Подходът за калкулиране на базата дейности (АВС) се различава коренно от предходните два подхода по основополагащите си концепции. Традиционно при калкулирането по производствени разходи и калкулирането по променливи разходи базисната постановка е, че продуктите и услугите, които се произвеждат и са обект на калкулиране обусловят непосредствено размера и поведението на разходите. В зависимост от позицията, от която се описва връзката обект на калкулиране – разходи, разходите се класифицират като преки и непреки или съответно като променливи и постоянни. На основата на тези класификации, в комбинация със систематизирането на разходите според функционалното им предназначение, се изгражда мрежата за счетоводно обхващане и анализ на разходите при всеки един от двата подхода на калкулиране и се определя начинът на включването на разходите в себестойността на продукцията.
При калкулирането на базата на дейности (АВС) се възприема, че обектите на калкулиране обуславят извършването на дейностите, а те от своя страна, определят разходите. Следователно, за да се разбере поведението на разходите трябва да се анализира начина на изпълнение на всяка една дейност при производството на продуктите, а не да се търси пряка връзка между разходите и обекта на калкулиране. Анализите на дейностите показват, че някой от тях са свързани с производството на всяка единица, други – с отделната партида или асортимент продукт, трети – с обслужването на клиентите, каналите на разпределение и конкретните пазари. Дефинирането на различни равнища на дейност позволява и нов подход към систематизиране на разходите по тези равнища. След като разходите се обхванат по дейности се търсят специфични фактори, които обуславят натоварването на всяка дейност и съответно определят поведението на нейните разходи. Чрез тези фактори се изразява връзката между дейностите и обектите на калкулиране. Те се използват за бази при отнасянето на разходите от дейностите по продукти и услуги и се дефинират като разходоопределящи фактори. При това себестойността на единица продукция се формира на каскаден принцип, като последователно се включват разходите на равнище единица, разходите на равнище партида, разходите на равнище продукт, разходите на равнище търговска марка и разходите на равнище асортимент от продукти.
При определяне на себестойността на база дейности се включват два основни етапа:
- първо, дейностите по създаването на продукта или осигуряването на услугата консумират ресурси и акумулират разходи;
- второ, тези разходи са отнасят по продукти (услуги) и формират тяхната себестойност.
За целта се обособяват разходни центрове по дейности и след това се разпределят тези разходи чрез използване на подходящи разхоообределящи фактори по продукти. За целта се изчисляват коефициенти, който изразяват отношението на разходите за конкретните дейности и величината на съответните разходоопределящи фактори.
Разходите за единица от дадена дейност е отношение за разходите за ресурсите, консумирани от дейността, към резултата, произтичащ от дейност, например – разходите на една заявка за доставка на материали, разходи за пренастройка на машините или разходи за отработен машиночас. При определянето на себестойността на база на дейности се обхващат всички разходи по продуктите на основата на ресурсите, консумирани от всяка дейност, включена в проектирането, производството и пласмента на определен продукт, за който може да се опише причинно-следствената връзка с продукта. Следователно обхваща се цялата верига от дейности които могат да се отнесат за продукта.
При определяне на себестойността на база на дейности – основни са дейностите, извършени, за да се изпълнят целите на предприятието. Дейностите могат да бъдат добавящи стойност или недобавящи стойност. Добавящи стойност са тези, които клиентите признават като увеличаване на стойноста на продукта и за които клиентите желаят да заплатят. Недобавящи стойност – увеличават себестойността на продукта, но не увеличават неговата стойност за клиентите. При определяне на ключовите фактори за калкулирането на база дейности се използват графика на дейностите – схема на потоците, която показва всички дейности, включени в производствения процес, график за формиране на стойността – който дава ясна представа за времето, изразходвано за всяка дейност, което може да попада в четири категории (време за обработка, време за контрол, време за придвижване, време на изчакване и време на складиране).
Разпределение на общопроизводствените разходи по продукти при АВС подхода е свързано с въвеждането на разходообпределящи фактори, които по своеобразен начин изразяват натоварването на всяка конкретна дейност и позволяват:
- да се обясни модела на изменение на разходите по отделни дейности;
- да се отнесат разходите по обекти на калкулиране на базата на причинно-следствената връзка.
Разходоопределящите фактори се прилагат като база при определяне на сумата на разходите за отнасяне по обекти на калкулиране. При избора на разходоопределящите фактори се търси компромис между точността на създаваната информация и разходите по измерването във връзка със събирането на данни. В тази връзка за всички дейности, които се провеждат в движение от едно и също събитие може да се използва един и същ разходоопределящ фактор. При проектирането на модела АВС може да се избере между три вида разходоопределящи фактора:
- брой на операциите по осъществяване на дейността;
- време на дейностите;
- пряко начисляване на разходите.
Факторите, свързани с броя на операциите отразяват колко често една дейност се осъществява. Те могат да се използват тогава, когато честотата на извършване на дейността изразява нейното търсене и същевременно операциите изискват еднакво време и усилие, независимо от това за какъв продукт или материал се отнасят. Потреблението на конкретна дейност може да е пряко от външни клиенти или вътрешно потребление на взаимни услуги между отделите на дадена организация.
Факторите, свързани с времетраене изразяват времето, изисквано за осъществяване на дейността. Те се прилагат, когато е налице съществено различие при изпълнението на операцията по отношение на предлаганите продукти. Като правило този тип фактори са по-точни, но тяхното прилагане е свързано със значителни разходи.
Рационален е подходът, свързан с прилагането на принципа за равновесие между ползи и разходи. Този подход да се възприеме вариант, при който за отделните операции се определят индекси по продукти, които изразяват степента на сложност в конкретния случай. С тези индекси се умножават средният брой по отделни продукти.
