Тук на първо място се разглежда организационното оформление на предприятието, както и решаващата форма на информационна система. Освен това цялата сфера на управлението на човешките ресурси трябва да се причисли към структурата на предприятието.
6.1. Оформление на организационната структура
Прилагането на горните разсъждения на практика в едно предприятие изисква въвеждането на обширни организаторски правила в предприятието.
Понятието “организация” не е еднозначно. То може да се дефинира като действие с цел оформяне на дългосрочни правила за връзките в предприятието. Тази структурираща дейност се отнася до два вида структури, а именно организация на структурата и организация на текущата дейност.
Организацията на структурата е едно структурно образувание, което определя позициите на лицата, отговорни за отделните задачи (постове, отдели, сфери на работа) и техните връзки помежду им, тоест също информационните връзки в предприятието (комуникационната система). Тук се различават три възможни основни форми на организация на структурата, а именно:
• Ориентация към изпълнение на работата
• Ориентация към обектите
• Матрична организация
Всички тези форми показват различни предимства или недостатъци във връзка с изискванията към една оптимална организационна структура, като например ефективност, гъвкавост, новаторски способности, пазарна ориентация и др.
Организацията на текущата дейност се занимава с динамичната структура на предприятието (структура на процесите). Тя определя логическото и времево разчленение на дейностите и процесите, които се извършват в рамките на структурната организация.
Съществени аспекти на организационните структури са също и въпросите за разпределение на задачите и свързаната с това йерархична структура (централизация и децентрализация), разпределянето на правомощията за взимане на решения (ръководни връзки) и преотстъпването на компетенции (делегиране).
Наред със съзнателно формираната организационна структура съществува също и така наречената неформална организация. Тя се образува въз основа на човешки качества, като симпатия, антипатия, общи интереси и др. и намира отражение в климата в едно предприятие.
Основните възможности за възходящи и низходящи отношения или йерархична форма на организация, тоест организационната структура. В противовес на това по-скоро традиционно определение, концепцията за гъвкаво производство/мениджмънт пропагандира по-фини структури, тоест за повишаване на ефективността и гъвкавостта би трябвало да се наложи една хоризонтална йерархия със значително по-малко равнища.
6.2. Оформление на информационната система
Информацията (съответно знанието) днес вече се е наложила като производствен фактор и в икономически смисъл може да се обозначи като “целево знание”. Стойността на една информация се определя от нейната полза за процеса на взимане на решения и от разходите за набавянето на тази информация. Бързото набавяне на смислена и полезна информация може да повиши значително конкурентноспособността на едно предприятие.
Една информационна система обхваща следните функции:
- Набавяне на информация
- Обработка на информация
- Съхранение на информация
- Предаване на информация (комуникация)
6.2.1. Информационни подсистеми
Всички стокови и парични процеси трябва да бъдат обхванати и изобразени в рамките на една информационна система с помощта на вътрешни и външни, както и на дериватни данни, за да може дейността на предприятията да бъде планирана, ръководена и контролирана. Затова трябва да се изготвят информационни подсистеми за всички функционални сфери на предприятието.
По-конкретно това са:
- Информационна система за снабдяването (материално-икономическа система)
- Информационна система за персонала (виж подточка 6.3)
- Информационна система за маркетинга (виж подточка 7.1)
- Информационна система за производството (виж подточка 7.2)
- Счетоводна отчетност (като доминираща подсистема на информационната система, виж прегледа в Приложение 17) с:
- Финансово счетоводство = съществуваща счетоводна отчетност
- Счетоводна отчетност на разходите и производството = калкулативна счетоводна отчетност
- Счетоводна отчетност на финансите и инвестиции
6.2.2. Информационни системи в мениджмънта
Оформлението на информационната система на едно предприятие може да бъде обозначено като изключително лошо структуриран проблем на взимане на решения, с който се занимава контролинга в рамките на икономическата теория на предприятието. Данните от всички подсистеми трябва да бъдат обединени и компресирани и така да захранват информационната система на мениджмънта, за да могат лицата, отговорни за взимането на решения, да получат цялата важна за тях информация. На същия принцип се базират и системите за поддръжка на процеса на вземане на решения (EUS), съответно Decision Support Systems (DSS) за поддръжка на всички фази и форми на процесите на вземане на решения на средните и долните равнища на ръководството.
Последната новост при информационните системи в предприятията са ръководните информационни системи като допълнение на досега съществуващите системи.
6.2.3. Интернет, вътрешни и външни мрежи
Изброените подсистеми или дори частични мрежи на системи към централния компютър, които често съществуват заедно една с друга, често образуват един информационен хаос в предприятието, който не може нито да се контролира, нито да се управлява.
Този проблем трябва да бъде преодолян с помощта на вътрешната мрежа посредством нейните три основни белега:
• Това е вътрешна мрежа в предприятието, която интегрира изолираните досега частични мрежи.
• Тази мрежа почива на технологията на Интернет – стандартизирания протокол Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP).
• Тази мрежа използва развитието на софтуера на клиентския сървър.
Ако една вътрешна мрежа е свързана с външни мрежи (например бизнес-партньори, доставчици, представители и т.н.) с помощта на защита Firewall, то вече се говори за външна мрежа. Освен това една вътрешна мрежа обикновено е свързана към Интернет.
Все пак едно такова развитие е все още относително ново, така че съществуват само малък брой теоретични концепции, както и практически опит.
6.3. Човешки ресурси
Решенията в сферата на човешките ресурси се намират в тясна връзка с организационното оформление, както и с информацията и комуникацията.
Модерната икономическа теория за предприятието в тази област се базира върху теорията “стимул-принос”, със следната основна хипотеза: Работниците оценяват стимулите, получени от предприятието, във връзка с приноса, който те дават за предприятието.
