Дейностите по обучение и развитие в организацията имат няколко цели , насочени към подобряване на изпълнението на работата и характеристиките на организационния живот :
• Придобиване на нови и развитие на съществуващите знания и умения;
• Развитие на потенциала на служителите в съответствие с изискванията на работата и приоритетите на организацията;
• Подготвяне на персонала да се справя по -добре с промени и непредвидени обстоятелства ;
• Предоставяне на възможност за конкурентно предимство;
• Подобряване изпълнението на служебните задължения и работата на екипите;
• Повишаване на удовлетворението от работата и личната мотивация;
• Даване на възможност за делегиране на по -сложни задачи на служителите , развитие на новаторско мислене и др .
Основни положения
1.Определяне на потребностите от обучение;
2.Определянето на потребностите от обучение се осъществява на базата на анализ на потребностите от обучение .
Анализът на потребностите от обучение (АПО ) е процес на събиране и анализ на информация , която позволява на организацията да идентифицира и сравни актуалното с желаното равнище на изпълнение на работата . Изпълнението на работата може да се интерпретира в контекста на знанията , уменията и нагласите , необходими на персонала , за да извършва ефективно своята работа .
Анализът на потребностите от обучение вкл . проучване на всяка група /категория служители :
• какво се опитват да постигнат ;
• какво трябва да постигнат;
• какви са бариерите и препятствията ;
• как могат да се преодолеят чрез обучение .
Основните подходи за Анализът на потребностите от обучение – стратегически и реактивен , трябва да се разглеждат като взаимно допълващи се и е добре да се използват едновременно . Най -общо при стратегическия подход потребностите от обучение се извеждат на базата на стратегическите цели на организацията , мисията , бизнес плановете . При реактивния подход потребностите от обучение се извеждат след анализ на конкретни проблеми , проявили се в изпълнението на работата .
Основните методи за Анализът на потребностите от обучение са :
анализ на стратегическите цели и бизнес –плановете;
анализ на работата и оценка на изпълнението (чрез атестация , откриване на проблеми в изпълнението );
предложения на преките ръководители;
заявки от самите служители .
Към методите за събиране на информация могат да се посочат :
наблюдение ;
въпросници (анкетни проучвания );
интервюта ;
тестове ;
консултации ;
групови дискусии;
самооценка;
преглед на планове ;
доклади ;
отчети и др .
Планиране и реализиране на програми за обучение
Планирането на програми за обучение преминава през следните етапи :
1. Оценка на конкретните потребности
Оценката на конкретните потребности има за цел да свърже идентифицираната чрез Анализът на потребностите от обучение група потребности с конкретната аудитория от подлежащи на обучение . Често задачата тук се определя като “изграждане на профил на аудиторията обучавани ”т .е . определяне на тези основни характеристики и особености на участниците в обучение , които са важни за формулиране на целите , за определяне на съдържанието , методите и т .н .
2. Дефиниране на целите
Целите се формулират на базата на установените потребности и могат да се определят като очаквани крайни резултати , желано бъдещо състояние . Те дават отговор на следните въпроси :
Какво трябва да може да прави обучаемия след обучението ?
При какви условия бихме искали да може да го прави ?
Колко добре трябва да го прави ?
Добре формулираните цели в програма за обучение слагат акцент върху резултата от ученето . Обикновено се определят с изречения като :
“След обучението участниците в програмата ще могат ............”
“След обучението участниците в програмата ще знаят .............”
“След обучението участниците в програмата ще умеят ............”
3. Определяне на съдържанието
Съдържанието трябва да отговаря на целите . Основните въпроси при определянето на съдържанието са :
Какво да бъде включено ?
Какви ще са основните теми или модули ?
Как да бъде подредена информацията ?
Обемът / съдържанието на една програма е основен ориентир при определяне на нейната продължителност – времето , което е необходимо ( в часове , дни , седмици или месеци ) за успешната и реализация .
Често се допуска една сериозна грешка – използване на обратния подход ,т.е . определянето на това , какво да бъде включено , става на основата на предварително зададени времеви ограничения .
4. Определяне на формата , вида и методите на обучение
Изборът на подходящи форма , вид и методи на обучение е един от основните проблеми при планиране на програма за обучение .
Основните форми на обучение на персонала в организацията са две :
без откъсване от работа ;
със откъсване от работа .
Основните видове обучение с откъсване от работа са:
• курсове ;
• семинари ;
• конференции .
Курсовете (за разлика от семинарите ) могат да бъдат:
краткосрочни;
дългосрочни .
Основната разлика между курс и семинар е , че докато при курса акцентът е придобиване на нови знания , умения , нагласи ,
то при семинара акцентът е обмен на знания , умения и опит ; дискутиране по проблеми , с които участниците са предварително запознати .
В теорията и практиката често понятията “форма ”, “вид ” и “метод ” на обучение се смесват и използват като взаимнозаменяеми – така например семинарът се определя и като форма на обучение , а лекцията се разглежда едновременно като форма и метод .
В някои случаи инструктирането и наставничеството се определят като вид обучение , а други - като форма или метод .
Основните видове (методи ) обучение без откъсване от работа са :
инструктиране;
наставничество;
ротация ;
обогатяване и разширяване на трудовите задължения .
Най -често прилаганите методи за обучение , при които обучаваните са откъснати от работните си места са :
• лекция ;
• мозъчна атака ;
• казуси и изучаване на случай;
• дискусия ;
• ролеви игри ;
• работа в малки групи по определени задачи ;
• дебат;
• демонстрация ;
• симулации .
