В следствие на голямата динамика на стопанската дейност и честите нормативни промени в счетоводното отчитане, понякога се допускат нежелани грешки. Причина за допускането на счетоводните грешки е неправилното тълкуване и прилагане на нормативните актове.
Като се говори за счетоводна грешка трябва да се прави разлика между нея и измамата. За разлика от измамата счетоводната грешка няма умисъл при извършването й.
Съществуват много видове грешки, които могат да бъдат класифицирани по различни признаци:
Според своето съдържание биват - неосчетоводени стопански операции, които реално са извършени; осчетоводени стопански операции, които не са извършени или липсват необходимите първични документи; два пъти осчетоводена стопанска операция; осчетоводена операция, но с грешна сума; неправилна кореспонденция между сметките; неразнесени суми във взаимносвързани регистри.
Според своето естество биват - логически грешки; технически грешки или математически грешки.
Според начина на прилагане на счетоводните способи - грешки при документирането и инвентаризирането; при оценяване и калкулиране; при използване на системата на счетоводни сметки при двойното записване; при изготвянето на баланса и прилагане способа сводка на отчетните данни.
Според етапа на отчетния период, през който са допуснати - грешки при първичното регистриране, отчитане и счетоводна обработка; при текущото счетоводно отчитане; при периодичното обобщаване и приключване.
Подходите за откриването на счетоводните грешки са различни и те зависят както от това, кое е проверяващото лице, така и от целите на проверката. Важно значение има и избраната счетоводна форма и създадената организация на работа. За своевременното откриване на допуснати грешки в хода на текущото отчитане следва вътрешните контролни органи да проверяват законосъобразността, своевремеността и пълнотата на счетоводните записвания, както и логическото и аритметичното равенство между синтетичното и аналитичното отчитане. За целта, в края на определен от ръководството срок следва да се извършва задълбочен анализ на оборотите и салдата по сметките.
Провеждането на текущи инвентаризации на определени активи и пасиви също спомага за откриването на допуснати грешки. Последващия контрол се осъществява от външните контролни органи (данъчни; държавен вътрешен финансов контрол; сметната палата и др.). Особеното при техните проверки е, че обикновено отчетната година вече е приключена, а проверките им се извършват по обратния ред.
В зависимост от естеството на допуснатите грешки, както и от момента на откриването им, се използват различни способи:
- Анулиране на сгрешен първичен документ. Тъй като Закона за счетоводството забранява да се извършват поправки в първичните счетоводни документи, следва сгрешените да бъдат събрани на едно място в предприятието издател, като върху тях се поставя надпис ”анулиран”.
- Коректурен способ. Използва се главно при ръчно водене на счетоводството като грешките са във вторичните документи. Сгрешените данни не са от количествено-стойностен, а от качествен характер. Допуснатата грешка се поправя чрез внимателно зачертаване на сгрешените данни с една линия, като над тях се изписват верните и се поставя дата и подпис на лицето, което е извършило корекцията.
- Допълнителна счетоводна статия. Прилага се когато съставената статия е със сума по-малка от действителната или отразеното по аналитичните сметки количество е по-малко от действителното. За да се поправи грешката се съставя допълнителна статия - със същата кореспонденция, със съответната сума, необходима за достигане на действителната сума.
- Сторнировъчен способ. Прилага се в случите, когато е съставена два пъти една и съща счетоводна статия, съставена е статия с по-голяма сума; съставена е статия със сгрешена кореспонденция между синтетични или аналитични сметки или и двете. Има два варианта на този способ - черно и червено сторно. Черното се прилага главно, когато грешките са открити през следващи отчетни периоди. За изправяне на на грешките се съставя обратна на сгрешената статия, като след това се съставя вярната. Червеното сторно се прилага когато грешката е открита в рамките на отчетния период. Прилага се в всички случи, когато е необходимо сметките да се водят с чисти обороти.
Нов за България е въпросът за коригирането на фундаменталните грешки. Фундаментални са грешки от такава значимост, че отчета за един или повече отчетни периоди не могат да се считат за надеждни към датата на тяхното публикуване. Тези грешки трябва да се коригират ретроспективно, в противен случай отчетите ще продължат да бъдат грешни. Съществуват 2 подхода за коригиране – основен подход и позволен алтернативен подход.
