6.1. Оформление на организационната структура
Прилагането на горните разсъждения на практика в едно предприятие изисква въвеждането на обширни организаторски правила в предприятието.
Понятието “организация” не е еднозначно. То може да се дефинира като действие с цел оформяне на дългосрочни правила за връзките в предприятието. Тази структурираща дейност се отнася до два вида структури, а именно организация на структурата и организация на текущата дейност.
Организацията на структурата е едно структурно образувание, което определя позициите на лицата, отговорни за отделните задачи (постове, отдели, сфери на работа) и техните връзки помежду им, тоест също информационните връзки в предприятието (комуникационната система). Тук се различават три възможни основни форми на организация на структурата, а именно:
• Ориентация към изпълнение на работата
• Ориентация към обектите
• Матрична организация
Всички тези форми показват различни предимства или недостатъци във връзка с изискванията към една оптимална организационна структура, като например ефективност, гъвкавост, новаторски способности, пазарна ориентация и др.
Организацията на текущата дейност се занимава с динамичната структура на предприятието (структура на процесите). Тя определя логическото и времево разчленение на дейностите и процесите, които се извършват в рамките на структурната организация.
Съществени аспекти на организационните структури са също и въпросите за разпределение на задачите и свързаната с това йерархична структура (централизация и децентрализация), разпределянето на правомощията за взимане на решения (ръководни връзки) и преотстъпването на компетенции (делегиране).
Наред със съзнателно формираната организационна структура съществува също и така наречената неформална организация. Тя се образува въз основа на човешки качества, като симпатия, антипатия, общи интереси и др. и намира отражение в климата в едно предприятие.
Основните възможности за възходящи и низходящи отношения или йерархична форма на организация, тоест организационната структура. В противовес на това по-скоро традиционно определение, концепцията за гъвкаво производство/мениджмънт пропагандира по-фини структури, тоест за повишаване на ефективността и гъвкавостта би трябвало да се наложи една хоризонтална йерархия със значително по-малко равнища.
6.2. Оформление на информационната система
Информацията (съответно знанието) днес вече се е наложила като производствен фактор и в икономически смисъл може да се обозначи като “целево знание”. Стойността на една информация се определя от нейната полза за процеса на взимане на решения и от разходите за набавянето на тази информация. Бързото набавяне на смислена и полезна информация може да повиши значително конкурентноспособността на едно предприятие.
Една информационна система обхваща следните функции:
- Набавяне на информация
- Обработка на информация
- Съхранение на информация
- Предаване на информация (комуникация)
6.2.1. Информационни подсистеми
Всички стокови и парични процеси трябва да бъдат обхванати и изобразени в рамките на една информационна система с помощта на вътрешни и външни, както и на дериватни данни, за да може дейността на предприятията да бъде планирана, ръководена и контролирана. Затова трябва да се изготвят информационни подсистеми за всички функционални сфери на предприятието.
По-конкретно това са:
- Информационна система за снабдяването (материално-икономическа система)
- Информационна система за персонала (виж подточка 6.3)
- Информационна система за маркетинга (виж подточка 7.1)
- Информационна система за производството (виж подточка 7.2)
- Счетоводна отчетност (като доминираща подсистема на информационната система, виж прегледа в Приложение 17) с:
- Финансово счетоводство = съществуваща счетоводна отчетност
- Счетоводна отчетност на разходите и производството = калкулативна счетоводна отчетност
- Счетоводна отчетност на финансите и инвестиции
6.2.2. Информационни системи в мениджмънта
Оформлението на информационната система на едно предприятие може да бъде обозначено като изключително лошо структуриран проблем на взимане на решения, с който се занимава контролинга в рамките на икономическата теория на предприятието. Данните от всички подсистеми трябва да бъдат обединени и компресирани и така да захранват информационната система на мениджмънта, за да могат лицата, отговорни за взимането на решения, да получат цялата важна за тях информация. На същия принцип се базират и системите за поддръжка на процеса на вземане на решения (EUS), съответно Decision Support Systems (DSS) за поддръжка на всички фази и форми на процесите на вземане на решения на средните и долните равнища на ръководството.
Последната новост при информационните системи в предприятията са ръководните информационни системи като допълнение на досега съществуващите системи.
6.2.3. Интернет, вътрешни и външни мрежи
Изброените подсистеми или дори частични мрежи на системи към централния компютър, които често съществуват заедно една с друга, често образуват един информационен хаос в предприятието, който не може нито да се контролира, нито да се управлява.
Този проблем трябва да бъде преодолян с помощта на вътрешната мрежа посредством нейните три основни белега:
• Това е вътрешна мрежа в предприятието, която интегрира изолираните досега частични мрежи.
• Тази мрежа почива на технологията на Интернет – стандартизирания протокол Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP).
• Тази мрежа използва развитието на софтуера на клиентския сървър.
Ако една вътрешна мрежа е свързана с външни мрежи (например бизнес-партньори, доставчици, представители и т.н.) с помощта на защита Firewall, то вече се говори за външна мрежа. Освен това една вътрешна мрежа обикновено е свързана към Интернет.
Все пак едно такова развитие е все още относително ново, така че съществуват само малък брой теоретични концепции, както и практически опит.
6.3. Човешки ресурси
Решенията в сферата на човешките ресурси се намират в тясна връзка с организационното оформление, както и с информацията и комуникацията.
Модерната икономическа теория за предприятието в тази област се базира върху теорията “стимул-принос”, със следната основна хипотеза: Работниците оценяват стимулите, получени от предприятието, във връзка с приноса, който те дават за предприятието.
