Разкривайки същността и спецификата на организациите обяснимо и логично се стича до ролята и мястото им на обект за управление.Именно към тях и към тяхната перспективна дейност е насочено по-нататък и стратегическото управление.
Да се управлява, в най-широк смисъл на думата означава да се ръководи колектив и в много по – ограничен смисъл- да се ръководи едно предприятие или учреждение. Оказва се ясно, че за да се насочат ефективно усилията на човешките ресурси и използването на средства от всякакъв род към постигането на целите от общ интерес, които не биха били постижими за действащ самостоятелен индивид, е необходимо организацията да бъде управлявана.
Да ръководиш означава да получаваш резултати от действия на другите и да бъдеш отговорен за това, което те са направили.
Следователно се оказва , че управлението на организацията представлява особена форма на труд, осъществявана от управленската подсистема и дефинира често от функциите или задачите , от които се състои.
Описателни класификации и дефиниции на различните управленски функции и задачи биха могли да се направи така, че да задоволяват всякакви вкусове.Така например според А.Файлов да се управлява означава да се предвижда , организира, командва, координира и контролира.Тези пет функции определят в крайна сметка последователните фази на управленската дейност.
Управлението като човешка дейност се е формирало в процеса на общественото разделяне на труда. В съответствие с непрекъснатите промени в икономическото и обществено развитие се усъвършенства и процесът на управление на организациите в публичният сектор. Този процес придобива особена значимост в условията на прехода към пазарна икономика в нашата страна. Това се обуславя както от правата и отговорностите на организациите, така и от необходимостта от тяхната по-добра адаптация към непрекъснато променящите се условия на външната среда.
При управлението на организациите в публичният сектор се прилагат редица подходи като: програми за подобряване качеството на обслужване на клиентите, внедряване на нови технологии за обслужване на граждани, предприемачески програми, изменение на организационните техники и др.Всички тези подходи на управление имат една обща характеристика: те трябва да бъдат “управлявани”. Това е така , защото традиционните подходи , които са били полезни вчера а не са променени , за да съответстват на ситуацията, днес се оказват неподходящи, което налага и системно усъвършенстване на управлението.
Съществуват редица определения за същността на понятието “управление на организациите”. Според една група икономисти – П. Дракър и др., “управлението е особен вид дейност, която превръща неорганизираната тълпа в ефективна, целенасочена и производителна група.”
Съгласно вижданията на Мескон М. и др., “ управлението е процес на планиране, организация, мотивация и контрол, необходим за формиране и постигане на целите на организацията.
Според друга група автори – Донъли Д. и др., “управлението е процес, при който един или повече индивиди координират дейността на останалите с цел да постигнат резултати, който е невъзможно да бъдат постигнати от всеки, ако действа сам.Разгледаните определения са насочени преди всичко към изясняване на същността на управлението на стопанските организации в частния сектор /бизнес организации/.Организациите в публичната притежават редица особености. Всички те е целесъобразно да се отчитат при управлението на публичния сектор. По-важни от тях са:
Организациите в публичния сектор си поставят цели, съществено различаващи се от тези в бизнес организациите. От своя страна целите оказват влияние върху характера на дейността на организацията и поведението на работещите в нея.
Организациите в публичния сектор произвеждат и предлагат специфичен продукт - публични блага.Тяхното производство и предлагане в значителна степен се различава от технологията за производство на стоки /стоки за потребление/.
Предлагането на публични блага от организациите в публичния сектор налага използването на по-различен механизъм на търсене и предлагане в сравнение с пазарния.
Разпределянето и използването на ресурсите в публичния сектор се извършва на основата на специфичен механизъм при разработване и вземане на управленски решения.
Разгледаните особености на организациите в публичния сектор показват, че той се характеризира със специфична организация и управление.
Управлението на публичния сектор може да се определи като човешка дейност, насочена към ефективно използване на ограничени ресурси, с които разполагат публичните организации за постигане на техните цели.
Управлението на организациите и в публичния сектор включва следните елементи:
- Субекти на управление - Това са ръководители , които прилагат най-добрите методи за въздействие върху дейността на работещите в организацията. Всяка организация, за да може да реализира своите цели, изгражда съответните управленски органи.Управлението на организациите в публичния сектор може да бъде ефективно и успешно, при положение , че то е обособен като самостоятелна дейност, осъществявана от ръководители ,имащи точно регламентирани права, задължения и отговорности.
