Документите са първичните носители на отчетната икономическа информация. Документирането е необходимо за да не се забрави извършената операция и да се запази нейната хронологичност. В Закона за счетоводството гл. II, чл. 7, ал. 1 са посочени елементите, които трябва да съдържат първичните документи адресирани до други предприятия, а именно: 1. Наименование и номер, съдържащ само арабски цифри
2. Дата на издаване
3. Наименование и адрес
4. Булстат и данъчен номер по националния данъчен регистър на издателя и получателя
5. Предмет и стойностно изражение на стопанската операция
6. Име, фамилия и подпис на съставителя.
Първичният счетоводен документ, който засяга само дейността на предприятието съдържа (ал. 2):
1. Наименование и номер, съдържащ само арабски цифри
2. Дата на издаване
3. Предмет и стойностно изражение на стопанската операция
4. Име фамилия и подпис на съставителя.
При ползуване на технически средства за съставяне на първични счетоводни документи подписите могат да се заменят с идентификационни цифри или с електронни подписи по смисъла на Закона за електронния документ и електронния подпис (чл. 8 от ЗС).
Класификацията на счетоводните документи може да бъде извършена по различни признаци: 1. Според мястото и времето на издаването: а/ първични; б/ вторични; в/ счетоводни регистри.
2. Според предназначението: а/ разпоредителни (заповеди); б/ за счетоводно оформяне; в/ изпълнителни.
3. Според начина на съставянето: а/ Книжни; б/ магнитни (дискети, хард дискове и др.). Документооборот движението на документите от момента на съставянето до предаването за съхранение в архив. Пътят на това движение е свързан с информационните потоци и преминава през следните етапи: съставяне на документа; проверка на реквизитите и аритметична; обработка от счетоводните работници; съхранение. Обработката включва групиране и осчетоводяване (определяне на сметките, шифрите от индивидуалния сметкоплан). Съгласно чл. 42 ал. 1 от ЗС счетоводната информация се съхранява в предприятието по реда, предвиден в Закона за държавния архив в съответните срокове.
Инвентаризиране. Този способ (елемент) на метода се използува като продължение на документирането, което не може да отрази всички промени в средствата и част от източниците като липси, излишъци,, стихийни бедствия и др. Тя е процес на подготовка и фактическа проверка чрез различни способи на количествени и качествени параметри на активите и пасивите на предприятието в точно определена дата, съпоставянето им със счетоводните данни и установяване на евентуални разлики. Инвентаризациите имат различна периодичност и обхват. Съгласно ЗС чл. 21 те се извършват за дълготрайните активи най малко веднъж на 2 години. За краткотрайните най-малко веднъж в годината, а за останалите преди съставянето на годишния финансов отчет.
В зависимост от обхвата и целта инвентаризациите се разделят на:
а/ пълна - обхваща всички счетоводни обекти;
б/ частична - само отделни обекти;
в/ извънредна - съгласно ЗС по искане на органите на съдебната власт и др. предвидено в закона. В ЗС е предвидено инвентаризацията да се извършва по ред, предвиден от органите на управлението.
Назначава се комисия, която се състои най-малко от трима души, определя се срокът и обектите на инвентаризиране. Преди започване на инвентаризацията лицата, отговарящи за отчетните обекти подписват декларация, че всички документи до започването са предадени и отчетени в счетоводството. Извършването u е в присъствие на материално отговорно лице или негов представител (със заверено нотариално пълномощно). Инвентаризацията на стоково-материални ценности се извършва чрез преброяване, претегляне, измерване; паричните средства, ценните книжа и благородни метали се преброяват от МОЛ в присъствието на членовете на комисията. Разчети, взаимоотношения, пасиви, приходи и разходи се инвентаризират въз основа на наличната документация, При инвентаризацията се използуват и съответни документи. Те вече не се утвърждават от Министъра на финансите /досега с Албум на първичните счетоводни документи/. Обикновено се ползуват инвентаризационен опис, сравнителна ведомост,, протокол за резултатите от инвентаризация, протокол за компенсиране на липси и излишъци (при наличие на причинноследствена връзка), протокол за естествени загуби (фири) и др. по преценка на управлението.
Резултатите от инвентаризацията могат да бъдат:
а/ липси − по вина на МОЛ, което се задължава да заплати по-високата стойност между справедливата и отчетната − по вина на предприятието по отчетна стойност. В този случай те са погинали при стихийни бедствия, кражби, липса на охранителни мерки и др.
б/ излишъци - отчитат се по справедлива цена;
в/ несъбираеми вземания с изтекъл давностен срок, които трябва да бъдат отписани;
г/ естествени фири - отчитат се като текущ разход.
