13. Документиране на стопанските операции.

В системата на счетоводството, документирането е начинът, чрез който се запазват данните и информацията за протеклите стопански операции. Документарната обоснованост позволява да се фиксират точно мястото и времето на протичане на стопанските операции и отговорността на лицата участвали в стопанските операции. Документите са носителите, материални, технически, електронни за фактите и данните по стопанските операции. Стопанска операция, която не е документирана не може да бъде осчетоводена. Счетоводните документи могат да са оригинални или създадени чрез апаратура за копиране или телеграфно или телефаксно предаване, но тогава върху копията трябва да са на лице подписите на лицата изпратили или създали документа. Съгласно закона за счетоводството, счетоводните документи могат да са първични, вторични и регистри. Първичният счетоводен документ е този, в който за пръв път се регистрира стопанската операция. Тези документи се съставят към момента на извършване на стопанската операция и на местата където това става. Първичиният счетоводен документ, който засяга само предприятието съдържа съгласно закона за счетоводството най-малко следната информация: наименование и номер с арабски цифри; дата на издаване; предмет на стопанската операция; стойностно изражение; име, фамилия и подпис на съставителя, също наименование на предприятието; адрес и номер за идентификация на издателя и на получателя. Допустимо е някои от тези атрибути да липсват и пак да се приеме, че е на лице документална обоснованост, при условие че има други документи, които удостоверяват липсващата информация. Законът предвижда и редица случаи, които може и да не се изисква първичен документ, те са изброени. Преобладаващата част от първичните счетоводни документи, с които работи предприятието се създават от самото него и имат значение само за него. На това основание те се наричат вътрешни първични документи, друга част от първичните документи могат да засягат и външни лица или пък да постъпват в предприятието от външни лица и на това основание те се наричат външни. При тях задължително трябва да са на лице наименованието и адресите на предприятието, регистрационните номера и името и фамилията, както и подписа на съставителя на документа, защото той носи правната отговорност за верността на данните, посочени в документа. Поправки и добавки в първичните счетоводни документи съгласно закона за счетоводството не се допускат. Сгрешен първичен документ се анулира, но се пази и се съставя нов. Лицата разпоредили извършването на сделки и операции носят отговорност за целесъобразността и правомерността на тяхното осъществяване, за това те също трябва да подписват първичните счетоводни документи във връзка с тези зделки и операции. Първичните документи се съставят четливо, на български език, в левове и с арабски цифри. При сделки, договорени в чужда валута, счетоводните документи могат да бъдат съставени и на чужд език в левове и в чуждестранна валута, но задължително трябва да постъпват в предприятието с превод на български език и да съдържат атрибутите и реквизитите предвидени от нормативната наредба. В счетоводната практика вече не се прилага албумът от счетоводни документи, но това е общо взето консервативна система. Предприятията сами определят съвкупността от първични и вторични счетоводни документи като се съобразяват с изискванията на закона за счетоводството, закона за електронния документ и електронния офис и други закони, в които се регламентират изисквания към документите. Вторичните счетоводни документи се наричат така, защото в тях за втори път, т.е. вторично се регистрират стопанските операции. Те са вътрешни документи, съставени на основата на първични документи. Паричните документи на основата, на които са съставени вторичните се прилагат към тях. например разчетно платежната ведомост за заплатите е пример на такъв вторичен документ. Друг често срещан вторичен документ е авансовият отчет. Там едно лице описва всички разходи, които е направил при командировката си, за да могат да бъдат отчетени фактическите разходи за командировката. Третият вид документи – счетоводните регистри, са документи, в които се систематизират в хронологична последователност регистрираните в първичните и вторични счетоводни документи изменения на средствата на предприятието и на техните източници. Както вторичните документи, така и регистрите имат задължителни реквизити като наименование, адрес, регистранционен номер на предприятието, дата на съставяне и завършване, името и подписа на съставителя на документа. Допуска се да се правят промени, поправки по-точно във вторичен документ тъй като те са подкрепени с първични документи и може да се докаже достоверността на поправката. Във всяко предприятие се съставят, ползват и архивират множество документи. Движението на документите от момента на тяхното издаване или постъпване в предприятието до момента на предаването им в архива на предприятието се нарича документооборот. Организатора на документооборота в предприятието е главният счетоводител. Той съставя т.нар. план-график на документооборота. В неговата първа част – планът се описват стопанските операции, които протичат в предприятието и документите, чрез които те трябва да се регистрират. Във втората част – графикът се посочват сроковете за съставяне на всеки един документ, лицата, които трябва да ги съставят, сроковете, в които трябва да се предадат и лицата, на които трябва да се предадат. Също така кой трябва да осъществи обработката на документите и сроковете, в които те трябва да се предадат за съхранение. Счетоводната информация и документите, на основата на които тя е създадена могат да се съхраняват както в архива на предприятието, така и в архиви на специализирани за целата предприятия върху хартиени или технически носители. В това отношение трябва да се съблюдават изискванията на закона за държанвния архивен фонд както и други нормативни актове. Ведомости за заплати се пазят 50 години, счетоводни регистри и финансови отчети 10 години, документите за данъчен контрол – до 5 години от изтичане на давностния срок за погасяване на задължението, което документите за данъчен контрол удостоверяват. Всички останали години поне 3 години. След изтичане на сроковете за съхранение, ако не подлежат на предаване на държавния архивен фонд могат да се унищожат. Архивирани документи в предприятието могат да се ползват само с разрешение на главния счетоводител. Те трябва да се съхраняват в каса защитена от пожар, желателно в отделно помещение за да се предотврати загубването на документите в специален дневник трябва да се вписва лицето, на което е предаден документа, датата на предаване, срока на ползване, датата на връщане.