Най-общо разходите могат да се определят като изменения, предизвикани от стопанските операции и събития, които водят до намаляване на активи или до възникване или увеличаване на пасиви. Според дейността, в която се реализират, разходите в БП биват:
- бюджетни разходи, извънбюджетни разходи и разходи за други дейности.
Според икономическата си същност различаваме:
- разходи за дейността
- финансови разходи и
- извънредни разходи
Счетоводното отчитане на разходите в предприятията от публичния сектор се осъществява при спазването на принципа за текущо начисляване, т.е. разходите се отразяват за периода, в който са възникнали, независимо от паричното им проявление. Специфично за БП е, че принципът на текущото начисляване се допълва от прилагането на принципа за паричните потоци. Така се удовлетворява изискването за ежемесечно съставяне на отчет за касовото изпълнение на бюджета, извънбюджетните сметки и фондове. В този отчет се отразяват само разходите, които са намерими проявление като изходящи парични потоци. Двата принципа (текущо начисляване и паричния поток) са с важно значение в БП, но основният, водещият принцип винаги е на текущото начисляване.
В единия сметкоплан на БП за отчитането на разходите е предвиден раздел 6 Сметки за разходи. Съществена специфика на бюджетното счетоводство е, че към тези сметки аналитичното отчитане е по параграфите на едината бюджетна класификация:
1. Разходи по икономически елементи – отчитат се по сметките от гр.60. Всичките сметки от тази група са активни с изключение на сметка 6048 Сторнирани разходи за провизии на персонала (тя е пасивна сметка). Разходите за материали се оценяват по един от методите: средно претеглена цена, FIFO (първа входяща – първа изходяща) или конкретно определена цена (LIFO е препоръчителен при свръхинфлационни икономики.
При възникване на разходи за материали:
Д-т 601
К-т 302
Разходите за външни услуги са нематериални разходи. Отчитат се, както следва:
Д-т 602
К-т гр.40, гр.50
Разходите за амортизации се използват само за извънбюджетната и другите дейности:
Д-т 603
К-т гр.24
Разходите за заплати:
Д-т 604
К-т 421, 422
За начисляването на провизии за евентуално неползвания годишен платен отпуск:
Д-т 6047
К-т 4230 Провизии за бъдещи плащания към персонала
На 01.01 следващата година начислената провизия се сторнира:
Д-т 4230
К-т 6048
При този вариант на отчитане информация за неползвания годишен отпуск се следи само извънсчетоводно.
Когато се ползва платен отпуск от предходния отчетен период, то стойностния му размер се изчислява в съответствие с актуалното трудово възнаграждение и за отчитането му се съставя статията: Д-т 6042
К-т 4211
Към 31.12 сметка 6048 при годишното приключване сметката се приключва като се дебитира срещу кредитиране на сметките от подгр. 120.
В БП се създава и счетоводната информация за РЗ на персонала, която се изплаща в натура. Използва се сметка 6049. Така например предоставените като работна заплата материални запаси се отчитат като приходи от продажби, а отчетната им стойност се изписва като разходи. Съставят се следните счетоводни статии:
- за начисляване на РЗ, която ще се изплати в натура
Д-т 6049
К-т подгр.711
Тази статия се съставя със справедливата стойност на предоставения стоково-материален запас. Ако БП е регистрирано по ЗДДС с размера на дължимия ДДС се кредитира сметка 4511.
- за отписване по отчетната стойност на предоставените като РЗ стоково-материални ценности:
Д-т гр.61
К-т раздел 3
- ако начисленото възнаграждение за изплащане на РЗ се погаси в натура:
Д-т 421
К-т 711
Едновременно с това се съставя счет. статия за изписване на стоково-материални ценности.
Пример: Начислена е РЗ, която ще се изплаща в натура под формата на стоки със справ. Ст/ст 50000 лв и отчетната стойност 40000 лв. Предприятието е регистрирано по ЗДДС.
Д-т 6049 60000
К-т 4511 10000
К-т 7114 50000 – спредлива стойност
Д-т гр.61 40000
К-т 3040 40000
Разходите за социални осигуровки се изчисляват и начисляват, съгласно възнагражденията по видовете трудови правоотношения. Специфично е, че тези разходи се отчитат като трансфери!!!
