Както споменахме класификацията на разходите е една от важните и начални стъпки за тяхното ефективно управление, тъй като по този начин може да се обхване и систематизира огромното многообразие от разходи във фирмите, а по този начин ще може да се въздейства върху тях чрез различни механизми. Съществуват различни признаци по които могат да се класифицират разходите. Най-широко разпространени това са класификационните групи от гледна точка на официалното и управленското счетоводство.
За изясняване съдържанието и особеностите на различните видове разходи, те следва да се разглеждат в няколко основни групи, като класифицирането на разходите от гледна точка на официалното счетоводство се основава на постановката, че разходите, свързани с дейността на предприятието се отчитат най-напред по икономически елементи, а след това по функционално предназначение. Съставът на разходите по икономически елементи е регламентиран, като в тази схема се отнасят както разходите свързани с основната дейност на предприятието, така и тези за организация, управление и за продажби. В тази група се включват:
Разходи за материали – включват отпуснатите за нуждите на производството суровини, основни и спомагателни материали и готови изделия за комплектоване. Изразходваните горива и енергия; използваните резервни части за ремонт на дълготрайни материални активи и др.
Разходите за външни услуги – включват разходите за ползвани услуги, извършени, извършени от трети лица, в т.ч. разходи за реклама, съобщения, разходите за печатарски, телеграфо-пощенски и телефонни услуги и др.
Разходи за амортизации – включват начислените амортизации на дълготрайните материални и нематериални активи, както и на положителната търговска репутация.
Разходи за заплати – включват възнагражденията, определени със сключени договори, доплащанията по КТ и други нормативни актове.
Разходи за социални осигуровки – включени са сумите за задължително осигуряване по фонд ДОО, по фонд УПФ, фонд ГВРС, както и здравните осигуровки по КЗО и други вноски, които са за сметка на работодателя.
Разходи за данъци, такси и други подобни плащания – тук се включват всички разходи, направени за плащания на регламентирани от държавата данъци и такси към държавния или общинските бюджети и организации на бюджетна издръжка.
Счетоводната класификация на разходите по отношение на дейностите за които се отнасят се подразделя на:
Разходи за основна дейност – в тази група се отнасят всички разходи които са свързани с дейността на предприятието (производство на продукция или предоставяне на услуги). Под дейност на предприятието трябва да разбираме осъществяването на онази негова основна функция, чрез която се реализират основната му икономическа цел – реализирането на доход. Тези разходи служат за калкулириране себестойността на продукцията и са един от основните й компоненти.
Разходи за спомагателна дейност – в тази група се включват основно разходи от съпътстващи основната дейност разходи. Характерно за тях е, че те също участват в процеса на калкулиране на себестойността, но се отнасят в нея при предварително определена база за разпределение.
Разходи за придобиване на ДМА и разходи за ликвидиране на ДМА – в тази група разходи се включват всички присъщи разходи за придобиването на ДМА по стопански начин или чрез възлагане. Включват се разходите по закупуване или изработване, транспорт, монтаж и др. Разходите за ликвидиране включват в себе си разходите по демонтаж, транспортиране и/или унищожаване на конкретен ДМА.
Разходи за организация, управление и продажба на стоки/услуги – в тази група разходи се свързани с административното управление на фирмите, т.е. тези разходите за тази част от дейността на фирмата, които не са свързани пряко с основната дейност. Този тип разходи се разпределят пропорционално в себестойността на продуктите/услугите или се приспадат от получените приходи от продажби.
За нуждите на фирменото управление е необходим по друг и задълбочен поглед върху класификацията на разходите. Във връзка с анализът им могат да се обособят разделения на разходите според различни признаци, но в основата на всеки от тях стои делението им на преки и косвени, променливи и постоянни.
