, ако счетоводството се води ръчно могат да бъдат на листове, картони, дневници в съвременната практика на автоматизирано водене на отчетността аналитичното отчитане, в зависимост от възможностите на софтуера се води успоредно със синтетичното.
Периодичното отчитане се основава на текущото счетоводно отчитане и се изразява в извършване на съвкупност от счетоводни дейности и процедури за да се получи информация за осъществената стопанска дейност от предприятието и за формирания финансов резултат в края на отчетния период. Носители на информация за този финансов резултат са междинните финансови отчети и годишният финансов отчет. Периодичното отчитане в края на отчетната година се нарича годишно счетоводно приключване то представлява съвкупност от действия и процедури за обобщаване и логично преобразуване на счетоводната информация в съответствие с поставените цели. за целта в предприятието трябва да се създаде нужната подготовка.
Счетоводното приключване се осъществява на етапи и е един доста продължителен процес. На всеки етап последователно се създава информацията, която да доведе до вярното и честно представяне на имущественото и финансово състояние на предприятието. Един от най-важните етапи е проверка на достоверността, на точността на воденето на текущото счетоводно отчитане. Тя се осъществява чрез създаването на оборотни ведомости за сметките. Във оборотните ведомости трябва да се получат определени равенства, което е доказателство за верността на воденото текущо счетоводно отчитане. Преди всичко трябва да има равенство между салдата на синтетичните и аналитичните сметки. Затова най-напред се съставят оборотните ведомости на аналитичните сметки към всяка синтетична сметка. В тази оборотна ведомост се съпоставят следните неща:
- равенствата, които се изискват е началните салда по аналитичните сметки като сума да са равни на началното салдо по синтетичната сметка.
- дебитните обороти по аналитичните сметки да са равни на дебитния оборот на синтетичната.
Кредитните обороти на аналитичните, като сума трябва да са равни на кредитния оборот на синтетичната и крайните салда на аналитичните сметки трябва да са равни на крайното салдо на синтетичната сметка. Съставя се след това оборотна ведомост на синтетичните сметки.
Ако началните салда са вписани вярно от предходния период, при тях не би следвало да има разминаване. Най-често разминаване и несъвпадение се получава при съпоставката на дебитните и кредитните обороти и на крайните салда – дебитни и кредитни. Те са продукт на текущото отчитане през периода и е напълно възможно да се допуснат грешки. Тези грешки трябва да се открият и да се отстранят. В счетоводството се допускат грешки. Често те са неумишлени и в процеса на текущата работа. Тези грешки се допускат най-често поради невнимание, но понякога и поради незнание. Най-често се свеждат до следните: неосчетоводени стопански операции, но не е отразен счетоводния процес; осчетоводени стопански операции, но липсват първични документи; повече от един път осчетоводени стопански операции; осчетоводени операции с грешни суми. Много честа грешка – неправилна кореспонденция между сметките, а също неразнесени суми по регистрите. Според техния характер счетоводните грешки могат да бъдат разграничени на логически, технически и аритметични. Според начина на прилагане на счетоводните способи, т.е. на способите на счетоводния метод, това могат да са грешки при документиране, при инентаризиране, при оценка, при калкулация, при отчитането чрез счетоводни сметки и двойното записване по сметките и при балансовото обобщаване и сводиране на отчетна информация. Според етапа на счетоводния процес, при който са допуснати грешките, те могат да са: при първичното документиране, при текущото отчитане, при обобщаването на информацията и при приключването на счетоводните сметки.
Счетоводните грешки трябва да бъдат своевременно открити и отстранени. Възможните способи са следните: анулиране на документи: отнася се само за първични счетоводни документи като сгрешените документи трябва да се съхраняват. Следващият способ е способа на корекцията – има много ограничено приложение. Използва се обикновено при ръчния способ на водене на регистри на сметките като сгрешената сума се зачертава, но така че да се вижда, написва се вярната и този който е направил корекцията се подписва. Следващият способ е съставяне на допълнителна счетоводна статия. Прилага се в случаите, когато е съставена вярна счетоводна статия, но за по-малка стойност. Следващ способ е сторнировъчен способ. Съществуват два основни вида сторно – черно и червено, при черното сторно се съставя счетоводна статия, която е точно противоположна на сгрешената за същата сума. Така сгрешеното записване се анулира, но пък изкуствено се завишават оборотите по сметките, което за някои сметки е нежелателно и недопустимо. При червеното сторно се съставя идентична статия като сгрешената, но сумата е с отрицателен знак. Проблемът е, че този способ не може да се приложи при грешки от предишни отчетни периоди. Когато бъдат открити грешки за предишен отчетен период във следващ отчетен период, в някои ситуации например при разчетните взаимоотношения се прилага принципът на черно сторно, но в други случаи, особено при сметките за приходи и разходи, корекциите са за сметка на финансовия резултат.
