Посредством документирането на стопанските операции се осъществява първичното обхващане и отразяване на протеклите стопански факти, явления и процеси. Документирането се разглежда като начален стадии на отчетния процес, при който данните за осъществените търговски сделки се регистрират върху определени материални носители. Документите имат доказателствена сила и могат да се използват при решаването на спорове между търговци в съда.
Съгласно Закона за счетоводството - счетоводните документи се разделят на първични, вторични и счетоводни регистри:
Първичен документ се съставя в момента на извършване на стопанските операции и е носител на информация за осъществена за първи път стопанска операция.
Вторичния документ е носител на обобщена информация получена от първичните документи. За целите на управлението е необходимо информацията съдържаща се в счетоводните документи да бъде обработена по определен ред с цел получаването на обобщени показатели, характеризиращи дейността на предприятието. Това налага необходимостта от вторична регистрация на данните от първични и вторично документи. Подобна регистрация се осъществява с помощта на счетоводни регистри.
По своята същност счетоводните регистри представляват носители на хронологично систематизирана информация за стопански операции от първични и/или вторични счетоводни документи. Счетоводните регистри следва да се разглеждат по скоро като елементи на счетоводната техника, отколкото като счетоводни документи. Следователно, те представляват материални носители на информация, в която се съставят счетоводни статии.
Счетоводните регистри имат определена форма, големина и графировка. Всеки регистър съдържа определени показатели наречени реквизити. Съвкупността от всички показатели, съдържащи се в даден регистър образува неговото съдържание, а начинът по който съответните реквизити са разположени в регистъра, дава представа за негова форма.
Значението на счетоводните регистри се определя от тяхното предназначение:
- посредством счетоводните регистри, отразени в първичните и вторични счетоводни документи данни, се обобщават и систематизират в сравнително малък брой информационни носители;
- отразената в счетоводните регистри информация се запазва относително дълъг период от време.
- счетоводните регистри могат да се разглеждат като връзка между първичните и вторичните счетоводни документи и отделните елементи на Годишния финансов отчет /ГФО/ на предприятието.
Съдържанието на счетоводните регистри се обуславя от състава на реквизитите, които те съдържат.
Формата на счетоводните регистри зависи разполагането на реквизитите. Според предназначението им счетоводните регистри биват:
- счетоводни регистри за хронологично отчитане;
- счетоводни регистри за схематично отчитане – синтетични схематични регистри и аналитични схематични регистри;
- комбинираните счетоводните регистри са едновременно посочените по-горе два вида регистри.
Видове счетоводни регистри според външния им вид:
- подвързани счетоводни книги - касова книга;
- картони - свободни листи за складове без компютри;
- свободни листи – журнали, ведомости и др.
Предимствата на счетоводните регистри пред първичните документи са 4:
1. Разнообразието от данни в множеството първични документи се схематизира в сравнително малко на брой счетоводни регистри;
2. Благодарение на счетоводните регистри се полагат необходимите обобщени показатели за стопанската дейност на съответното предприятие през даден период;
3. Счетоводните регистри са своеобразна техническа връзка между първичните документи и изготвянето на Годишния финансов отчет /ГФО/;
4. Чрез счетоводните регистри се осигурява възможност за последващи справки и контрол на извършените стопански операции.
