Системата за безналично уреждане на сметните отношения между предприятията активизира участието на банките в разплащателния процес. Те стават център, през който преминават извънредно много плащания, свързани с уреждане на най-различни видове сметни отношения. При това повечето от плащанията се извършват чрез посредничеството минимум на две банки. Това води до възникването на много сметни отношения между самите банки, които трябва да се уреждат в максимално кратки срокове. За постигане на тази цел, с решение на Управителния съвет на БНБ, у нас е изградена Банкова интегрирана система за електронни заплащания (БИСЕРА), кодифицирана като унифициран банков стандарт БУС 7092 – Сетълмент в БНБ. Нейното предназначение е да поема и урежда окончателно плащанията между банките чрез прехвърляне на сумите по разплащателните им сметки в БНБ по електронен път. Тя е организация за електронен трансфер на плащанията. Неин обект са само междубанковите плащания. Такива са плащанията между клиенти, сметките на които се водят в различни банкови адресируеми единици, влизащи в състава на различни банки. Вътрешнобанковите разплащания, които включват плащания между клиенти, сметките на които се водят в различни банкови адресируеми единици (звена) на една и съща банка, се уреждат извън БИСЕРА чрез т.нар. вътрешни разчети. В изчислителната система, обслужваща банката, се въвежда всеки платежен документ. След приключване на работния ден всяка банка, участваща в системата за електронен трансфер, изпраща на БИСЕРА чрез телекомуникация или дискета необходимите масиви от записи на плащанията от всеки отделен получател. След като се обработят данните и се уточни поредното уреждане на плащанията (сетълмент), се създават информационни масиви за резултатите, засягащи всяка банка, участвала в сетълмента. Те представляват пълно извлечение на операциите за деня по съответната разплащателна сметка и се предават на БИСЕРА за изпращане на съответните адресанти. Плащането се извършва като се намалява авоарът по сметката на банката на платеца и се увеличава авоарът по сметката на банката, обслужваща доставчика, без да се допускат частични плащания.
7.1. Счетоводно отчитане на междубанковите плащания
Счетоводните записвания, които се правят при възникване и уреждане на междубанкови разплащания, са различни в зависимост от това дали се уреждат сметни отношения между банкови централи или между банки, влизащи в състава на различни банкови централи. Банковите централи имат разплащателна сметка в ЦУ на БНБ. Наличността и движението по нея се отразяват чрез активната синтетична сметка 5031 Разплащателна сметка при БНБ в левове. Затова, когато банковата централа е в положение на банка, обслужваща платеца, (например при инкасиране на сума по платежен документ, представен от фирма, разплащателната сметка на която се води от друга банкова централа), в нея се съставя статията: Д-т сметка 1713 Разплащателни сметки на търговски предприятия в левове – аналитична сметка на доставчика /К-т сметка 5031 Разплащателна сметка при БНБ в левове. Това записване се въвежда в изчислителната система на банката, включва се в посочените масиви от записи и чрез съответната комуникация се предава на БИСЕРА за включване в електронния трансфер. Ако по разплащателната сметка на Централната в БНБ е имало достатъчно налични средства и плащането е извършено (което се удостоверява с изпращането на запис от т.нар. тип „А“ – завършен сетълмент), в Централата ново счетоводно записване не се прави. През следващите работни дни, когато се получи съобщение от т.нар. тип „А“, означаващо, че преводът е приет и изплатен (уреден) от средствата на Централата по разплащателната й сметка в БНБ, се прави допълнително счетоводно
записване, като се съставя статията: Д-т сметка 4351 Преводи за изпълнение и в рекламации в левове/ К-т сметка 5031 Разплащателна сметка при БНБ в левове. Така салдото по сметка 5031 Разплащателна сметка при БНБ в левове в Централата ще съответства на салдото на същата сметка, водена в БИСЕРА. Ръководството на Централата ще разполага с достоверна информация за състоянието на междубанковите й сметни отношения. Аналогични записвания, но с обратен знак, се правят в банковите централи, обслужващи бенефициента.