Д-т 605
К-т 759 Трансфери за поети осигурителни вноски
Само предприятията, които се финансират от общински бюджет извършват разчети с осигуритеи самостоятелно и отчитат разходите за осигуровки по общия ред
Д-т 605/ К-т 455
Разходите за данъци и такси се отчитат със статията:
Д-т 606
К-т гр.45
Едно изключение от това правило е начисляването на данъка за реализираните приходи от стоп. Дейност по ЗКПО. Използва се сметка 7190 Отчисления за данък върху приходите от стопанска дейност на бюджетните предприятия по ЗКПО, които осъществява стопанската дейност са длъжни да начисляват дължимия данък за периода, за който са реализирани приходи и да го внесат в републиканския бюджет до 15-то число на месеца, следващ месеца на начисляването на прихода.
Счетоводната статия е: Д-т 7190
К-т 4512
Разходите за придобиване на некапитализирани активи (земи, инфраструктурни обекти,активи с историческа и художествена стойност, книги в библиотеките и др.):
Д-т 607
К-т гр.50, гр.40
Като същевременно актива се заприходява задбалансово:
Д-т 990
К-т 9981
Бойната и разузнавателната техника в Министерството на отбраната не се заприходяват задбалансово.
В дейността на БП специфичния обект на отчитане са преписаните разходи. По своята икономическа същност те са нереални (проформа) трансфери между отделни предприятия в бюджетната сфера. Тези разходи не са пряк трансфер, а са съпътстващи на осъществяващата дейност от БП. Със създаването на отделна счетоводна информация за тях се цели да се обхванат всички разходи, независимо дали са с проявление на изходящ паричен поток или са само начислени:
Д-т подгр.608
К-т 768
БП, което предоставя услугата трябва да покаже приход, но без входящ паричен поток:
Д-т 768
К-т 718
Пример: Общината в град Х преотстъпва конферетна зала на Министерството на финансите за национален конгрес. Ползването на залата е за 5 дни на обща стойност 20000 лв и се счита за преписан разход.
В общината Д-т 768 20000
К-т 718 20000 реално не се плаща нищо
В министерството Д-т 608 20000
К-т 768 20000
Другите разходи в БП се състоят главно от разходи за командировки. Отчитат се по сметки от подгр.609. Обикновено К-т 426 Подотчетни лица, гр.50 и др.
Разходите по икономически елементи от гр.60 се приключват към 31.12 със счетоводна статия: Д-т подгр.120
К-т гр.60
С изключение на сметка 6048, при която е точно обратното, защото е пасивна.
2. Отчетна стойност на продадените активи
Строго специфично за БП е, че отчетната стойност на продадените активи се отчита като вид разход по сметките от гр.61
Д-т гр.61
К-т 20, 21, раздел 3
В края на отчетния период гр.61 се приключва, както следва:
Д-т 120
К-т гр.61
3. Отчитане на предоставените субсидии и помощи
Д-т 642, 644, 645
К-т раздел2, раздел 3, гр.50
Към 31.12 сметките от гр.64 се приключва:
Д-т 120
К-т гр.64
4. Извънбюджетни разходи обикновено са свързани със стоп. дейност на БП. Някои БП ги отчитат освен по балансовите сметки от раздел 6 и по специфичната задбалансова сметка 9931 Разходи за стоп.дейност, като най-малко веднъж на 3 месеца и при годишното счетоводно приключване с размера на извънбюджетни разходи се съставя статията:
Д-т 9931
К-т 9981
5. Финансови разходи са обикновено платени лихви, комисионни и др. Отчитат се по сметките от гр.62, които в който в края на отчетния период се приключва с гр.120. Специфично за БП са приписаните разходи за лихви. Те възникват при получаване на безлихвените заеми. С тях се съставя статията:
Д-т 628
К-т 768
6. Извънредни разходи – отчитат се по сметки от гр.69. Това са отписани вземания, липси на активи, бракуване на активи.
Д-т гр.69
К-т раздел 2, 3, 5
В края на отчетния период извънредните разходи се приключват:
Д-т 1309
К-т гр.69
Специфичното е и приключването на формираните отрицателни преоценки на активи и пасиви
7802 отрицателни преоценки на активи
7808 Отрицателни преоценки на пасиви.
Приключват се със сметка 1301.
