По своята икономическа същност ДМА са ресурси на предприятието, които имат материално веществена форма и се използват продължително време в стопанския оборот. Икономическите изгоди свързани с ДМА се черпят многократно и в течение на дълъг период от време (повече от 12 месечен период). За да се причисли даден актив на предприятието към групата на ДМА е необходимо да отговаря на следните важни изисквания:
а) да е придобит и притежаван от предприятието ресурс, който има натурално веществена форма
б) да се използва за производството, доставката или продажбата на активи или услуги, за отдаване под наем, за административни или за други цели
в) да се очаква активът да бъде използван през повече от един отчетен период
г) стойността на актива да може надеждно да се изчисли
д) предприятието да очаква да получи икономически изгоди свързани с актива
За отчитане на ДМА се използват синтетичните сметки от група ДМА. За да се осигури по-подробна информация за ДМА към тези синтетични сметки трябва да се организира подходящо аналитично отчитане.
I. Счетоводно отчитане на придобиването на ДМА
1. Отчитане на придобиването на ДМА чрез покупка - придобитите чрез покупка ДМА се оценяват по цена на придобиване; в нея се включват- покупната цена и всички разходи пряко свързани с привеждането на актива в работно състояние в съответствие с предназначението му
Когато доставката на ДМА е продължителен процес и е свързана с редица разходи в това числи и за монтаж, при отчитането се използва сметка- разходи за придобиване на ДМА. Тя според критерия структура и предназначение на сметките е операционна по-конкретно калкулационна сметка. По дебита и се отразяват покупната цена и останалите разходи извършени за доставянето на актива и за привеждането му в работно състояние. По този начин по сметката се формира цената на придобиване на закупения ДМА. След завършване процеса на придобиване и въвеждане на актива в употреба сметка- разходи за придобиване на ДМА се кредитира с определената вече цена на придобиване, срещу дебитиране на съответната сметка от група ДМА, предназначена за текущото отчитане на закупения актив. Така се отразява заприходяването на актива в състава на имуществото на предприятието.
Когато предприятието е регистрирано по закона за ДДС то не включва в цената на придобиване на закупените ДМА начисления от доставчиците ДДС с право на данъчен кредит, съгласно издадените от тях фактури. Този данък се отразява по дебита на подсметка - начислен данък за покупките, която се води към синтетичната сметка- разчети за ДДС.
Когато доставката на ДМА не е продължителен процес свързан с последователно отразяване на разходи въз основа, на които се формира цената на придобиване, в отчетния процес не е необходимо да се използва сметка Разходи за придобиване на ДМА. В този случай закупеният актив се записва направо по дебита на съответната сметка от група ДМА, предназначена за текущото му счетоводно отчитане.
2. Отчитане на придобиване на ДМА по реда на непарични (вещни) вноски от съдружници - ДМА придобити като дялови вноски на съдружници при учредяване на търговското дружество или при последващо увеличаване на неговия основен капитал се оценяват по справедливата (пазарната) им стойност; оценката се извършва от вещи лице оценители; счетоводна информация за ДМА получени като дялови вноски на съдружници се създават като се дебитират съответните сметки от група ДМА отразяващи внесените активи срещу кредитиране на сметка Основен капитал или сметка Вземания по записани дялови вноски- в зависимост от това дали времето на записване на дяловите вноски съвпада или несъвпада с времето на тяхното внасяне.
3. Отчитане на придобиването на ДМА под формата на финансиране - ДМА получени под формата на финансиране от държавни органи, институции или други източници се отразяват по Дт на съответните сметки от група ДМА и по Кт на пасивната сметка Финансиране за дълготрайни активи; придобитите по този начин активи се оценяват и заприходяват по справедливата им стойност.
4. Отчитане на ДМА, установени като излишъци при инвентаризация - излишъците на ДМА е необходимо да бъдат заприходени в състава на имуществото на предприятието по справедливата има цена; съставя се счетоводна статия Дт сметки от група ДМА и
Кт сметка Други проходи от дейността
II. Счетоводно отчитане на изваждането на употреба на ДМА
1.Отчитане на бракуването и ликвидацията на ДМА - когато в предприятието има ДМА, които по някакви причини стават негодни да изпълняват функционалното си предназначение се налага да бъдат бракувани и ликвидирани; това се извършва по решение на ръководството на предприятието; ДМА, който се изважда от употреба поради бракуване трябва да се отпише от състава на активите на предприятието, това се отразява чрез счетоводна статия:
Дт сметка Амортизация на ДМА - амортизация
Дт сметка Други разходи - балансова стойност
Кт сметка от група ДМА - отчетна стойност на актива
Сметка амортизация на ДМА е корективна - при начисляване на амортизация се кредитира, а при отписване на амортизацията се дебитира.
В процеса на ликвидацията на ДМА възникват разходи и приходи, които трябва да бъдат счетоводно отразени. Извършените от предприятието разходи по ликвидацията на ДМА се отразяват най-напред по икономически елементи, като се записват по Дт на съответни сметки от група Разходи по икономически елементи. След това тези разходи се отнасят по функционално предназначение по Дт на сметка Разходи за ликвидация на ДМА. Така по тази сметка се натрупват всички разходи направени в процеса на ликвидацията на актива. В резултат на ликвидацията на ДМА обикновено се получават годни за употреба резервни части, детайли и други материали. Те се заприходяват в състава на материалните запаси, като се дебитира сметка Материали и се кредитира сметка Приходи от ликвидация на ДМА. След завършване на процеса на ликвидацията сметка Разходи за ликвидация на ДМА се приключва, като сумата на отчетените по нея разходи се отнася в намаление на приходите от ликвидацията.
2. Отчитане на продажбата на ДМА - при отчитане на продажбата на ДМА се използва сметка Приходи от продажби на ДА; според критерия Структура и предназначение, тя е операционно-резултатна сметка, защото отразява процеса на продажбата и финансовия резултат по този процес.
3. Отчитане на липсите на ДМА установени при инвентаризация- начинът за счетоводно отразяване на липсите на ДМА се определя от причината за тях, т.е. от това дали за тях има или няма вина материално отговорно лице. Когато в предприятието се установи липса на активи по вина на материално отговорно лице, то се начита по по-високата от двете стойности- пазарната или отчетната стойност на липсващия актив към момента на извършване на инвентаризацията.
Ако при инвентаризация се констатират липси на активи, за които нямат вина материално отговорните лица, сумата на тези липси счетоводно се отразява като разход за предприятието. За отчитане на този разход се използва сметка Извънредни разходи- в случаите когато липсите са в резултат на събития с извънреден характер или сметка Други разходи- в останалите случаи на липси, които са за сметка на предприятието. Липсите на ДМА без вина на материално отговорно лице се отразяват чрез следното счетоводно записване:
- Дт сметка Амортизация на ДМА - начислена до момента на установяването на липсата на амортизация
- Дт сметка Извънредни разходи или сметка Други разходи -> балансовата стойност на актива
- Кт сметка от група ДМА