5. Избор на обучители
Изборът на обучители (доставчици на обучението ) е важен момент в планирането на програмата и един от основните фактори за ефективната и реализация . В зависимост от избраната форма за осъществяване на обучението (“с откъсване от работа ”, “без откъсване от работа ”; вътрешно и външно ) обучителите могат да бъдат:
- служители от организацията (служители с необходимия опит , мениджъри ,специалисти от отдела УЧР и др .) ;
- външни за организацията преподаватели .
Преди да се пристъпи към избор е добре да се премине последователно през следните основни стъпки :
o Определяне на критериите , на които трябва да отговарят обучителите;
o Изготвяне на списък с възможни варианти;
o Събиране на информация за обучителите (лица , организации );
o Оценка на вариантите на основата на критериите и избор на вариант.
6. Планиране на необходимите ресурси и организиране на обучението
Планирането на необходимите ресурси и организирането на обучението включва :
o изготвяне на бюджет на програмата – планиране на необходимите ресурси и разходите за тяхното осигуряване;
o изготвяне на план -график на дейностите , необходими за осъществяване на програмата;
o организирането на обучението на практика означава осигуряване на необходимите ресурси и може да включва различни по характер дейности – например размножаване на печатни материали ; закупуване на папки , химикалки и др .;
o осигуряване на зала , техника , оборудване ;
o организиране на кафе -паузи ;
o подготовка и размножаване на въпросници за обратна връзка ;
o изготвяне на удостоверения (сертификати );
o резервации на хотел ;
o осигуряване на транспорт ;
o подпечатване на командировъчни и др .
2. Планиране на методи за оценка на програмата
Предварителното планиране на методи за оценка на програмата е предпоставка за успешно осъществяване на заключителната дейност – оценка на ефективността от обучението .
Основните цели на оценката на ефективността от обучението са следните :
• да се измерят удовлетворението и ефекта (резултата ) от обучението;
• да се идентифицират силните и слабите страни на програмата с цел усъвършенстване;
• да се открият потребности от следващо обучение .
Лицата , които най -често действат в ролята на оценители , са:
o участниците в обучението;
o обучителите ;
o преките ръководители и специалистите по управление на човешките ресурси.
Те оценяват :
• степен на постигане на целите и задачите на програмата – придобити знания , умения , нагласи ;
• степен на удовлетворение от обучението и покритие с очакванията (реакции на участниците към качеството на обучението );
• степен на въздействие на обучението върху изпълнението на трудовите задължения на участниците , вкл . степен на прилагане на наученото ;
• ползите за организацията – в каква степен са се подобрили резултатите от работата като цяло в екипа и организацията в резултат на осъществената програма.
Добрата практика показва възможност и необходимост от три вида оценки :
по време на обучението;
в края на обучението ;
след известен период от време .
Най -често прилаганите методи за оценка са :
• анкетни карти за обратна връзка;
• тестове ;
• изпити ;
• обратна връзка от обучителите ;
• разговори с участниците ,техни колеги и преки ръководители;
• наблюдение и оценка на изпълнението на работата и поведението след
обучението ;
• съпоставяне на цели , разходи и резултати .
На практика често тези етапи не се осъществяват последователно . В определени случаи това е напълно естествено , тъй като отделните дейности са свързани и е логично понякога да “вървят ” паралелно във времето . Например , уточнявайки основните теми при изграждане на съдържанието е естествено да мислим за подходящи форма и методи на обучение .
В някои ситуации обаче нарушаването на последователността в етапите води до неефективно осъществяване на програмите за обучение . Типичният случай е , когато наличните ресурси (пари , време ) предопределят избора на форма на обучение , съдържание , методи и преподаватели .
Оценката на конкретните потребности е особено наложителна в случаите , когато между анализа на потребностите от обучение и решението за реализиране на програма за обучение , удовлетворяваща определена група потребности , е изминал значителен период от време .
ОТ ПРАКТИКАТА:
Практиката показва , че ефективно осъществяваните дейности по обучение и развитие се основават на следните принципи :
1. Дейностите трябва да допринасят за постигането на организационните цели ;
2. Преките ръководители трябва да са ангажирани и активни – както при разработване и реализация на програмите , така и при осигуряването на възможност за приложение на наученото;
3. Дейностите трябва да съответстват и на потребностите на самите обучавани , да се възприемат като адекватни и навременни за работата и кариерата им ;
4. Дейностите трябва да съответстват на културата на организацията ;
5. Дейностите трябва да са подкрепяни от висшето ръководство;
6. Решението кой да участва , кога и защо е съвместна отговорност между служителя , прекия му ръководител и отдела по управление на човешките ресурси.
7. Необходимо е да се даде възможност за приложение на наученото , да се осигури подкрепа при приложение на наученото .
8. Участниците трябва да са мотивирани .
Систематичен подход при анализ на потребностите от обучение на индивидуално ниво включва:
1.Преглед на изискванията за длъжността към настоящия момент : какви знания ,умения и нагласи изисква длъжността (отчитат се евентуално настъпилите промени в изискванията за длъжността ).
2. Изготвяне на профил на служителя , заемащ длъжността от гледна точка на изискванията , напр . чрез формална атестация .
3. Съпоставяне на профила на служителя с изискванията (определяне в каква степен притежава необходимите знания , умения , нагласи за длъжността ) и идентифициране потребностите от обучение .