- Обект на управление - Субектите на управление упражняват въздействие върху работещите в организацията, т. е. върху обекта на управление. Обекта на управление има определени граници , които го разграничават от другите обекти на управление.Той се характеризира с предмет на дейност, който за организациите от публичният сектор е свързан с производството и предлагането на публични блага за задоволяване на определени социални потребности на населението.
Между обекти и субекти на управление съществуват връзки, които имат информационен характер.Те се регламентират от субекта на управление. За организациите в публичния сектор са особено важни тези връзки, защото при тяхното осъществяване участват и потребителите на публични блага.
- Управленски процес Предварително поставени цели трябва да се реализират от ръководителите на организации.Управленският процес в организацията преминава през следните етапи:
- Получаване на информация
- Обработка на получаваната входяща информация
В управленския процес най- важният момент е вземане на решение.Решението като творчески акт има отношение към всички етапи на този процеси в организацията. То се явява основно средство за въздействие на субекта на управление върху обекта на управление за изпълнение на целите и задачите на организацията.
От съдържателна гледна точка управлението на публичния сектор се характеризира със следното:
- Публичните организации предлагат публични услуги, които се определят от вота на средния избирател, а не от търсенето и предлагането , както при стоковият пазар. Те се предлагат безплатно или на цена, която често е под равнището на направените разходи за тяхното производство. В този аспект управлението на дейността на публичните организации е по-скоро политическо управляван, а не пазарно регулиран процес.
Публичните организации имат строго дефиниран предмет на дейност и задачи за изпълнение. Университетите и училищата предлагат публични услуги, за които са създадени.Те са специализирани институции и не могат да променят самостоятелно своя предмет на дейност, както това може да прави всяка частна фирма.
Дейността на публичните организации в повечето случаи е подчинена на определени цели. Тя се подчинява преди всичко на обществени интереси. Количеството и качеството на произвежданите услуги от предоставените ресурси за тяхното производство. Професионалните оценки за предлаганите публичните услуги са необходими, но често те се пренебрегват от политиците в името на интересите на своите избиратели и партии.Тази разнопосочност целите в голяма степен обезличава поведението на публичните организации. Много често в тяхната дейност липсва целенасоченост ориентация, която е характерна за частните фирми.
Организациите в публичният сектор са поставени в среда, която оказва противоречиво влияние върху тяхната дейност. Те са изолирани от конкуренцията на стоковият пазар, която изисква прецизен отчет на приходите и разходите за всяка стопанска организация.В същото време политически, икономически и социални фактори определят решенията на организациите в публичния сектор. Често те са краткосрочно ориентирани, което е несъвместимо в средносрочен период. Това води до икономически загуби, които се натрупват като допълнителни разходи за създаване на публични услуги, при предлагането на публични блага липсва ежедневният пазарен тест, на който са подложени стоките на частните фирми.
Публичните блага се консумират без достатъчна обратна връзка и оценка от техните потребители. По тази причина публичните организации и работещите в тях проявяват в известна степен безразличие към промените в предпочитаната на потребителите.В тях в недостатъчна степен е развито чувството за промени и иновации в дейността им, съобразно потребностите на клиентите,организациите в публичния сектор са подложени на всеобхватен контрол и отчетност.Парламентът, съдът, Сметнатата палата, медиите, вътрешният контрол са звена от веригата на един системен контрол върху тяхната дейност.На практика дейността на публичните организации се контролира от политици, потребители и др. Това от своя страна в известена степен оказва депресиращо влияние върху ръководителите на публичните организации, в резултат на което те се придържат към един формален /законово позволен/стил на работа и поведение, в структурно отношение публичните организации се отличават с голям брой дирекции, отдели и сектор, които йерархично са интегрирани. Това предполага бюрократично поведение, изразяващо се в следното : съществуват голя брой награди за дейността на публичните организации, необходими са много усилия за събиране необходимата информация и за координиране на дейността между дирекциите и отделите, т.е. бюрократичната организация води до ниска производителност на труда и до загуби на работно време.
- Публичните организации се управляват от две групи ръководители: професионални администратори /бюрократ/ и специалисти професионалисти в дадена област. Първите придобиват знания и умения чрез преминаване в различните етажи на бюрократичното държавно управление.Втората група са професионалисти /преподаватели, лекари, учители,/ които проявяват желание за мениджърска кариера в тяхната дейност. Двете групи ръководители е необходимо да притежават високи професионални управленски знания и умения.
