Документирането е метод за пренасяне на информация, за доказване на законосъобразното и целесъобразното боравене с активите и пасивите , натуралните истойностните измерения, времето и мястото на осъществените стопански операции и отговорностите на участниците в тях. Носителите на информация могат да бъдат различни. Принципно задължително е обаче всяка стопанска операция да се документира. Има и задължителни изисквания за реквизити на всеки документ. В Закона за счетоводството са отразени три вида документи: първични и вторични счетоводни документи и регистри.
Първичния счетоводен документ е с най-висока степен на доказателственост. Независимо от формата на първичния документ ( хартиен или магнитен носител) в него трябва да се съдържат задължителен брой реквизити. Съгласно Закона за счетоводството те са:
1. Наименование на документа,
2. Наименование, адрес данъчен номер и БУЛСТАТ на предприятието- съставител на документа,
3. Наименование адрес данъчен номер и БУЛСТАТ на предприятието, с което се осъществява стопанската операция и име на лицето, което го представлява .
4. Място и дата на съставяне на документа.
5. Собствено и фамилно име на съставителите на документа.
6. Основание и предмет на стопанската операция.
7. Натурално и стойностно изражение на стопанската операция.
8. Подписи на лицата, отговарящи за осъществяването и оформянето на стопанската операция.
9. Печат на предприятието при съставяне на документа за продажби.
Вторичните счетоводни документи обобщават счетоводната информация , която се съдържа в първичните. В Закона за счетоводството се отбелязват задължителните
реквизити за вторичните счетоводни документи както следва:
1. Наименование на документа,
2. Номер и дата на съставяне.
3. Стойност, отразена в първичните счетоводни документи, въз основа на която е съставен документа.
4. Подпис на съставтеля.
Вторичните документи нямат качества на доказателство за правомерно боравене с активите и пасивите на предприятието, ако към тях не е приложен първичен документ.
Първичните и вторичните счетоводни документи съгласно Закона за счетоводството, са основание за записвания по счетоводните сметки.
Счетоводните регистри се използват за отразяване на информацията, която се систематизира в снтетичните и аналитичните счетоводни сметки.
Счетоводните регистри се откриват ежегодно към 01 януари , а за новосъздадените предприятия, към датата на тяхното учредяване.
Те съдържат задължителните реквизити на вторичните счетоводни документи. Те се съставят под формата на счетоводни книги или счетоводни листове , а при автоматизирана обработка-постоянни информационни масиви. Посочените в Закона за счетоводството реквизити са задължителни и и отсъствието на всеки един от тях, прави документа нищожен. Поправки и добавки в първичните счетоводни документи не се допускат.
Документооборотът е движението на счетоводните документи от тяхното съставяне, до етапа на архивиране и съхраняване.
Преписи или копия на оригиналните счетоводни документи придобиват качествата на равностоен заместител след нотариална заверка или подпис и печат на издателя.
