Инветнаризация произлиза от френската дума „инвентаре”, което означава проверявам, намирам. Инвентаризацията е вид документиране, тя е продължение на документирането, свързано със стопански събития, имащи субективен или обективен характер и протичат стихийно, инцидентно, т.е. такива процеси, които предизвикват промени в активите и пасивите и не могат да бъдат установени по общия ред. Такъв характер имат естествените промени в количеството и качеството на някои материални запаси с резултат изпарение, изветряване и т.н.
- унищожаване на материални запаси – при стихийни бедствия аварии, кражби;
- несъзнателно допуснати грешки в отчетния процес в
резултат на събития от нерегулярен характер, възниква едно нееднакво отразяване между информационното представяне на отделните елементи на имуществото на предприятието, осигурено от съставяне, отчетност и тяхното фактическо действително състояние. Тези несъответствия могат да бъдат отразени и коригирани единствено чрез прилагане способа на инвентаризиране. По смисъла на действащото законодателство инвентаризацията представлява способ за периодична проверка чрез прилагането на различни подходи на количествените и стойностни параметри на активите и пасивите към точно определен момент и дата и тяхното съпоставяне с данните в счетоводната отчетност.
Крайната цел, която се преследва е да се постигне пълно съответствие между данните от счетоводното отчитане и фактическото състояние на активите пасивите. Като елемент на метода на счетоводното инвентаризиране следва да се оцени в следните насоки:
1. то служи за определяне на количествените и стойностни размери на отделните обекти на отчитането, което е основа за установяване на материалната отговорност, също така и за опазване на имуществото;
2. подпомагащ процес за откриване на допуснати грешки и тяхното коригиране и по този начин се установява достоверността на счетоводната информация.
3. служи за установяване на естествени загуби, липси, излишъци, и тяхното компенсиране, документиране и уреждане.
Инвентаризации се извършват в определени срокове, предвидени в Закона за счетоводството, както и при възникване на конкретни случки.
Срокове за извършване на инвентаризация, определени в ЗС са:
1. за ДМА и нематериални активи – най-малко веднъж на две години;
2. материални запаси – най-малко веднъж годишно;
3. книги в библиотеката – 1 път на пет години;
4. за всички останали активи и пасиви – един път в годината, във връзка със съставянето на годишен финансов отчет.
Случаи за извършване на инвентаризация:
- при извършване на смяна на МОЛ;
- по искане на съда, прокуратурата, сметната палата;
- по инициатива на ръководителя на предприятието;
- при стихийни бедствия, кражби и други;
Видове инвентаризации:
В зависимост от времето:
- редовни /планови/ - свързани със сроковете.
- извънредни.
Според обхвата :
-пълни отнасят се до всички счетоводни обекти.
- частични – когато инвентаризират отделни групи;
Според вида на проверяваните обекти:
- на материални и нематериални активи;
- на материални запаси;
- на парични средства;
- на незавършено производство;
Ред за провеждане
При провеждането на инветнаризацията се спазва следното:
1. назначава се комисия от ръководителя, в състава й влизат компетентни за дейността служители. В комисиите трябва да има счетоводен работник. В големите предприятия има вътрешно финансов контрол. Материално-отговорното лице не е чрез на комисията. В заповедта се посочва обекта, датата на започване и дата на завършване. При материални запаси – МОЛ попълват декларация, в която се посочва, че всички документи са оформени. Съставя се инвентаризационен опис, описват се установените данни по количество, цена и стойност. След всяка страна се подписват членовете и МОЛ, че инвентаризацията е извършена в негово присъствие. След приключването се съставя сравнителна ведомост и се установяват несъответствията. За верни се приемат данните при инвентаризацията. Липсите ако са на материални активи се записват като загуба. Ако се за сметка на МОЛ – лицето се начина с продажната цена. Излишъците се заприходяват за сметка на предприятието.