Представянето на последователността на операциите може да бъде проследено чрез използването на въпросници, описание или диаграми.
Въпросниците, касаещи СВК, включват група въпроси, касаещи съществуващите контроли, чиито отговори са ДА, НЕ или НЯМА ОТГОВОР. Одиторът интервюира съответните служители на базата на техните права и задължения или из-ползва различни правилници или инструкции, ако такива съществуват.
Въпросите са насочени към контролите, които одиторът счита, че са необходими за предотвратяване или разкреване на грешки в твърденията във ФСО и са ориентирани към контролната среда, счетоводната система и контролни процедури, касаещи всяка подсистема. Въпросите са така задавани, че отговорите с НЕ показват слабости в СВК.
Недостатъците на въпросите са :
1. Предизвикват отговори да, не и няма отговор,
2. Недостатъчно ясно разкриват разпределянето на отговорностите
3 . ако са стандартизирани, е възможно да са неприложими към някой клиенти.
Писменото описание представлява представяне в разказвателна форма на СВК на проверяваното предприятие. То трябва да отразява възникването, обработката и крайният резултат и представянето на всички документи и контролни процедури, свързани в определена подсистема или група сделки и операции. Най-големият недостатък на описанието е трудността при проследяване на информацията и за разлика от въпросниците чрез него не могат да се разкрият силните и слаби страни на СВК.
Диаграмата, чрез която се описва СВК, обезпечава представата за контролните процедури, осъществявани от проверяваното предприятие. Чрез нея се проследява взаимодействието между служителите, записванията и контролните процедури, свързани с определен отдел или група сделки.
Чрез диаграмите на СВК обикновено се отразява разпределението на отговорностите, като се използва и колона, в която се показват отделните функции в посока отгоре надолу и потокът от документи от ляво надясно. Предимството на диаграмите се състои в лекотата на проследяване на процесите в сравнение с въпросниците и описанията. Недостатък е недостатъчното разкриване на силните и слабите страни на СВК.
Одиторите биха могли да проучват и оценят създадените от мениджмънта диаграми или да изготвят свои собствени. В диаграмите на СВК се използват стандартизирани символи, свързващи ги линии и обяснения, за проследяване на потока от информация и документи във фирмата. Правилно създадената диаграма би трябвало да отразява произхода, обработката и крайното предназначение на всички документи и контролни процедури, свързани с определена група сделки.
След тяхното изготвяне те биха могли да бъдат актуализирани, за да бъдат отразени всички възникнали промени.
Изготвянето на диаграмата е свързано със следното:
СТАНДАРТИЗИРАНИ СИМВОЛИ. Използват се стандартизирани символи, приети от Световната асоциация на счетоводителите.
ЛИНИИ НА ПОТОКА. Потокът от документи би трябвало да бъде в посока от горе надолу и от ляво надясно.
ДОКУМЕНТИ. Когато се създава един документ, неговият източник трябва да бъде показан.
ОБРАБОТКА. Символите за обработка се използват, за да се посочат всички процедури, които се прилагат към документите.
ОБЯСНЕНИЕ. Коментарите и обясненията би трябвало да бъдат използвани, за да може диаграмата да бъде по-лесна за разбиране и да бъде по-пълна.
При изготвянето на диаграмите могат да бъдат използвани следните подходи:
1.Определяне на групата от сделки или цикъла от сделки, които ще бъдат показвани на диаграмата.
2.Проучване на СВК чрез обследване на персонала, наблюдение на техните действия или използване на документи, записвания и правилници за дейността.
3.Организиране на диаграмата в колони, използвайки различни колони за всеки отдел, функция или отделен служител. Предварително начертаване на скица на диаграмата.
4.Начертаване на диаграмата и въвеждане на коментари и обяснения.
5.Проверяване на диаграмата за пълнота чрез проследяване на няколко сделки по нея.
