Заемането на определена щатна длъжност е един от определящите белези на понятието „държавен служител". Длъжността в държавната административна организация е основна клетка на структурата на държавната служба. Длъжността е предназначена за един на брой държавен служител, тя определя неговото място и роля в административната организация. Тя представлява стабилен, официално утвърден по установен ред, комплекс от задължения и права, които държавният служител осъществява или трябва да осъществява като част от работата на административната организация. Длъжността е анонимна, в смисъл, че тя съществува и е определена със съответна длъжностна характеристика, независимо от конкретното лице, което ще я заеме в качеството си на държавен служител. Длъжността, т.е. служебното място в административната организация, може в момента да бъде заета или вакантна. Но тя съществува като първична съставна част на организацията/ административното учреждение с нейния правен статут, който предопределя нейното място в дейността на организацията, както и изискванията, предявявани към лицето, което я заема или ще я заеме. Лицето, което заема определена длъжност може да се смени, но длъжността остава
Длъжността в държавната служба е определена форма на обособяване на функциите и дейностите в държавната администрация. Тя може да се разглежда като минимален предел на диференциация на задачите в административната дейност в дадена административна организация. Едновременно с това тя е средство за стабилизация и формализация на дейностите в две посоки - първо, по отношение на трайното разпределение на функциите и професионалните задачи в организацията, и второ, по отношение на заемащия длъжността служител.
В зависимост от подхода към държавната администрация и ролята на длъжността в нея, съществуват различни дефиниции на понятието „длъжност". Длъжността е първоначална структурна клетка на цялата държавна администрация, която определя организационното и правното положение на заемащото я лице и неговото отношение с горестоящите и долустоящите служби. Длъжността представлява списък на правомощията, с които е оторизирано лицето, което я заема.
Смислово „длъжност" произтича от „задължение", от „дължимо поведение". С тази смислова връзка се подчертава, че длъжността е задължение към държавата, т.е. изпълнение на възложена служба, която по своето естество е упражняване на власт от името на държавата. В понятието „длъжност" се отразява държавно — властническото съдържание на държавната служба. Длъжността се свързва преди всичко със служебните задължения, в изпълнение на които трябва да бъдат извършени необходими /дължими/ действия. Това са действия в интерес на този, който е създал и определил длъжността - държавата в лицето на неин орган за постигане на служебни цели. Правата/правомощията, предвидени в длъжността, създават сигурност и подходящи условия за държавния служител да изпълни задълженията си. Държавният служител е длъжен да се възползва от правата, които му дава неговата длъжност, защото това не са негови лични права, а инструмент за реализиране на неговите функции. Правото на служителя да се разпорежда, да нарежда, да налага наказания всъщност е негово служебно задължение. Разбира се, не всяко право е задължение. Възможностите и ограниченията в упражняването на правата, предоставени на държавния служител, са елемент на оперативната самостоятелност и обвързаната компетентност.
Длъжността в държавната служба е първичната (в смисъл на най-низовата) правно институционализирана сфера от функции в рамките на държавните административни органи, свързана с определени компетенции, права и отговорности. Длъжността се заема от служител, който е натоварен да отстоява и удовлетворява функциите на длъжността.
В нашата нова законова уредба на държавната служба нормативна дефиниция на длъжността в администрацията се дава в Наредбата за прилагане на Единния класификатор. Според нея длъжността е нормативно определена позиция, която се заема по служебно правоотношение или по трудово правоотношение, в това число по правоотношение, възникнало на основание на Закона за Министерство на вътрешните работи или на Закона за отбраната и въоръжените сили на Република България, въз основа на определени изисквания и критерии, свързана е с конкретен вид дейност на лицето, което я заема, и се изразява в система от функции, задачи и задължения, утвърдени с длъжностна характеристика.
Длъжностите се създават в заповеднически, разпоредителен ред. С акт на компетентния държавен орган се определя нейното наименование, място в служебната йерархия - на кого „длъжността" е подчинена, кой е подчинен на нея , начин на заместване и други. По принцип длъжностите в централните и местните административни органи трябва се определят от закон и да се съдържат в таблица към закона. Йерархията на длъжностите се определя от последователността на изброяването и номерирането на длъжностите в таблицата. Длъжности в централната и местната администрация, които изискват специални умения и имат специализирани функции, могат допълнително да се създават по нормативен ред. Длъжностите трябва да се описват и идентифицират в закона за държавния бюджет. Създаването на длъжности в държавната администрация и тяхното включване в държавния бюджет трябва са се предшества от решение на Министерския съвет по предложение на компетентния министър, а когато става дума за длъжности в областната администрация - по предложение на компетентния областен управител. У нас длъжностите не се определят със закон. Законът за държавния служител е предоставил определянето на наименованията на длъжностите на държавните служители на Министерския съвет. Засега нормативната основа на длъжностите в нашето законодателство се урежда с подзаконови актове - Единен класификатор на длъжностите в администрацията и Наредбата за прилагането му.
