Документирането е началния стадий на отчетния процес. Той е способ за непосредствено, непрекъснато и изчерпателно първично регистриран стопански процес и намира израз в съставянето на първичните счетоводни документи. В тях в писмена форма се посочват всички необходими данни, характеризиращи извършените стопански операции по време и място на възникването им. Те се явяват материален носител на данни. Ролята на такъв носител може да изпълнява хартията или технически носител. Счетоводните документи могат да бъдат и електронните, но при условия, че отговарят на изискванията, посочени в Закона за счетоводство и Закона за електронния документ и електронния подпис.
Документирането изпълнява следните задачи:
1. отразява непрекъснатостта на стопанските процеси и на отделните стопански операции, както по време и място на възникването им, така също и по произтичащата от тях материална отговорност.
2. Обхваща цялостно големите стопански организации и тяхното многобразие;
3. осигурява дани за осъществените на превантивен и текущ последващ контрол върху извършените стопански операции.
ПСД /първичен счетоводен документ/ изпълняват 3 функции:
1. информационна
2. юридическа
3. запомняща.
В информационния процес документите служат за
събиране, систематизиране, представяне, съхранение на данни; По външни форми те представляват писмени бланки, върху които се отразени съдържанието на стопанските операции, времето и мястото на нейното осъществяване. Най-малката информационна единица, която се сдържа в ПСД се нарича реквизит. Биват два вида:
- признак;
- основания.
Признак – качествената характеристика;
Основания – количествената характеристика.
Голямото разнообразие от стопански операции поражда необходимостта от използването на различни и много на брой реквизити. Независимо от това реквизитите се разделят на две групи:
- задължителни;
- допълнителни;
Първите трябва да присъстват вече на ПСД, без оглед на
конкретното съдържание на стопанската операция. В допълнителните реквизити зависят от характера на стопанската операция. Те допълват разширяват данните, които се съдържат в ПСД. Задължителните се определят в Закона за счетоводството, като се разделят на 2 групи:
- за документи, предназначени за държавни предприятия или ФЛ
- документи за дейността на самото предприятие.
От първата група за документите задължителни реквизити са:
1. наименование, номер на документа, място и дата на издаване;
2. наименование и адрес на предприятията, издател и получател;
3. номер по единния регистър и номер по ЗДДС;
4. основания, предмет на стопанската операция, натурално ако е необходимо и стойностно изражение;
5. име и фамилия на получателя и съставителя на документа;
6. подпис на лицата, отговарящи за осъществяване на стопанската операция.
Съставят се на български език с арабски цифри. В ПСД не се допускат поправки.
Видове:
Независимо от голямото разнообразие на счетоводните документи, те са систематизирани в няколко групи:
- според предназначението те биват:
o – разпределителни;
o Изпълнителни /оправдателни/
o За счетоводно оформени;
o Комбинирани;
Разпределителните – разрешават извършването на стопански операции /заповед, палтежно нареждане/
Изпълнителните /оправдателни/ - фактура, ПКО, РКО
За счетоводно оформяне – бланки, върху които се отразяват счетоводни статии;
Комбинирани – съдържат и трите вида;
Според мястото на съставяне:
- външни;
- вътрешни;
Според реда на съставяне:
- първични;
- вторични
Според начина на съставяне и броя на операциите
- единични;
- групови;
Според характера и съдържанието на регистрираните стопански операции:
- касови;
- безкасови;
- документи за материални запаси ДМА;
Тази класификсация има голямо значение за
съхраняването на документите в архива. Движението на докумеунтите от съставянето им до предаването им в архива се нарича документооборот.
Етапи:
1. съставяне /получаване/;
2. предаване на документите в счетоводството;
3. проверка на документи.
Тя бива формална, аритметична и по същество.
По същество законосъобразността на извършената стопанска операция
4. Обработка – целта е да се подготви за счетоводни записвания, включва:
1. остойностяване;
2. сортиране /по видове стопански операции/;
3. контиране – съставяне на счетоводни статии;
4. съхраняване – съхраняването се извършва в текущ и постоянен архив съгласно закона за счетоводството.
Срокове на съхранение:
- за ведомости за заплати – 50 години;
- за счетоводни регистри и финансови отчети – 10 години;
- документи за данъчен контрол – до 5 години след изтичане на давностния срог за погасяване на публични задължения, които се отразяват със съответния счетоводен документ.
- Всички останали – 3 години.
След изтичане на сроковете, онези които са с национално значение и регионално значение се предават в Държавен архив, а онези свързани със самото предприятие – се пазят в предприятието, а останалите се унищожават.
