След като се закупи съответната компютьрна система, тя може само онова, за което са предварително подготвени данни. Дори и най-добрият, най-скъпият счетоводен продукт не може да направи нищо без въвеждането на съответнuте даннu. Много бързо собствениците на бизнеса разбират, че ежедневното въвеждане на даннu е една много основателна при¬чина за въвеждането на рационален ред в организацията на цялата дейност на малката фирма. Основанието, че след приключването на работния ден всички необходими данни за утрешния отчет и анализ на дейността да бъдат въведени до точно определен час, действа организиращо върху всички други звена и персонал във фирмата. Това повтаряно всеки ден, всяка седмица и пр. и пр. в крайна сметка водu до такъв ред и дисциплина вьв фирмата, че дори и без участието и надзора на собственика се постига висока организираност и дисциплина в нея. Достатьчно е само да проверите, дори и от разстояние дали отчетьт за изминалия ден е готов. Самото му изготвяне означава, че всички са работили добре и са свършuли своята работа.
От особена важност при закупуването на готови програмнu продукти за управление на малката фирма е тяхната функционалност. Според нас тя се изразява в следните параметри:
• съвместимост с други счетоводнu и управленски продукти;
• възможности за изготвянето на необходимите отчетни форми за държавните органи;
• възможност за работа в мрежа и в реално време;
• наличие на инструментариум за анализ на стопанската дейност;
• възможности за обновяване и развитие на програмния продукт.
