I. Отчитане на разходите за дейността по икономически елементи - в състава на разходите за дейността се включват разходите, които са непосредствено свързани с осъществяваната от предприятието стопанска дейност. Те се отчитат най-напред по икономически елементи, т.е. по отделни видове в съответствие с икономическият им характер, а след това се отнасят по функционално предназначение според това за какви конкретни дейности на предприятието са извършени. За отчитане на разходите по икономически елементи се използват сметките от група Разходи по икономически елементи. Според критерия структура и предназначение тези сметки са операционни, по-конкретно събирателно разпределителни. Те се дебитират през отчетния период със сумата на възникналите разходи за стопанската дейност на предприятието. Кредитират се при отнасяне на тези разходи по функционално предназначение, т.е. за отделните дейности за които са направени. Сметките от група Разходи по икономически елементи остават без салдо в края на отчетния период, тъй като цялата информация от тях се прехвърля по други сметки.
1.Отчитане на разходите за материали - изразходваните материали отпуснати от склада се отчитат като се съставя счетоводна статия: ДТ сметка Разходи за материали; Кт сметка Материали.
2. Отчитане на разходите за външни услуги- разходите за услуги извършени от външни предприятия и лица се отчитат чрез сметка Разходи за външни услуги. Това са разходи за реклами, обяви и съобщения, телеграфо-пощенски услуги, телефонни и абонаментни такси, застраховки, наеми за ползвани помещения, транспортни и други разходи. Счетоводното записване за отразяване на разходи за външни услуги е както следва: Дт сметка Разходи за външни услуги; Кт сметки от група Доставчици и свързани с тях сметки; Подотчетни лица и други.
3. Отчитане на разходите за амортизации - сумите на начислените амортизации на амортизируемите активи се отразяват като разход за предприятието по сметка Разходи за амортизация. При начисляване на амортизация на дълготрайни материални и нематериални активи през отчетния период се съставя счетоводна статия: Дт сметка Разходи за амортизация; Кт сметка Амортизация на ДМА; Кт сметка Амортизация на ДНА.
4. Отчитане на разходите за заплати - по сметка Разходи за заплати се отразяват начислените съобразно действащото законодателство възнаграждения на персонала, които представляват разход за предприятието. При начисляване на тези възнаграждения в полза на персонала се дебитира сметка Разходи за заплати и се кредитира сметка Персонал.
5. Отчитане на разходите за осигуровки - чрез сметка Разходи за осигуровки се отчитат начислените суми за социално и здравно осигуряване, за допълнително пенсионно осигуряване и други осигуровки съгласно действащото законодателство, които са за сметка на предприятието (работодателя). При начисляване на осигуровки за сметка на предприятието се дебитира сметка Разходи за осигуровки и се кредитира сметка Разчети с осигурители (сметките за разчети са активно-пасивни). За конкретизиране на различните видове осигуровки е необходимо към синтетичната сметка Разходи за осигуровки, предприятието да въведе съответни подсметки Аналитични сметки, като например подсметка Начислени суми за фонд пенсии, Начислени суми за здравно осигуряване и други.
6. Отчитане на разходи за данъци, такси и други подобни плащания - по сметка Разходи за данъци, такси и други подобни плащания се отчитат сумите на местни данъци и такси (като например данък върху недвижимите имоти, данък върху превозните средства, такси за битови отпадъци и други), както и някои данъци по закона за корпоративното подоходно облагане, които са окончателни (еднократни) и с тях не се преобразува счетоводния финансов резултат за данъчни цели (например данъци върху представителни и социални разходи). По сметката се отразяват също концесионни и други такси към държавната администрация определени със съответни закони, при начисляване на разходите за данъци и такси се съставя счетоводна статия:
- Дт сметка Разходи за данъци, такси и други подобни плащания
- Кт сметка Разчети с общините или
- Кт сметка Други разчети с бюджета и с ведомства
- При изплащане на задълженията се съставя счетоводна статия:
- Дт сметка Разчети с общините
- Дт сметка Други разчети с бюджета и с ведомства
- Кт сметка от група Парични средства (РС; Каса в лв.)
7. Отчитане на разходите за провизии - чрез сметка Разходи за провизии се отчитат разходите за провизиране на задължения на предприятието с неопределена срочност или размер свързани със сключени обременяващи договори или с преструктуриране на предприятието. Начисляваните провизии се записват по дебита на сметка Разходи за провизии и по кредита на пасивната сметка Провизии признати като пасиви.
8. Отчитане на разходите от последващи оценки на активи - разходите възникващи при последващо оценяване на материални запаси и краткотрайни биологични активи извършвано в съответствие с приложими счетоводни стандарти се отчитат по сметка Разходи от последващи оценки на активи: Дт сметка Разходи от последващи оценки на активи; Кт сметки от група Материали, продукция и стоки; Кт сметки от група Краткотрайни биологични активи.
9. Отчитане на други разходи - по сметка други разходи се отразяват разходите за служебни пътувания и командировки, за участие в изложби и панаири, за стипендии на учащи се, за липси и брак на активи, които са за сметка на предприятието (и не са в резултат на събития с извънреден характер), глобите и неустойките за сметка на предприятието отписани вземания поради несъбираемост и други разходи за дейността, които не се отчитат по останалите сметки от група разходи по икономически елементи.
След като са отчетени по икономически елементи разходите трябва да се отнесат по функционално предназначение, т.е. да се прегрупират и да се разпределят по отделните дейности за които са направени. Това се постига като се дебитират сметки от група Разходи за дейността срещу кредитиране на съответна сметка от група Разходи по икономически елементи.
II. Отчитане на разходите по видове дейности на предприятието
1. Отчитане на разходите за основна дейност - основната дейност е съвкупност от стопански операции, от които се получават основните приходи на дадено предприятие. За отчитане на разходите за основната дейност се използва синтетичната, калкулационна сметка Разходи за основна дейност. По дебита й се отразяват разходите, които формират себестойността на продукцията и услугите в основната дейност. В предприятията чиято основна дейност е търговска по дебита на сметка Разходи за основна дейност се обобщават разходите за стоковото обръщение, които формират издръжката на търговската дейност.
2. Отчитане на разходите за спомагателна дейност - спомагателна дейност е тази, която е непосредствено свързана с основната и е предназначена да я обслужва (дейността на ремонтно-механичен цех към предприятието, собствено транспортно звено, собствена парова централа и други). Извършените разходи в спомагателната дейност се отчитат чрез синтетичната, калкулационна сметка разходи за спомагателна дейност. По дебита й се формира фактическата себестойност на веществената продукция или услугите в спомагателната дейност.
3. Отчитане на административните разходи - административни са разходите, които са свързани с общото управление и функциониране на предприятието. Отчитат се по синтетичната сметка Административни разходи. Тя се дебитира срещу кредитиране на сметки от група Разходи по икономически елементи. В края на отчетния период сметка Административни разходи се приключва, като сумата на отчетените по нея разходи се отнася в намаление на приходите от продажби на предприятието. За целта се дебитират съответни сметки от група Приходи от продажби, а се кредитира сметка Административни разходи.
4. Отчитане на разходите за продажби - синтетичната сметка Разходи за продажба се използва за отчитане на разходите пряко свързани с продажбите на продукция, стоки или услуги на предприятието. Разходите по продажбите се отчитат първо по икономически елементи, а след това се отнасят по дебита на сметка Разходи за продажба. В края на отчетния период сметка Разходи за продажба се приключва като се кредитира в кореспонденция със съответна сметка от група Приходи от продажби.