В съответствие с духа на административната реформа, вакантните длъжности в държавната администрация трябва да се обявяват по съответен начин и да се предлагат за заемане от подходящи квалифицирани кандидати чрез свободен и открит конкурс, дотолкова , доколкото някой закон не предвижда нещо друго за определени категории длъжности.
Съдържанието на „длъжността" - функциите, правата и задълженията; изброяването на изискванията към формалните качества /ценза/ и .понякога, и към личните качества на служителя, който трябва да заеме длъжността, се описват в „длъжностната характеристика".
Длъжностната характеристика като документ в държавната служба, представлява описание на длъжността.
Описанието на длъжността в държавната служба се състои най-малко от три части: наименование на длъжността, раздел за идентифициране на длъжността и раздел на задълженията.
Наименованието на длъжността трябва да бъде точно и ясно определено с минимален брой думи, но в същото време да насочва към характера на функциите на тази длъжност. Така например наименование „секретар на община", „данъчен инспектор", „счетоводител" дават информация за характера и задълженията на тези длъжности, докато „координатор" или „специалист" са лишени от всякаква информация по отношение на предназначението на длъжността.
Разделът за идентификация на длъжността съдържа информация в кой отдел или служба е длъжността, какви са взаимоотношенията с други длъжности, на чие подчинение е длъжността, на кого се отчита и докладва изпълняващия длъжността, колко и кои са подчинените на заемащия длъжността.
В раздела за задълженията се съдържат основните задължения на длъжността, подредени по важност; отговорностите, които произтичат от задълженията; резултатите, които трябва да бъдат постигнати, както и начините и инструментариума, които могат да се използват при изпълнение на задачите.
Описанието на длъжността може да бъде направено по различен начин, но задължително трябва да включва горните три компонента.
Задълженията и отговорностите, съдържащи се в описанието на длъжността могат да бъдат реализирани само при наличието на определени качества на заемащия длъжността. Изискванията към тези определени качества се свързват с описанието на длъжността. Така, на второ място, длъжностната характеристика съдържа изискванията, на които трябва да отговаря служителят, който заема или ще заема съответната длъжност. Тези изисквания обикновено се представят в три части: 1. Умения, необходими за изпълнение на длъжността, които се представят във формата на формални изисквания: за образование, квалификация, професионален стаж по специалността, специализирано обучение, постигната степен или ранг в службата /при професионалната кариера и други; 2. Умения, изискващи се за изпълнение на длъжността, които не се поддават на формален израз: лични качества и способности, като например: качества на ръководител, способност да лобира, способност за публични изяви, контактна личност, опит в работа с чуждестранни фирми и др; 3. Физически и психологически изисквания (изисквания към физическото и психическото състояние на лицето), необходими за изпълнение на дадена длъжност, свързани със спецификата на длъжността, работната среда и евентуални рискови ситуации: например говор, психическа издържливост, психическа уравновесеност и други.
Длъжностната характеристика е краен документ от анализа на предназначението на съответна длъжност. Изготвянето на длъжностните характеристики се основава на прецизно анализиране на административните функции и дейности в съответната административна организация. Длъжностите се определят със закон и затова отделната административна организация трябва да се придържа към предложения списък и да възприеме тези длъжности, които й се полагат. Но това, което административната администрация може и трябва да направи, е да изработи длъжностни характеристики за всяка една от длъжностите и по този начин да изрази конкретността и спецификата на дейностите, които се извършват в тази конкретна организация. Така например длъжността „съветник" в отдел "Правен" ще добие различно и конкретно съдържание в зависимост от това дали тази длъжност е в Министерство на вътрешните работи, или в Министерски съвет, или в дадена община. Всяка отделна административна организация изработва длъжностни характеристики за длъжностите в нея. Информацията за задачите, задълженията и отговорностите се систематизира. Определят се уменията, знанията и способностите, които са необходими за заемане на съответната длъжност. В зависимост от размера и характера на задачите, определени чрез анализа на функциите, се пристъпва към критериите за подбор на необходимите кандидати, към оценяването и заплащането на служителите, към преценката на необходимостта от обучение и професионално развитие на служителите.
