Лекции по Икономика

5. Способи за документален контрол.

Чрез проверката върху документите се установява както тяхното качество, така и законосъобразността и правилността на сделките и стопанските операции. За редовни документи с доказателствена и юридическа стойност се приемат само онези, които по форма и съдържание отговарят на действащата нормативна уредба /ЗСч, ЗДДС, Албум на първичните счетоводни документи, регламенти, правила и др./.

Причините, обуславящи проверките върху документите са:
1. При съставянето, обработването, ползването, съхранението на документите се допускат много отклонения, слабости, грешки, което обуславя своевременния контрол върху документите, така и въз основа на тях.
2. Набиране в достатъчна степен на критична информация с оглед вземане на правилни оперативни решения за извличане на икономическа изгода от бизнеса.
3. Акумулиране на достатъчно надеждна информация за вярно, правилно и честно съставяне на междинните и годишни финансови отчети.

1. Обща проверка – счита се, че тя е начален етап на контролния процес. Чрез нея се установява състоянието на документите в предприятието, добива се представа за документооборота. Въз основа на нея се формират обобщаващи показатели, въз основа на които се правят преценки какви въпроси да се включат в одитните проверки, в какви насоки да се задълбочи контрола. Проучване и анализ по счетоводни регистри.
2. Детайлна проверка – на проучване и анализ се подлагат отделни документи /първични, вторични/ за конкретни обекти или стопански операции. Могат да се проверят всички документи за обследвания обект или стопанска операция за целия одитиран период особено, ако има съмнения за причинени вреди, данъчни измами, неправомерно използване на данъчен кредит. Чрез детайлна проверка става възможно да се определи характера и размера на нарушението, момента на възникване, виновното лице.
3. Цялостна проверка – при нея на проучвания анализ се подлагат всички документи на предприятието, което подлежи на проверка. Намира приложение в условията на вътрешен контрол. При нея фактите, операциите се изследват от различни страни. Всеки документ, с който се поемат задължения, се поемат разходи се подписва от ръководителя и главния счетоводител.
4. Репрезентативна проверка – реализира се основно чрез извадки. Необходимо изискване е да бъдат в достатъчна степен представителни, да се отчита нивото на риска. Характерна е за условията на външния контрол.
5. Несистематизирана проверка – извършва се без да се държи сметка на конкретния състав на документите, обект на изследване, отразените по тях стопански операции. Изискване е да се спазва хронологията на извършваните операции и последователното им отразяване в документите. Тя е хронологическа проверка. При нея има възможност за проследяване на стопанските операции и резултатите от тях в зависимост от последователността на възникването им. Извършването и е съпроводено с някои трудности, поради това, че се проверяват различни обекти, регламентирани с различни нормативни актове, отразени в различни първични и вторични документи. Тя забавя цялостния контролен процес и е целесъобразно да се извършва в подконтролни обекти с малък документооборот и възприели и прилагащи едностранна форма на счетоводството.
6. Систематична проверка – установява се състоянието и резултатите от еднородни обекти /каса, банка/ или стопански операции, отразени в едни и същи счетоводни документи. При систематизираната проверка контролния процес се интензифицира и специализира, поради това, че се проверяват еднородни обекти, информацията, за които е отразена в едни и същи документи. Обектите и стопанските операции са регламентирани с едни и същи нормативни актове. Документите са предварително сортирани по групи обекти или операции /поставени в отделни папки и подредени по хронология/. Целесъобразно е систематизираната проверка да се извършва в търговски дружества, предприятия, възприели автоматизация на счетоводството.
7. Формална проверка – В обхвата и се включват формата на документа, външно оформяне, наличието на изискуемите реквизити по ЗСч /наименование, номер на документа, дата на съставяне, наименование, адрес, Булстат на издателя и получателя, предмет и стойностно изражение на операцията, име, фамилия и подпис на съставителя/. Чрез формалната проверка става възможно да се установят и поправки в документите, добавяне на текстове, фалшифициране на документи и подписи. При проверката на някои обекти и стопански операции, при извършването на формална проверка е необходимо по безспорен начин да се установи наличието на разпоредителен акт за тази операция или обект.
8. Аритметична проверка – Чрез нея се установява верността на отразените в документа аритметични действия. От технологична гледна точка се изисква повторно извършване на същите аритметични действия и сравняването на резултатите с тези по документите. Прецизни следва да бъдат и аритметичните проверки, свързани с необходимите засечки по счетоводни регистри.
9. Проверка по същество – чрез нея се установява законосъобразността и правилността, ефективност, ефикасност, икономичност на сделките и стопанските операции, отразени в документите.
10. Нормативна проверка – установява се доколко и каква степен се спазват утвърдените норми. Осъществява се чрез конкретен и задълбочен анализ на нормите от гледна точка на реалността и съответствието между утвърдените норми и фактическите разходи. Нарича се още аналитична проверка.
Разновидност на тази проверка е взаимната проверка върху документи. Търси се връзка и съответствие между данните от първичните документи и последващото им отразяване по вторични документи и счетоводни регистри – дали информацията в тях е една и съща.
11. Насрещна проверка върху документите – търси се връзка и съответствие между данните от документите за едни и същи обекти и стопански операции, но документите са съхранявани в различни предприятия. Извършва се чрез фактическа проверка на място в дружеството, издало документа, чрез изискване на копие от документа и сравняване на данните с оригинала, чрез изискване на извлечения от сметки. Подходящо е при извършването и да се прилагат способите на фактическия контрол. Причина за извършване на насрещна проверка е съмнението в достоверността на информацията, отразена в документа.
Да се обърне внимание при – закупени ресурси, плащани в брой; закупени консумативи в значителни размери; ползван данъчен кредит в големи размери; лоша репутация на доставчик.
12. Логическа проверка върху документите – установява се дали е обективно възможно извършването на отразената в документа операция.