Според функционалният подход, всеки ръководител трябва да изпълнява в своята дейност общи функции: да определя целите, да решава какво трябва да се направи за тяхното реализиране и да осигурява реализацията им; да организира, да класифицира и да разпределя работата им; да осигурява мотивация на хората и колектива; да анализира и оценява дейността на организацията, групите и лицата, работещи в нея.
Междуличностните роли, които изпълняват ръководителите са три: лидер, връзка и фигурант.
Ролята на лидера е свързана с използването на власт, координационни и мотивационни средства за насочване, координиране и мотивиране на подчинените. Ролята на лидер включва и контролна дейност
Ролята на връзка – ръководителят създава и развива приятелски (неформални) отношения с индивиди и групи извън неговата сфера на непосредствена отговорност
Ролята на фигурант изисква задължения, символични или церемониални по своята същност.
Информационни роли – всеки ръководител е централна фигура при получаване, класифициране и разпределение на информацията, свързана с областта, която ръководи. Междуличностните му контакти му помагат да събира и получава информация в ролята на наблюдател, да я предава в ролята на разпространител и ролята на говорител.
Ролите при вземане на решения:
В ролята на предприемач ръководителя идентифицира възможностите и заплахите на неговото звено и извършва промени, за да се възползва от тях.
В ролята на разпоредител непосредствената цел е създаването на стабилност (междуличностни конфликти)
В ролята на разпределител на ресурси ръководителя решава кой какви ресурси ще получи (човешки, парични и материални)
В ролята на посредник ръководителя прави опити и взема решения като посредник в преговори с други звена или организации.
Управленски умения на ръководителя:
Ръководителите с концептуални умения виждат, вникват и разбират нещата на едно абстрактно равнище на анализа.
Хуманитарните умения представляват способност за работа и разбиране с останалите хора за мотивиране, лидерство и решаване на конфликти.
Ръководителите трябва да притежават и технически умения, за да знаят и могат да използват инструменти, подходи и технологии, необходими за изпълнение на дадена задача.