Под одиторска документация се разбира цялата съвкупност от материални носители на информация, които са събрани по време на одита. Одиторът е длъжен да документира всички обстоятелства, които счита за важни при осигуряване на доказателства в подкрепа на мнението си, както и на доказателства, че одитът е извършен в съотвествие с изискванията на МОС. По принцип се приемат само тези, които са в писмена форма или са получени под друга форма, например - устна, но също трябва допълнително да се отрадят писмено. При одита се прилага следното правило: „ ако нещо не е документирано от одитора значи, то не е било изпълнено”. За да се докаже одиторското мнение или, че одиторът знае нещо, то трябва да бъде намерено в съответния документ за него. Документацията на одитора включва:
Работни книжа изготвени от и за одитора. Могат да бъдат на различен носител – хартиен или електронен;
Документи получени от други източници и задържани от одитора. Най-често те са изготвени от клиента или трети лица и са предоставени на одитора.
Документацията се използва на всеки етап от одита: планиране, изпълнение, заключение и докладване. Осигуряването на цялостното разбиране за одита може да бъде постигнато ако документацията е изчерпателна и подбрана. Изчерпателността означава, че работните документи следва да се създават на всеки етап на одита, за всеки извършен тест, за всяко заключение. Това означава още, че даже за даден обект, който одиторът приема за несъществен и не крие риск за неправилното му третиране за него също трябва да се създаде документ, в който да е посочи, че за него няма да бъдат извършвани одиторски процедури. Подробността е свързана с това, че одиторът следва да документира всичко, което той приема, че е от значение за правилното разбиране на извършената от него работа по одита. Колкото определен обект е по-сложен, толкова по-подробна информация е необходима за него. В крайна сметка обхватът на документацията е въпрос на професионална преценка . върху тях оказват влияние редица обстоятелства като например – характера на ангажимента, формата на одиторския доклад, естеството и сложността на бизнеса на клиента, характера и състоянието на счетоводната система и СВК идр. Работните документи трябва да съдържат определени реквизити, като:
Наименование и пореден номер но документа;
Наименование на клиента;
Наименование на конкретния обект;
Инициалите на изпълнителя и проверяващия;
Връзка на едни с друг документ;
Основната часто от работните документи е добре да бъде стандартизирани това има редица предимства:
1. постига се по-висока резултатност на подготовката и проверката на документите;
2. улеснява се възлагането и проверката на работата;
3. открива се възможност за провеждане на началния контрол;
Най-общо работните книжа включват:
На етап „Планиране” – информацията относно правната и организационна структура на предприятието, извадки или копия на правни документи, договори и протоколи, доказателства за средата, в която работи предприятието, доказателства за разбирането на одитора относно СС и ВКС; определяне нивото на същественост; доказателства за оценката на ВПР и РК и всички промени в тях; определяне на помощния персонал и работния график за изпълнение на ангажимента; изготвяне на одиторски програми по отделни обекти.
На етап „Изпълнение” - анализи на сделките и салдата; на съществените зависимости и тенденции, документи за извършвани одиторски тестове и процедури и резултатите от тях. Разработване на главни таблици на сметките. Копия от кореспонденцията с други одитори, експерти и други трети лица;
На етап „Заключение” – таблица за предлагани корекции към проекта за ФО. Таблица за неприетите и некоригираните грешки във ФО. Заключение за степентта на покритите рискове и събраните одиторски доказателства. Представително писмо от ръководството на клиента; оценка за действащо предприятие. Писмо до ръководството за установените слабости в счетоводната и контролната система. Копия от ФО и одиторския доклад.
Копията от документите спокойно могат да се използват като потвърждение на определено доказателство. Задълженията на одитора е да се увери във вярността на оригинала. Работните документи, които съдържат тестове трябва да включват заключения от лицето извършило теста. Както и заключение за неговата ефективност. Всички работни документи за изпълнението на одита образуват неговото досие за едногодишен период. Когато одиторът извършва одит в дадено предприятие в продължение на няколко години, той продължава да използва т.нар. постоянен архив. Тези документи трябва да се отделят в отделна папка към досието. Всички данни свързани с клиента се приемат за конфиденциални. Всичко това предполага и подходящ начин на съхранение на работни книжа. Работните книжа са собственост на одитора, част от тях или изавки от тях по негова преценка могат да се направят достяние на предприятието, но не могат да бъдат заместител на счетоводните документи или регистрите на това предприятие. Срокът за съхранение на одиторската документация не е упоменат в МОС, но като правило – 5 години.