Счетоводните стандарти регламентират кога става признаването на един разход. Това става, когато възникне достоверно измеримо намаляване на икономическата изгода, свързана с нарастването на пасив или намаляването на актив, т.е едновременно с признаването намалението на актива или увеличението на пасива.
На практика, когато извършването на разходите (изразходването) предхожда потреблението им, тогава се придобива нов актив. Разграничават се три начина на трансформиране на актива в разход.
- Първо, когато имуществения разход се трансформира в консумативен, или така наречения завършен разход за разглеждания период. Тогава е налице изцяло потребяване на новопридобития актив през същия отчетен период (например, влагане на материали) при производството на продукция за продажба. Стойността на въпросния разход е елемент от Отчета за приходи и разходи.
- При втория начин се осъществява частично употребяване на придобитите активи. В този случай се има предвид не само частичното разходване на материални запаси, но и разсрочване на разходи под формата на амортизации за дълготрайни материални и нематериални активи. Налице е разграничаване на незавършените разходи, като елемент на Баланса и завършени разходи, като елемент на Отчета за приходи и разходи през отчетния период.
- Третият начин се свързва с възможността новопридобитите активи продадени и употребени. Тогава стойността им за разглеждания период ще представлява изцяло незавършен разход, т.е. имуществените разходи образуващи сумата на актива на баланса с характер непредварителен разход, който подлежи на последователни реализации.
При някои разходи моментът на възникването им и този на потреблението им съвпадат. В този случай той директно се посочва в Отчета за приходи и разходи, той се смята за завършен.
Могат да се изведат следните няколко основни момента:
- Приемането на разхода като намаляване на активи на предприятието означава, че разхода е паричен израз на пренесената сума на използваните в дейността активи, като например стойността на отпуснатите и използвани материали в дейността, сумата на начислената амортизация на използваните амортизируеми активи, стойността на извършената услуга, изплатените суми за командировки и други такива.
- Определянето на разхода като увеличение на пасивите, на задължения на предприятието към трети лица се отъждествява в основната си част със създаване на нова стойност в хода на извършваната от него дейност. Такъв характер имат например разходът за жив труд, свързан с начислените средства за работна заплата на персонала, участвал в дейността; начислените средства за социално, здравно и пенсионно осигуряване; начислените суми за преквалификация и безработица и други.
- Не са разход начислените и изплатени суми в полза на собствениците на капитала като дивидент, рента и други такива, предвид на това, че тези суми са за сметка на чистия положителен финансов резултат като разпределение на печалбата на предприятието за отчетния период. Не е разход също и покритата стойност на активи вследствие на извършена подоценка на активи за сметка на създаден вече преоценъчен резерв в предприятието. Паричните плащания при покупка или поети бъдещи ангажименти за доставка на активи не са разход. “Разходът е текущото счетоводно начисляване на употребените активи – материали, горива, енергия, амортизация и натрупаните пасиви – начислено трудово възнаграждение на персонала, социалните осигуровки и надбавки.”
- Разход е налице, когато той може да бъде достоверно измерен и вследствие на неговото осъществяване е налице действително намаление на икономическата изгода на предприятието.
Икономическата изгода се намалява при употреба на даден актив, което съдържа потенциал за постигане на бъдеща икономическа изгода. Това се наблюдава само при употреба, използване, изразходване на активи и натрупване на пасиви. Предприятието употребява активи, за да произвежда изделия, стоки и извършва услуги, които задоволяват определени потребности и нужди на клиентите, довеждащо до приток на парични еквиваленти в по-висока стойност, а от там и за осъществяване на следващите кръгообороти на активите в стопанската дейност.