Задължителни реквизити на длъжностната характеристика са:
• наименование на длъжността;
• цели и предназначение на работата, която се извършва на тази длъжност;
• изброяване на основните задачи, цели и очаквани резултати от работата;
• ценз на служителя (необходим образователен или професионален ценз);
• необходими знания и умения на служителя;
• степен на отговорност;
• линия на отговорност и подчинение;
• функционални връзки на тази длъжност с останалите длъжности в организацията;
• решенията, които служителят на тази длъжност трябва да осъществява;
• степента на сложност на длъжността.
Длъжностната характеристика е стабилен служебен документ и като такъв тя трябва да бъде утвърдена и подписана от съответния ръководител. Но нейното съдържание може да бъде променяно или допълвано в някои пунктове в зависимост от целите, за които тя ще бъде използвана. Например ако длъжностната характеристика ще се използва с цел оценяването и подобряването на обучението на персонала, в нея специално място трябва да намери анализът на знания и умения, необходими за ефективното и качествено изпълнение на задълженията, произтичащи от съответната длъжност. Ако длъжностната характеристика ще се използва за преоценка на разпределението на работата между отделните служители и звена в административната организация и евентуалното съкращаване на заетия персонал, то акцентът в нея трябва да падне върху характера и обема на предоставените функции и извършваната работа, и т.н.
Моделът на една примерна длъжностна характеристика изглежда така:
Утвърждавам: (ръководител)
ДЛЪЖНОСТНА ХАРАКТЕРИСТИКА
(Наименование на длъжността) Шифър:
I. Основание за възникване на трудовото правоотношение:
II. Изисквания за заемане на длъжността : ....
1. Образование
2. Квалификация:
а) професионална
б) допълнителна
в) юридическа /или техническа, или друга/
г) специфична
3. Професионален стаж
4. Медицински изисквания
III. Основни функции:
IV. Основни длъжностни задължения:
V. Основни длъжностни права/правомощия:
VI. Отговорности:
VII. Организационни връзки и взаимоотношения:
(описва се в коя служба е, на кого е подчинен и от кого се ръководи, кого той ръководи, с кого осъществява вътрешни и външни връзки; кои осъществява контрола и оценката на длъжността; коя може да го замества и кого той може да замества).
IX. Други специфични изисквания за работата и работното място:
....(компютърни познания, да може да пътува, да живее в близост до работното място и др.).
Длъжностната характеристика има многобройни роли в организирането на държавната служба, които позволяват тя да бъде разглеждана и анализирана от различни аспекти:
- Длъжностната характеристика като описание на работата, която ще се извършва от държавния служител, заемащ съответната длъжност. Длъжностната характеристика определя задачите, действията, актовете, връзките, които трябва да се извършват от лицето, което заема тази длъжност.
- Длъжностната характеристика като разпределение на управленския труд в държавната служба. Компетентността на даден административен орган е проява на най-висша степен на специализация на управленските функции по отделни отрасли на управление в държавната администрация.
- Длъжностната характеристика като основа и рамка на задълженията и правомощията на държавните служители. Правата и задълженията, изброени в длъжностната характеристика, не са лични права и задължения на служителя, който заема длъжността. Това са правомощията, предоставени на конкретния служител с определена длъжност, за да може той да изпълнява възложените функции и задачи.
- Длъжностната характеристика като изискване за условията, на които трябва да отговаря държавния служител, заемащ определена длъжност. Всяка длъжност в държавната служба предполага определени умения и качества на лицето, което я заема. Като посочва изискванията към качествата на заемащия длъжността, длъжностната характеристика всъщност определя и ограничава кръга на лицата, които могат да кандидатстват и да заемат длъжността.
- Длъжностната характеристика като основа при категоризирането на държавните служители в отделни категории. При всички случаи принадлежността към една или друга категория държавни служители до голяма степен се определя от длъжностната характеристика на съответния държавен служител.
Когато едно лице кандидатства за работа в държавната администрация, той трябва да бъде запознат с длъжностната характеристика на длъжността не по-късно от подписването на заповедта му за назначение, респ. за преместване, повишение или понижение в административната организация. Много по-правилно ще бъде лицето да бъде запознато с длъжностната характеристика още в началния момент на кандидатстването му за работа, нещо, което би спестило появата на неподходящи кандидати. Желателно е в публикуваната обява да се съдържа и длъжностната характеристика или поне най-съществените моменти от нея.