- Публичните организации работят в условията на регламентирани вътрешни правила и бюджети.Ограничени са възможностите на ръководителите на различните нива на управление да стимулират добре работещите или да санкционират неработещите /лошо работещи/.В прехода към пазарно стопанство все по-голяма значимост придобиват въпросите за ефективно използване на ресурсите и управлението на публичния сектор.Това наложи появата на нови пазарно ориентирани идеи за промяна в организацията и управлението на публичния сектор.За целта публичните организации е необходимо да използват някои подходи които с успех се прилагат в частните фирми. Разбира се, процесите за управление не могат да се уеднаквят поради фундаменталните различия между целите на публичните организации и тези на частните фирми. Така целите, които си поставят частните фирми, са свързани с получаването на печалба, докато тези на публичните организации са насочени към предлагане на публични услуги, които са в съответствие с потребностите на средният избирател.Публичните организации са поставени в условия на ограничени бюджетни средства, което ги принуждава да водят на точен отчет “какво”създават и с “какви” разходи го предлагат на обществото.
Повишението на ефективността и отговорността в дейността на публичните организации налага на настоящия етап да се адаптират някои от силните страни на пазарния механизъм. В тази връзка е необходимо да се въведе пазарна дисциплина в дейността на публичните организации. По този начин ще се стимулира по-ефективното използване на публичните ресурси, което съответно ще доведе до по-големи ползи за обществото,което изисква и промяна в управлението на публичните организации.
Според Д. Фарнхам и С. Хортън управлението на публичните организации е необходимо да се промени в следните основни насоки:
- прилагането на стратегическият мениджмънт като подход за поставяне на целите на публичните организации и формулиране на политиката за тяхното постигане.
- промяната в структурата на организацията с цел да се отдели политиката от администрирането.Това може да се постигне чрез създаване на изпълнителни единици с делегирани пълномощия за предоставяне на услуги, независимо дали те са вътре в организацията или вън от нея.
- промяна в структурата на организацията с цел да се намалят йерархичните равнища чрез формирането на обособени единици с ясно определени задачи, предоставяне на права на ръководители за тяхното управление, търсене на индивидуална отговорност за постигането на възложените задачи.
- измерване на резултатите от дейността на обособената единици по отношение на критериите за икономичност, ефективност и ефикасност. За целта е необходима система от показатели, чрез която да се оцени как дадена публична организация изпълнява своите функции.
- промяната в културата на публичните организации в посока на ценностите, които налагат съвременният мениджмънт,рационалност, перфектно отношение към клиента, собствен стил,характеризиращ организацията и т. н. Затова е необходимо публичните организации да са относително самостоятелни и да се управляват от професионални ръководители.В крайна сметка всяка организация в публичния сектор трябва да има свои вътрешни изисквания и висок стандарт на предлаганите публични услуги,
- използване на такъв подход при управление на човешките ресурси у който да доведе до отстраняване на колективната безопасност в поведението на работещите в публичният сектор. Индивидуализирането на задачите и определянето на стимули за тяхното изпълнение създава отговорности и мотивация за ефективна работа на служителите. Това ще подобри селекцията, професионалното и административното израстване на работещите в дадена публична организация.Изграждане на публични организации, които да насочват своята дейност към по-пълно задоволяване на потребностите на техните клиенти. За тази цел е необходимо центърът на тежестта при създаване на публични услуги да се измести от страна на предлагането към страната на търсенето. В тези случаи предлаганите услуги ще задоволяват действителните потребностите на клиентите.
- използване на договорната система в публичният сектор. Чрез нея се фиксират равнището на цените между купувача и продавача , изискванията за качество и обем на доставките , както и отговорите на двете страни по изпълнението на договора. Този подход е приложим както между отделни звена вътре в организацията, така и между нея и вътрешните субекти.Промените в управлението на публичният сектор изискват по-голяма самостоятелност в дейността и обособеностите на публичните организации.Това ще позволи децентрализация и обособяване на самостоятелни единици, които да се занимават с предлагането на публични услуги. На практика става за разграничаване на собствеността от управлението, което ще позволи публичните организации да се управляват по модела на корпорациите, т.е. собственикът /държавата, общината/предоставя управлението на публичните организации на професионални ръководители при определени условия, права и отговорности.
