Разходите на предприятието произтичат от закупуването, наемането и използването на ресурси и услуги на всички етапи на стопанската му дейност. Същността на разходите може да бъде изследвана от различни гледни точки, но тяхното възникване е свързано със създаването на конкретно предприятие и го съпътстват през всички етапи на жизнения му цикъл.
Споменахме, че основен стремеж на всяка стопанска организация е да осъществява дейността си с минимални разходи, размерът на които зависи от количеството на произвежданите стоки и услуги и от цените на производствените фактори.
В икономическата литература съществува огромно разнообразие от дефиниции на понятието разход. Някой автори го определят и като „алтернативна цена”, а именно „това е стойността на онова, което губим, похабяваме или харчим, когато правим избор да придобием или извършим нещо” . В икономиката и икономическия (стопанския) начин на мислене именно това е основният смисъл на термина “разход”. В тази връзка, икономиката може да се определи като наука за онова, което губим, когато печелим и за онова, което печелим, когато губим.
Разходът може да бъде от най-различен характер, например пари, време, живот, труд, нерви, болка, дълг, и всичко останало, което човек цени и взима предвид при решението си в преследване на целта. Изборът на индивида отразява очакването му за това какво ще пропусне или какви усилия ще трябва да положи; т.е. разходът е величина, която отразява субективна преценка към момента на действието. Последната е винаги индивидуална и субективна и не подлежи на доказване или опровергаване; тя се проявява в последващото действие или решение. Взаимодействието на пазара е процес на откриване на разходите (и на стойността) при срещането на субективните оценки на всички участници.
В този смисъл, предприемачът извършва определена дейност, ако очакваните ползи от нея превишават очакваните разходи. Ако очакванията съвпаднат с ползите и разходите, преценени субективно от самия предприемач след извършване на стопанската операция, можем да кажем, че той реализира печалба, а ако не – загуба.
Една от основните цели на икономическата наука, която пряко рефлектира и върху управлението на разходите е дългосрочната минимизация на разходите. В съвременните предприятия за производството на определено количество продукция или предоставянето на определени услуги във връзка с намаляването на разходите съществуват две еквивалентни изражения: първо, с предварително определени брутни разходи да се произведе максимално възможното количество продукция или услуги; второ, предварително определено количество продукция или услуги да се произведе с минимално възможните брутни разходи. Както може да се види, това са двете страни на една и съща монета. Използването на единият или другият подход е въпрос на възприета политика от стопанската организация и на избран метод за планиране на разходите.
Анализът и управлението на разходите, продиктувано от икономическата им характеристика, обикновено се осъществява в т.нар. „кратък” и „дълъг” период. Тези два периода се разграничават в зависимост от начина, по който предприятията реагират на пазарните изменения. В кратък период те могат да реагират на тези промени само чрез изменение на разходите за конкретен променлив производствен фактор, а в дълъг период могат да реагират чрез изменение за всички производствени разходи.
Много често като синоним на понятието разходи в икономиката се използват понятията „себестойност” или „издръжка на предприятието”. Напълно категорични позиции за разграничаването на тези понятия в литературата не съществуват. Ето защо считаме, че тези понятия се използват като взаимозаменяеми. Основното по което се различават тези понятия е обектът, за който се отнасят разходите. Когато обект е конкретно изделие или услуга по подходящо е понятието „себестойност”, когато става въпрос за разходите за цялостната издръжка на предприятието, удачно би било използването на другите две понятия.
Във счетоводната наука разходите, както и приходите се дефинират от гледна точка на изменението на нетните активи на фирмата. Разходите се разглеждат като намаляване на икономическата изгода по време на отчетния период под формата на изтичане или намаляване на активи, или натрупване на пасиви, което води до намаляване на собствения капитал, отделно от онова, което се дължи за разпределение между участниците в капитала . Тази дефиниция ясно показва, че от гледна точка на финансовото счетоводство разходите се признават в отчета за доходите, когато възниква намаление на бъдещата стопанска изгода, свързана с намаление на активи или увеличение на пасиви, което може да бъде оценено надеждно.
В управленското счетоводство, което стои в основата на съвременното управление на разходите, се изхожда от общото разбиране за разходите като паричен израз на сумата от ресурси, използвани за определени цели във връзка с поддържането на функциите на отделното предприятие. От гледна точка на управлението само на оперативната дейност – тези разходи, които се отнасят до дейност, различна от оперативната или за различен от разглеждания период, се третират като „неутрални”.
В заключение може да се каже, че от каквато и гледна точка да се търси дефиниция за разходите тяхната същност е идентична. Най – общо те могат да бъдат дефинирани като „вложени в конкретна дейност ресурси (материални, трудови, финансови и др.) от които се очакват бъдещи изгоди за фирмата”. В действителност от правилното управление на тези ресурси зависи размера на очакваната възвращаемост от тях. Естествено, за да реализираме поставените цели пред фирменото управление трябва да преминем към първият етап идентифициране на фирмените разходи. Поради това е необходимо те добре да се познават и класифицират според възприетите вече в теорията и практиката признаци.
