Външната среда на организацията представлява съвкупността от външни условия и ограничения, в които организацията функционира. По този начин външната среда се превръща в източник на смущаващи въздействия върху стопанската дейност на организацията.
Същевременно организацията съществува и функционира като ползва ресурси от външната среда и реализира своите стоки, задоволявайки потребности на външната среда. Организацията и външната среда съществуват в непрекъсната връзка и зависимост. Организацията може само косвено да влияе и променя външната среда. Тя главно се приспособява и компенсира чрез вътрешните си променливи външните влияния върху своята стопанска дейност.
Външната среда влияе върху дейността на организацията с външни фактори, които е прието да се наричат външни променливи. Чрез тях външната среда определя условията и ограниченията във функционирането на организацията. Те се наричат независими, защото са извън прякото влияние на нейните мениджъри.
Според начина на въздействието си те се делят на фактори с пряко и фактори с косвено действие.
Основните фактори с пряко въздействие от външната среда са клиентите, чийто нужди организацията удовлетворява, конкурентите, с които организацията трябва ефективно да се пребори за купувачи, доставчиците, които снабдяват организацията с важни суровини и човешките ресурси – хората във външната среда, от които организацията трябва да подбере ефективна работна сила.
От всички фактори с пряко въздействие, клиентите са може би най-важни за организацията. Защото решението им да купят или да не купят продукцията на фирмата, пряко се отразява на приходите й от продажби, а в крайна сметка и на нейното оцеляване.
Всички организации имат нужда от ресурси – капитал, енергия, оборудване, услуги и материали. Доставчици са организации, които доставят тези ресурси. Всяка организация-купувач може да бъде уязвима от гледна точка на няколко потенциални проблема, характерни за доставчика, като ниско качество на материалите, финансови проблеми или стачка на персонала на доставчика.
Човешките ресурси представляват огромният източник на хора във външната среда, от която организацията набира своите служители. Хората са най-ценния ресурс на организацията, защото те са душата на организацията.
Във всяка организация на равнище производство или операции акцентът е да се осигури ефективност на това, което организацията произвежда или извършва. Следователно, за да се произвежда един продукт е необходимо да се подържа движението на суровините и да се осъществява контрол над производствените операции.
Голяма част от своята работа мениджърите извършват с помощта на други хора. За тази цел са необходими определени човешки качества. Именно човешките качества отразяват способността на мениджъра да ръководи и представляват способността за съвместна работа за общуване и за разбиране на другите.
Нормативно-законовата уредба включва всички законови, подзаконови нормативни актове, правилници, наредби, укази, постановления, решения, нормативи и др. на международни, държавни и общински органи, които определят правилата, по които се извършва стопанска дейност и се уреждат взаимоотношенията между организациите. Тя има характер на ограничение, тъй като представлява съвкупност от регулиращи функционирането на организацията правно-икономически правила и задължения, но стимулира стопанската дийност чрез макроикономически механизми и предоставени по законов и нормативен път преференции.
Външните фактори с косвено действие, които индиректно влияят на функционирането на организацията, са следните:
- обща политическа и икономическа ситуация;
- технологично развитие;
- социални и културни отношения;
- регионални отношения.
Политическите и икономическите фактори във външната среда, а това са множество закони и нормативни актове и отговорните институции, имат непряко но силно въздействие върху организациите. Например нашето законодателство засяга равнището на заплащане на данъците, които организацията плаща. Политическите и правните фактори могат едновременно и да ограничават и да предоставят възможности.
Политическата и икономическа стабилност действат стимулиращо на националните и международни инвеститори, ускоряват развитието на пазарите, разширяват и подобряват възможностите на потребителите, доставчиците и конкурентите. Политическата нестабилност стагнира пазарите, повишава инфлацията, което води до икономическа нестабилност.
Технологическите фактори включват напредъка в технологиите във външната среда. Самото технологично развитие включва създаването на принципно нови технологии в глобален мащаб и като следствие на това, възможностите на организацията да ги въвежда в своята дейност.
Технологичните фактори изискват от мениджъра да е в течение на последните постижения и да възприема новостите, за да подържа конкурентноспособността на организацията.
Социалните и културни фактори са свързани с промените в социо-културната система, които могат да окажат влияние върху дейността на организацията. Социалните и културни фактори в значителна степен формират потребителския вкус на определени пазари. Те вляят и върху фирмената култура, ядрото на която са споделените фирмени ценности.
Регионалните отношения са съвкупността от протичащите процеси в даден вътрешнодържавен или международен географски район. Някои от тях имат характер на природни или исторически дадености.
Близостта до ембаргови зони и локални военни конфликти са социални фактори от глобален мащаб. А вътрешни и местни конфликти, стачки, демонстрации, ресурсни кризи са фактори от национален мащаб. Те ограничават или разширяват дейността на организацията според конкретната посока на влиянието си върху състоянието на пазарите в региона.
