Анализът на материалите се свързва с:
- планиране на нуждите от материали, т.е. кога, къде и какви материали се изискват, кой може да даде ход на процеса по тяхното доставяне;
- определяне кога да се купува и колко;
- преценяване към кого да се направи заявка;
- получаване и проверяване на доставените материали;
- навременни рекламации;
- определяне на оптималния размер на доставката;
- съхраняване на материалните запаси по начин, който позволява лесния достъп до тях, тяхното придвижване, правилно съхранение и опазване;
- кодиране на материалите, за да се осигури безпрепятствено идентифициране;
- осигуряване своевременно отпускане и изписване;
- остойностяване на потреблението на материали;
Целите, които се поставят с планирането на материалните ресурси и на материалното снабдяване, са:
- обезпечаване протичането на нормалната дейност на предприятието с необходимите ресурси;
- икономично и ефективно използване на ресурсите;
- балансиране на потребността на ресурсите;
- разкриване на пътищата, насоките и резервите за подобряване използването на ресурсите.
Целта на анализа е да се осигури необходимото количество материали на необходимото място и по необходимото време, без да се допускат загуби поради неправилно заявяване, съхраняване и отпускане. Всяко предприятие трябва да има точно установена процедура, която да позволява осигуряване на материали към момента към който са необходими. Ако даден артикул е стандартен, за него може да се поддържа гаранционен запас. Гаранционния запас осигурява постоянна наличност и осигурява буферен запас. В случаите, когато запасът достига критично равнище следва да се задейства автоматична процедура за нова поръчка.
Системите и методите на доставката на материали са изключително разнообразни. Възможно е сключването на дългосрочни договори на фиксирана цена, договори с клаузи за преразглеждане на цената, ориентация към закупуване при най-благоприятни условия.
Анализът върху движението и запасите от материали трябва:
- да осигурява данни на отдела по доставките, и на отдела по планирането и контрола на производството;
- да осигури информация за цените на материалните запаси;
- да осигури информация за оптималния обем на доставяната партида и момента на подаване на заявката;
- да осигурява възможност за количествено отчитане на материалите и контрола върху операциите в складовите помещения.
При изразходването на материалите могат да възникнат два основни проблема:
- създаването на материални запаси, които превишават стопанските потребности и водят до допълнителни рискове и разходи;
- създаване на материални запаси, които не задоволяват производствените потребности на предприятието.
За да се избегнат тези две крайности е необходимо да се установи оптималният размер на доставяните материали.
В търговските предприятия материалните запаси се представени то стоките които функционират в сферата на обръщението. Те са продукти, създадени с цел размяна. Сложната, разнообразната и твърде динамична дейност на търговските предприятия се характеризира с процеси, които протичат в сферата на обръщението – доставка и продажба на стоки. Анализа на стоките (които са част от материалните запаси) се осъществява в същите направления, както при материалите.
Стойността на продадените стоки формират себестойността на продажбите в търговските предприятия. За пресмятане на необходимите стокови запаси в търговските предприятия се използва познатата зависимост :
Начален запас + Доставка на стоки = Продадени стоки + Краен запас
Във връзка с изпълнението на задачите на планирането и контрола на разходите за материали от особено значение е тяхното оценяване и остойностяване. За материалите и стоките в състава на цената на придобиване се включват следните елементи: покупна цена, вносни мита, митнически такси, невъзстановимите данъци и акцизи, транспортните разходи, други разходи непосредствено направени във връзка с доставянето им до определено местоположение и състояние.
Ако за оценка на материалните запаси се използват фактическите разходи, то могат да се приложат следните методи за оценяване известни от счетоводството: FIFO, LIFO, среднопретеглена цена, конкретно определена себестойност.
Конкретно определената себестойност е приложима в случаите, когато може да се проследи физическия поток на движение на материалите, стоките, незавършеното производство и готовата продукция.
Чрез съответно избран метод за оценка на материалните запаси при тяхното потребление се цели общата стойност на съответните ресурси да се разпредели като себестойност на продажбите и сума в краен запас. Запасите от материални ресурси биват: текущи, подготвителни, сезонни и гаранционни. Текущият материален запас изразява количеството от материални ценности необходими за да се поддържа нормален производствен процес. Подготвителен запас има за цел да обезпечи производството през дните необходими за доставка, количествено и качествено измерване и др.дейности.
Равнището на използваемост на материалните ресурси може да се установи чрез използването на следните показатели:
1. Коефициент на използваемост на материалите – изчислява се като отношение на нетния разход към брутния разход на материали за единица или целия обем продукция.
2. Разходен коефициент – реципрочен на предния показател.
Анализите на разходите се правят и по други направления, но те се от счетоводна гледна точка и са изцяло стойностни.