7.2 Отчитане на плащанията, свързани с уреждане на сметни отношения с чужбина
Уреждането на сметните отношения на предприятията с чужбина се осъществява като се използват познатите форми на безналични плащания, обусловени от характера на извършваните стопански операции. Имат значение валутното законодателство и валутният режим на страната, стабилността на фирмата и държавата, към която тя принадлежи, дали продукт на плащането е осъществен внос, износ или реекспорт и т.н. Тези неща се имат предвид при сключване на външнотърговските сделки и намират отражение във валутно-финансовите условия, които се договарят по тях. Инкасовата форма се прилага в практиката на всички държави при уреждане на сметните им отношения с чужбина. Това наложи ползването й да получи известна международна кодификация. За целта Международната търговска камара в Париж през 1956 г. изработва т. нар. „Унифицирани правила за инкасиране на търговските ефекти“. С тях се въвежда единство в използваната терминология и начин на действие. Макар и да нямат задължителен характер за отделните държави, тези правила се използват широко в търговската, банковата и правната практика. При износ основната задача на счетоводството е да покаже, че на банката са предадени ценни документи, за опазването и инкасирането на които тя поема сериозен ангажимент. Стойността на приетите документи не увеличава обема на средства, с които разполага банката. Поради това в случая не се правят записвания, които водят до промени в актива и пасива на банката. Налице е обаче сериозен ангажимент – да се опазят документите, да се изпратят на другата банка, да се следи за инкасирането им, да се получи равностойността им и тя да се постави на разположение на износителя. Това са действия, от качественото изпълнение на които зависи до голяма степен реномето на банката като финансов институт. В определени случаи те могат да причинят на банката и значителни материални щети. Ето защо наличността и движението на приетите за инкасо документи се наблюдава и контролира от счетоводството. Това се постига като се използват възможностите на задбалансовото отчитане. По-конкретно се посочва, че са получени документи, които са изпратени за нкасо в чужбина. За отразяването на този факт се използва специалната активна синтетична задбалансова сметка 9232 Разни чекове, полици и инкаса, изпратени за инкасо в чужбина. Тя се дебитира срещу кредитиране на общата антиподна пасивна задбалансова сметка 9998 Обща пасивна кореспондираща задбалансова сметка. При получаване на валутата от износа пред счетоводството на банката на износителя се поставят за изпълнение няколко основни задачи: 1. да отрази възникналото й право на вземане от чуждестранната банка, при която е останала инкасираната валута. За българската банка тя представлява чуждестранен кореспондент. Затова вземането се отразява като се дебитира активно-пасивната синтетична сметка 4810 Разчети с чуждестранни кореспонденти към която се води аналитично отчитане по кореспонденти и по валути; 2. Да постави получената валута на разположение на износителя по неговата валутна сметка. Това се постига като се кредитира сметка 1814 Разплащателни сметки на търговски предприятия във валута. Ако износителят няма валутна сметка, левовата равностойност ще му се отнесе по разплащателната сметка в левове или заплати в брой, при спазване изискванията на Наредбата за плащане. За отразяване на тези промени в счетоводството на банката на износителя се съставя статията: Д-т сметка 4810 Разчети с чуждестранни кореспонденти Аналитична сметка на чуждестранния кореспондент по видове валути/ К-т сметка 4814 Разплащателни сметки на Търговски предприятия във валута Аналитична сметка на износителя. С предоставянето на сумата, получена от чуждестранния кореспондент, отпада ангажиментът на банката по опазването и събирането на стойността на представените за инкасо платежни документи. Това налага да се направи допълнително счетоводно записване, с което да се отпише този ангажимент. За целта се съставя статията: Д-т сметка 9998 Обща пасивна кореспондираща задбалансова сметка /К-т сметка 9232 Разни чекове, полици и инкаса изпратени за инкасо в чужбина. Задълженията в чуждестранна валута, в това число и задълженията към чуждестранните кореспонденти, се преоценяват всеки ден по централния курс на съответната валута, обявен от БНБ. Както се посочи по-рано, за банката евентуалните разлики представляват финансов разход и се отразяват по сметка 624 Разходи по валутни операции. Когато по нареждане на вносителя получените за инкасо документи се изплатят, счетоводството на банката отразява: 1. Настъпилите реални изменения в средствата и сметните отношения на банката. В случая по-конкретно се намаляват валутните средства на вносителя от разплащателната му сметка и се увеличава задължението на банката към чуждестранния й кореспондент. За отразяване на този факт се съставя статията: Д-т сметка 1814 Разплащателни сметки на търговски предприятия във валута Аналитични сметка на вносителя /К-т сметка 4810 Разчети с чуждестранни кореспонденти Аналитична сметка на кореспондента по валути и инкаса; 2. Изписването на получените за инкасо документи и отпадането на произтичащото от тях условно задължение към чуждестранната банка. За целта се съставя статията: Д-т сметка 9523 Документи, получени за инкасо / К-т сметка 9898 Обща активна кореспондираща задбалансова сметка. Ако вносът се извършва на кредит, документите за него се предават на вносителя без той да заплаща веднага стойността им. В този случай заплащането се гарантира, като вносителят подписва и предава на банката менителница или съответна банкова гаранция. Отчитането на тези варианти се разглежда по-нататък.