1. В зависимост от функционалната принадлежност на разходите те могат да се класифицират в следните две основни групи. Тази класификация е известна още като класификация на разходите според връзката им с производствения процес:
Производствени разходи – това са разходите възникващи по повод дейности с производствен характер в предприятията или стопанските организации. От своя страна те биват:
- преки производствени разходи – такива, които имат изцяло производствен характер;
- косвени производствени разходи – възникват по повод дейности подпомагащи трансформационния процес. Тук не се включват търговските и административни разходи на предприятията. Към тях спадат: част от косвените материални разходи; част от косвените трудови разходи; разходите за ремонт на производствените сгради и съоръжения; застраховките на производствените сгради и съоръжения; амортизациите им; данъците върху тях; част от разходите за отопление, осветление и ел.енергия; разходите за малки инструменти; както и всички други разходи обслужващи функционирането на производствените звена.
Непроизводствени разходи – това са всички разходи, които произтичат от дейностите, не влизащи в процеса на трансформация на материалните запаси в краен продукт. Тези разходи също могат да бъдат определени като косвени по отношение на производствения процес. Непроизводствените разходи се генерират главно от обслужващите центрове на отговорност, въпреки че те участват и в номенклатурата на разходите на основните центрове на предприятието.
2. В зависимост от икономическия характер на разходите те биват:
Материални разходи – това са разходите за материални ресурси, влагани в произвеждания продукт или използвани в процеса на функциониране на предприятието. Както вече споменахме те могат да бъдат преки и косвени материални разходи.
Разходи за труд – това са разходи за осигуряване и възнаграждения на всички служители които са наети да работят в дадено предприятие. Тук се включват – заплати, извънреден труд, социално и здравно осигуряване, социални разходи. Разходите за труд отново се подразделят на преки и косвени.
Други разходи – в тази категория разходи попадат всички разходи които не са трудови или материални като: разходи за наеми, застраховки, външни услуги, амортизации и т.н.
3. В зависимост от начина, по който разходите се отнасят към даден обект на калкулиране те могат да се класифицират като преки и непреки разходи. Преки са тези разходи за ресурси и дейности, придобивани с цел да бъдат използвани за конкретни обекти на калкулиране. Като непреки могат да бъдат класифицирани разходите свързани с повече от един обект на калкулиране.
Понякога преките разходи се третират като непреки, защото е икономически неизгодно да се организира отчитането им непосредствено по обекти на калкулиране. Възможно е отчитането на даден разходи като пряк да е свързано със съществено затруднение в регистрирането, измерването и с разход по обработката на документи. Същевременно относителният дял на самият разход в себестойността да е незначителен и приближението в сумата му да не изменя картината за себестойността на продукта или услугата. В такива случай е възможно конкретен пряк разход да бъде отнесен към групата на непреките разходи. В определени случаи, някои разходи могат да бъдат отнесени като преки разходи за един вид продукт или услуга, но като непреки за друг.
4. Класификация на разходите според тяхната завършеност и значението им за продукта. Тук се обособяват два основни типа разходи завършени и незавършени. Незавършени са онези разходи, които могат да допринесат за създаването на определени приходи в бъдеще. Те се свързан с съществуването на определени активи, от чието използване през следващите периоди се очаква да се получат приходи. Завършените разходи не могат да допринесат за получаване на бъдеща изгода. Възможността за получаване на приход от тях е била вече осъществена или е била пропусната.
Чрез тази схема ясно могат да се представи разделянето на разходите на завършени и незавършени.
6. Класификацията на разходите според тяхното изменение спрямо обема на дейността е от значение както за калкулирането на себестойността на продукцията, така и при вземане на решения във връзка с оперативната дейност на предприятието.
Познаването на поведението на разходите при промяна на обема на дейността е важно при изработването на управленски решения. В зависимост от начина, по който се изменят при промяна на обема на дейността, разходите могат да се разграничат в четири групи:
- променливи
- постоянни
- полупроменливи или смесени
- полупостоянни или стъпаловидни
Променливите разходи се изменят по размер при промяна на обема на дейността. Такива са разходите за материали, трудовите разходи при системата за заплащане според изработката, електроенергията за технологични нужди, вода за производствени нужди. В зависимост от модела на изменение на разходите биват: пропорционални – които нарастват със същия темп, както и обема на дейността; прогресивни – които нарастват с по-бързи темпове, отколкото е нарастването на обема на дейността; дегресивни – които нарастват с увеличението на обема на дейността, но с по-малък темп; регресивни – които намаляват при нарастването на обема на дейността.
Постоянните разходи остават неизменни при определен обхват на обема на дейността за определен период от време. Такива са всички разходи, чиито размер е функцията на времето, а не на обема на дейността – като разходи за застраховки, наеми, амортизации и др.
5. Класификация на разходите по дейности е от значение както за калкулирането на себестойността на продукцията, така и при вземане на решения във връзка с оперативното и стратегическото управление на бизнеса. За да се внесе правилно разбиране в поведението на разходите, трябва да се разкрият причините ,които ги обуславят и връзките им с обектите на калкулиране. На основата на тази концепция възниква и се развива калкулирането на базата на дейности ( Activity Based Costing – ABC). Принципно новата характеристика на метода АВС е свързана с йерархията на дейностите. Тя предполага систематизирането на дейностите по отделни равнища. Общоприетите равнища са:
- дейности на равнище „единица продукция” – разходи които се извършват по един и същи начин за всяка единица продукция и се изменят пропорционално на обема на производството и продажбите;
- дейности на равнище „партида от продукти” – разходите тук се реализират за всяка партида от продукти, не зависимо то броя на елементите в нея;
- дейности на равнище „конкретен вид продукт” – това са разходи свързани с конструктивна и технологична подготовка при внедряване на даден продукт;
- дейности на равнище „клиент” – са разходи по пласмент и продажби, оито могат да бъдат отнесени по конкретни клиенти;
- общофункционални дейности по поддръжката на предприятието – това са разходи свързани с предприятието като цяло.
6. Присъщи и неприсъщи разходи. Управлението на разходите има съществена роля в процеса на вземане на решения. При обсъждане на бъдещата дейност на предприятието могат да възникнат алтернативи, свързани с начина на нейното осъществяване. Установяването на разликите в приходите и разходите по отделни варианти за решения води до разграничаването на два вида приходи и разходи: присъщи и неприсъщи. Присъщите разходи са тези бъдещи парични плащания, които са непосредствено свързани с конкретни варианти за стопанско решение и биха моли да се избегнат, ако дадената алтернатива не се осъществи. Неприсъщи разходи за дадено решение са тези, които не се влияят от неговото изработване и вземане, или са еднакви за всички обсъждани алтернативи.
Съвременните стопански субекти работят в силно динамична среда с висока степен на конкуренция. В тези условия се налага процес на децентрализация на вземането на решения. Това поражда потребността от контрол върху субектите, вземащи решения. Той от своя страна се реализира чрез т.нар. центрове на отговорност. Това са структурни подразделения на предприятието, управляващите на които са натоварени с отговорността да постигнат определени резултати. Анализът по центрове на разходите води до дефинирането на още две групи разходи:
- контролируеми – са разходите върху, които даден управляващ може да оказва непосредствено въздействие със своето действие или бездействие;
- неконтролируеми – са разходите, върху чиито размер съответният управляващ не може да окаже непосредствено въздействие.
Алтернативни разходи – използването на ресурсите в предприятието, независимо от това дали са материални запаси, оборудване, трудови ресурси или парични средства, води до пропускане на други алтернативи. Ето защо, в управлението на разходите се въвежда понятието алтернативни разходи. Т.е. това са разходите, които ако бъдат използвани за реализацията на определена дейност, няма да могат да се използват за друга. Ако измерим разходите на основата на пропуснатите възможности да бъдат използвани за други цели, ще определим така наречените алтернативни разходи.
